許多人習慣靠行事曆規畫自己的一天，但你統計過下班時，待辦事項的「達成率」有多高嗎？對於大部分工作者來說，整天下來其實花了不少心力處理臨時、額外的任務，本來應該拿來執行正事的時間，也可能在一個接著一個的會議中流逝。然而，外務很多只是其中一個原因，錯誤的時間規畫方式，更是吃掉生產力的元兇。

原因就出在規畫工作行程時，經常會容易忽略一個盲點：這份行事曆本來就是不可行的。也就是說我們很難避免碰到不可控或突如其來的工作項目，當你認定有 8 小時可以完全處理自己的事情，其實就替自己埋下了做不完的風險。所以要設計出得以達成的行事曆，第一步是建立起正確的時間觀念。

理想中一份「做得完」的行事曆，是由以下這 5 種行程所組成，才能確保自己不會高估擁有的時間，結果什麼事情都沒有完成：

• 當天應要完成的任務
• 預定（與跨部門同事開會、答應別人要處理的事情）
• 維護（回覆email、更新工作日誌）
• 儀式（一定要幫自己煮杯咖啡、聽一首最喜歡的歌）
• 休息時間

接著再找尋適合的工作方法，處理理想完成的任務，如果沒有頭緒的話，可嘗試以下 3 種策略：

1. MIT法（最重要的事情先做，Most Important Task First）

最重要的任務先做，聽起來再平常不過，但多數人不一定能在每天的待辦事項中，挑出重要程度最高的一項，等於即使擁有可以專心、不受干擾的時間，也可能因為搞錯優先順序，沒有符合最初設定的目標。

因此，請務必抓出每一天的核心任務，就算最後預定或維護時間比想像長、只做完了這件事情，你也知道已經達成最有意義的目標了，而且會更有成就感。

2. 番茄鐘法

近年相當流行的番茄鐘工作法，是基於人的專注力很難維持太長時間，所以藉由「工作 25 分鐘、休息 5 分鐘」的節奏，有效降低疲憊感，稍作休息更有助於找回靈感。

另外，一項工作通常會拆分為幾個番茄鐘，工作者就能估計不同任務需要消耗的時間，例如：當你知道「製作業績周報」這項任務，固定得花 3 個番茄鐘，未來在安排行事曆時，你會知道自己今天將用掉 3 個番茄鐘，最多只能再安排 5 個番茄鐘，以免留下一大串沒有劃掉的待辦事項。

當然，如果你認為可以專注超過 25 分鐘，也能拉長到 50～90 分鐘，再休息 20～30 分鐘，也是回 email 或打電話的好時機。

3. 任務集中法

思考時間管理的時候，不一定只能用「一天」為單位，有時候規畫「一周」，更能效率分配各任務達成時間，某一天被臨時事情耽擱，也不會過於焦慮。

像是你可以固定在星期一，請團隊報告該周任務或需要討論的事情，其他天就能減少花在管理的時間，專注於核心任務上面。這樣的方法還有一個好處，我們的大腦不必一直在各種工作之間切換思維，完成的速度也會加快，強化工作的效率。

資料來源／Fast Company