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別因 email 出糗!副本、全部回覆,你都怎麼用?這兩個小細節,搞錯超失禮

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身為現代職場人,每天 Email 往返,已經是工作的日常! Email 不僅是工作與人際溝通的重要工具,更可用來當作提醒、約定開會時間,甚至自己留作書信記錄存檔的「祕密武器」。

Email 成為我工作中不可缺少的必要工具,是在多年前,我仍在外商公司擔任公關經理開始,不過,也因為當時不熟悉一些公司內部的 Email 規則,而出了件糗事。

慎用 Email「全部回覆」功能

記得當時我剛走馬上任,為了盡可能讓各部門的人瞭解公關部門的運作,及記者對品牌的建議與回饋,我決定透過 Email,將我的工作內容與其他部門同事分享。原本,我的作法是從個人的通訊錄裡一選取同事及收件者的 Email Address,再將信轉寄給大家,這樣的作法其實有點費時。

某一天,我在公司內部內建的公用通訊錄中,發現一個名叫「Group」的群組,我心想:「這應該是同事們的電郵地址吧?」。於是,就將某一封信轉寄給「Group」中所有人。

大約經過了半天的時間,一封署名總裁的回信被寄到我的信箱,他委婉地告訴我, 關於地區性的非緊急事務,無需寄發給所有的人,更無需寄到他的信箱……

天哪!我這才發現自己犯了個 Email 大錯,也就是忘了 Email 該有的應對進退及禮貌分寸!

也因為這個事件,讓我開始對 Email 的規則及禮貌相當注重,以免類似的糗事再度發生。現在的自己,雖不敢妄稱自己是 Email 大師,但好歹也是個功力不差的 Email 達人了!

另外,我發現很多人愛利用 Email 中的「全部回覆」這項功能,進行辦公室意見調查。結果我們就常會看到如下的 Email:

To:辦公室全體同仁
主旨:請問本周末的聚餐到 XXX 舉辦好嗎?

然後,辦公室相關人等只要一回信,也跟著按個「全部回覆」鍵,搞到每個人信箱理都有好幾十封同主題的回覆信件,而內容從具體的意見,到只是簡單回覆個「好」、「OK」,也會被一一寄到每個人的信箱中,讓收信刪信成為一件很麻煩的事之外,也會降低工作效率。

副本 vs 密件副本,選錯就會讓人「心生芥蒂」

此外,我也注意到不少人寄同一封 Email 給很多人時,都會直接用「副本」功能,而不是用「密件副本」!這樣做會容易產生什麼問題呢?就是會讓每個收到信的人,馬上就一目瞭然看見你將這封信同時也寄給了其它哪些人,並不小心揭露了他們的 Email Address,這在商業職場中,也算是將資料外洩的大事,要格外注意和留心。

我有個朋友就曾經因為這樣的事情,而對另一個朋友「心生芥蒂」。因為他認為,Email Address 也是個人秘密資料之一,(雖然現在真的很難有什麼個人資料徹底保密這種事,但該有的禮節還是要遵守),寄信的朋友沒有用「密件副本」,避免所有人 Email Address 被攤在陽光下,這就是不貼心、不用心的表現。

或許這件事情並沒有那麼嚴重,但寄 Email 前一個小小動作,就能讓人感覺到你的謹慎,避免單純的寄發 Email 成為你職場失利的原因。

還有許多人喜歡設計專屬的 Email 簽名檔,但是卻忘了把自己的手機號碼附上去,這點,也是運用 Email 的小瑕疵!因為愈來愈多人沒有隨手抄寫電話號碼的習慣,臨時要找個人(比方說客戶想找久未連絡的廠商),開啟對方寄來的 Email 尋找對方連絡電話是常有的事。此時,若因自己一時疏忽,而忘記在簽名檔中附註最容易找到你的電話,那麼,不是讓千辛萬苦飛到對方手上的 Email「功能大減」了嗎?聰明的用 Email,它將是你最得力的安靜好幫手。

(本文整理、摘錄自《超強 Social 力》,春光出版)

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