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有求於人、催別人回信好尷尬?在職場生存,這 4 種 Email一定要會寫

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回覆 Email 已經是職場走跳的必備技能,當遇到一些棘手狀況時,究竟該怎麼回覆,才不會失禮,又能達到自己的目的?《Inc》網站就列出了幾種職場上常見的情境,示範該怎麼回信才聰明。

情境1:老闆突然要求會面

如果看到這樣的信件,勢必會讓人感到相當的緊張。這時候你可能還搞不清楚狀況,立刻回覆的話可能難以顧全大局,聰明的做法應該是:花點時間想想老闆可能想要做什麼?或者討論什麼事情?讓你有點心理準備。

可以這樣回覆(視情況調整內容):

我剛剛正在與客戶開會,等下 XX 點有空,為了讓我們的會面更有效率,方便請教我們要討論的事情是什麼嗎?

情境2:與多年沒聯絡的客戶/窗口接觸,並有求於對方

這種狀況下,最重要的是跟對方重新建立起合作關係,因此不要在 Email 開頭就直接說,「Hi 好久不見了,你一切都好嗎?我是想說,不知道你能不能幫我......」。這麼做的話,你的信件很容易被忽視,甚至直接刪掉,因為在對方眼中,你已經是很久沒聯絡、沒什麼關係的同事,當然也無權開口就要求對方幫忙做某件事。

重新建立已經中斷的關係很重要,可先針對對方的公司、職位、工作內容做些功課(也許已經跟多年前不一樣),從這些方面詢問,信件來往幾次之後,再找適當的時機提出要求。

可以這樣回覆(視情況調整內容):

主旨:恭喜你升遷!
內容:XXX,你可能還記得我,我是之前與你一起在 XXX 專案合作的 OOO,我在雜誌上看到有關你在 XX 論壇上演說的文章,我能否針對那場演說,請教你幾個問題?

情境3:休長假

相信大家在休長假的時候都不希望被工作的信件打擾,可是又會覺得不處理不行,這時候千萬別在看到信件時,立刻回「我正在休假,沒有太多時間用 Email,我會在回到崗位後立即回覆你」。這樣等於在挖坑給自己跳,當休假回來後就多了一堆需要「立即回覆」的信件。

這時候最理想的就是使用自動回覆,可以這樣寫:

我現在不在辦公室,感謝您的來信,(你休假的日期)這段期間內收到的信件都將會自動被伺服器移除,麻煩請在 X 月 X 日後再寄一次,謝謝您。

情境4:對方遲遲沒有回覆

如果真的等了很久,還沒有得到回音的話,千萬別劈頭就問「為什麼你不回我 Email?」,這麼做相當沒禮貌,也會讓對方用敵對的態度面對你,當然也更不可能回信給你。

可以這樣回覆(視情況調整內容):

主旨:你一切都好嗎?
信件內容:XXX,我有段時間沒聽到你的消息了,不知道你是不是遇到什麼困難,能否寄封回信給我,讓我知道是否有什麼特別的狀況?謝謝。

資料來源/Inc

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