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同事坐在隔壁還用 LINE 對話?組織有這個現象,小心團隊分崩離析

2020-11-19 整理‧撰文 高士閔
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關於個人成長、職涯晉升的書裡,該不該和同事變成朋友的議題,正反方的意見都有,但會有這個討論也就表示,同事們朝夕相處,見面的時間甚至可能比家人還長,很容易發展出友誼。

然而,員工健康管理公司維珍脈動(Virgin Pulse)2018 年 11 月出版的調查顯示,在超過 200 名工作者中,7% 的人表示自己在工作上沒有朋友;超過 50% 的受試者認為,算朋友的同事不到 5 位。同時,那些在職場中朋友最少的人「相當經常」或「總是」感到孤獨,並且對工作不投入。

為什麼會這樣呢?《低歸屬感世代》作者丹.蕭伯爾(Dan Schawbel)指出,

科技快速地讓同溫層相聚,並以更快的速度把異溫層分開。但是,科技多半只是快速增加關係的「量」,卻沒有提升,甚至會減損關係的「質」,使人與人之間的關係變得相當淺薄。

比方說,以前一個人可能只有 50 位朋友,其中 5 位在你碰上難關時,願意借錢相挺;現在一個人可能有超過 500 位好友(在社群媒體上),但沒有一個人會借錢給你。

科技也在職場上散布孤獨。新世代的人不喜歡面對面溝通,而是採用社群媒體、電子郵件代替,並認為這樣快又有效率。但每個人都對著螢幕打字,同事與同事之間的關係,也愈來愈像是一座座孤島,一個月見不到幾次面,同事間沒有感情,對公司也沒有歸屬感。

蕭伯爾指出,自己公司的年輕員工,尤其是那些數位原住民(Digital native,從小生長在各式數位產品環繞的世代),工作投入度特別低,離職率也高。市調公司蓋洛普(Gallup)指出,在公司有好朋友的人,工作投入度高 7 倍。換句話說,想提升員工的熱情和生產力,就必須降低科技帶來的副作用,讓員工在職場「交到朋友」。

3 面向修補關係,不讓組織成散沙

《低歸屬感世代》中,蕭伯爾從個人、團隊與組織 3 個角度(參見下圖)著手,告訴領導者們,該怎麼避免科技減損關係。

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社群媒體、溝通工具使我們輕易與他人維持鬆散的連結,但如果要建立深厚、有意義的關係,雙方都需要更努力。否則,科技只會減損人與人之間的關係,降低員工對工作的投入度,最後傷及公司的生產力。而想避免科技對關係的危害,可以從個人、團隊和組織 3 個環節著手。
經理人月刊 第 192 期

比如說,匹茲堡大學(University of Pittsburgh)研究指出,每天使用 2 小時的社群媒體,社會孤立(Social isolation,人與人之間完全或接近完全缺乏聯繫的狀態)的風險會提升 100%,所以作者建議,一開始可以先練習吃飯時間不要滑手機,由於焦點只能放在同事身上,必須找話題,也因此會從工作聊到生活,內容由淺入深,了解同事,而不是只有工作關係,才可能發展出深度連結。

另一方面,蕭伯爾作為最早一批晉升主管的數位原住民,經常要領導數位移民(Digital Immigrant,長大之後才接觸數位科技)。此時,採用習以為常的即時通訊溝通,反而會讓科技抑制多元想法。試想,一方打字速度飛快,另一方卻連一段話都還沒敲出來,就可以想像意見是如何消失的。所以他建議,身為主管的你必須先退一步,用老一輩習慣的方式溝通,才有可能在多元處境更進一步。

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

別讓交辦變「丟包」,高績效主管的授權防守線

掌握了工作期限與進度追蹤的技巧,但回到辦公室,你是否依然陷入「自己做比較快」的救火泥淖?

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