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待辦事項總是做不完!你是否規畫了「不可能達成」的一日行程?

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許多人習慣靠行事曆規畫自己的一天,但你統計過下班時,待辦事項的「達成率」有多高嗎?對於大部分工作者來說,整天下來其實花了不少心力處理臨時、額外的任務,本來應該拿來執行正事的時間,也可能在一個接著一個的會議中流逝。然而,外務很多只是其中一個原因,錯誤的時間規畫方式,更是吃掉生產力的元兇。

原因就出在規畫工作行程時,經常會容易忽略一個盲點:這份行事曆本來就是不可行的。也就是說我們很難避免碰到不可控或突如其來的工作項目,當你認定有 8 小時可以完全處理自己的事情,其實就替自己埋下了做不完的風險。所以要設計出得以達成的行事曆,第一步是建立起正確的時間觀念。

理想中一份「做得完」的行事曆,是由以下這 5 種行程所組成,才能確保自己不會高估擁有的時間,結果什麼事情都沒有完成:

  • 當天應要完成的任務
  • 預定(與跨部門同事開會、答應別人要處理的事情)
  • 維護(回覆email、更新工作日誌)
  • 儀式(一定要幫自己煮杯咖啡、聽一首最喜歡的歌)
  • 休息時間

接著再找尋適合的工作方法,處理理想完成的任務,如果沒有頭緒的話,可嘗試以下 3 種策略:

1. MIT法(最重要的事情先做,Most Important Task First)

最重要的任務先做,聽起來再平常不過,但多數人不一定能在每天的待辦事項中,挑出重要程度最高的一項,等於即使擁有可以專心、不受干擾的時間,也可能因為搞錯優先順序,沒有符合最初設定的目標。

因此,請務必抓出每一天的核心任務,就算最後預定或維護時間比想像長、只做完了這件事情,你也知道已經達成最有意義的目標了,而且會更有成就感。

2. 番茄鐘法

近年相當流行的番茄鐘工作法,是基於人的專注力很難維持太長時間,所以藉由「工作 25 分鐘、休息 5 分鐘」的節奏,有效降低疲憊感,稍作休息更有助於找回靈感。

另外,一項工作通常會拆分為幾個番茄鐘,工作者就能估計不同任務需要消耗的時間,例如:當你知道「製作業績周報」這項任務,固定得花 3 個番茄鐘,未來在安排行事曆時,你會知道自己今天將用掉 3 個番茄鐘,最多只能再安排 5 個番茄鐘,以免留下一大串沒有劃掉的待辦事項。

當然,如果你認為可以專注超過 25 分鐘,也能拉長到 50~90 分鐘,再休息 20~30 分鐘,也是回 email 或打電話的好時機。

3. 任務集中法

思考時間管理的時候,不一定只能用「一天」為單位,有時候規畫「一周」,更能效率分配各任務達成時間,某一天被臨時事情耽擱,也不會過於焦慮。

像是你可以固定在星期一,請團隊報告該周任務或需要討論的事情,其他天就能減少花在管理的時間,專注於核心任務上面。這樣的方法還有一個好處,我們的大腦不必一直在各種工作之間切換思維,完成的速度也會加快,強化工作的效率。

資料來源/Fast Company

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