別因 email 出糗！副本、全部回覆，你都怎麼用？這兩個小細節，搞錯超失禮

身為現代職場人，每天 Email 往返，已經是工作的日常！ Email 不僅是工作與人際溝通的重要工具，更可用來當作提醒、約定開會時間，甚至自己留作書信記錄存檔的「祕密武器」。

Email 成為我工作中不可缺少的必要工具，是在多年前，我仍在外商公司擔任公關經理開始，不過，也因為當時不熟悉一些公司內部的 Email 規則，而出了件糗事。

慎用 Email「全部回覆」功能

記得當時我剛走馬上任，為了盡可能讓各部門的人瞭解公關部門的運作，及記者對品牌的建議與回饋，我決定透過 Email，將我的工作內容與其他部門同事分享。原本，我的作法是從個人的通訊錄裡一選取同事及收件者的 Email Address，再將信轉寄給大家，這樣的作法其實有點費時。

某一天，我在公司內部內建的公用通訊錄中，發現一個名叫「Group」的群組，我心想：「這應該是同事們的電郵地址吧？」。於是，就將某一封信轉寄給「Group」中所有人。

大約經過了半天的時間，一封署名總裁的回信被寄到我的信箱，他委婉地告訴我， 關於地區性的非緊急事務，無需寄發給所有的人，更無需寄到他的信箱……

天哪！我這才發現自己犯了個 Email 大錯，也就是忘了 Email 該有的應對進退及禮貌分寸！

也因為這個事件，讓我開始對 Email 的規則及禮貌相當注重，以免類似的糗事再度發生。現在的自己，雖不敢妄稱自己是 Email 大師，但好歹也是個功力不差的 Email 達人了！

另外，我發現很多人愛利用 Email 中的「全部回覆」這項功能，進行辦公室意見調查。結果我們就常會看到如下的 Email：

To：辦公室全體同仁
主旨：請問本周末的聚餐到 XXX 舉辦好嗎？

然後，辦公室相關人等只要一回信，也跟著按個「全部回覆」鍵，搞到每個人信箱理都有好幾十封同主題的回覆信件，而內容從具體的意見，到只是簡單回覆個「好」、「OK」，也會被一一寄到每個人的信箱中，讓收信刪信成為一件很麻煩的事之外，也會降低工作效率。

副本 vs 密件副本，選錯就會讓人「心生芥蒂」

此外，我也注意到不少人寄同一封 Email 給很多人時，都會直接用「副本」功能，而不是用「密件副本」！這樣做會容易產生什麼問題呢？就是會讓每個收到信的人，馬上就一目瞭然看見你將這封信同時也寄給了其它哪些人，並不小心揭露了他們的 Email Address，這在商業職場中，也算是將資料外洩的大事，要格外注意和留心。

我有個朋友就曾經因為這樣的事情，而對另一個朋友「心生芥蒂」。因為他認為，Email Address 也是個人秘密資料之一，（雖然現在真的很難有什麼個人資料徹底保密這種事，但該有的禮節還是要遵守），寄信的朋友沒有用「密件副本」，避免所有人 Email Address 被攤在陽光下，這就是不貼心、不用心的表現。

或許這件事情並沒有那麼嚴重，但寄 Email 前一個小小動作，就能讓人感覺到你的謹慎，避免單純的寄發 Email 成為你職場失利的原因。

還有許多人喜歡設計專屬的 Email 簽名檔，但是卻忘了把自己的手機號碼附上去，這點，也是運用 Email 的小瑕疵！因為愈來愈多人沒有隨手抄寫電話號碼的習慣，臨時要找個人（比方說客戶想找久未連絡的廠商），開啟對方寄來的 Email 尋找對方連絡電話是常有的事。此時，若因自己一時疏忽，而忘記在簽名檔中附註最容易找到你的電話，那麼，不是讓千辛萬苦飛到對方手上的 Email「功能大減」了嗎？聰明的用 Email，它將是你最得力的安靜好幫手。

（本文整理、摘錄自《超強 Social 力》，春光出版）