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跟客戶閒聊,怎麼找話題?一個「萬能小問題」,絕對不會出錯

2020-12-14 整理‧撰文 張良姿
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拜訪新客戶、和合作的窗口開會、社交場合認識了同業,在談公事之餘,許多時候我們會聊些比較輕鬆的話題,希望談話對象多說一點,好讓我們更認識對方,從陌生邁向熟悉。

不過,不是所有問題都能打開話匣子。《蔡康永的說話之道 2》指出,填空題和是非題都屬容易終止話題的題型,像是「你知道阿根廷的首都是?」(填空題)「你去過北極嗎?」(是非題),如果對方回答不知道,或沒去過,就聊不下去了。

最容易回答的聊天題型要屬問答題,「你喜歡吃哪一種火鍋?」「你喜歡做什麼運動?」「你喜歡聽哪種音樂?」這種問對方喜好的問答題,不太會發生聽不懂、不知道如何回答的狀況,再寡言的人也能說上幾句。

上述算是沒有壓力的小問題,想要進一步讓對方侃侃而談,《你問的問題,決定你是誰》作者粟津恭一郎建議,可以問對方的成功經驗

職場上的萬能小問題:個人的成功經驗

特別是在商業場合上遇到的人,無論是誰,過去的種種經驗,或多或少都會成為他現在重視的價值,或堅持目標的基礎,可以從對方的回答了解他如何成為現在的樣子。比方說,詢問在學生時期擔任球隊隊長的經理人:「你如何將以前擔任球隊隊長的經驗,活用在經營公司上?」

粟津強調,成功經驗不僅止於工作、運動或考試等,還包括每天早上打掃辦公室等,平常不會直接聯想到成功的小事,都可能被視為促成今日成就的重要原因。

不過,連珠炮般地發問,也可能讓對方有所防備,不願意回答

訪談過數千位來賓的費城國家公共廣播電臺《清新空氣》(Fresh Air)節目主持人泰瑞.葛蘿絲(Terry Gross),訪談第一條守則就是找出來賓人生中最有意思的地方,傾聽、注視、解讀他們。「你愈了解對方,愈真誠關心對方,他們愈願意相信你,把人生故事告訴你。」

她絕對不會一坐下來就問來賓性傾向、宗教信仰或對死亡的恐懼,除非他們自己提到。當聊天的內容愈來愈私密,受訪者情緒變得緊繃,葛蘿絲會讓來賓主導談話。

她採取親密的疏離(intimate distance),也就是表示好奇與在乎的同時,刻意往後坐,不下評斷,保持沉默與局外人的眼光,由此判斷對方願不願意再多說一點,是否該繼續問下去。

有情緒的「回聲問題」,讓對方說下去

精準提問的力量》作者法蘭克.賽斯諾(Frank Sesno)指出,葛蘿絲善用「同理型問題」。先問比較粗略的問題,「今天過得怎麼樣?」讓對方覺得舒服自在;再透過傾聽,留意對方說話的字詞、語調與情緒,「他在想什麼?他有什麼感覺?」想像他們眼中的世界,挖掘更多私人資訊。

曾有位高齡 83 歲的受訪者感傷說道,身邊的人相繼離世,餘下的時光只有孤獨一人,接下來的計畫已不重要。泰瑞聽到對方的孤單寂寞,便問:「你是不是覺得自己怎麼比很多你所愛的人活得長?」將話題帶往死亡、宗教等信念。

賽斯諾建議,也可以運用「回聲問題」(echo questions)獲取更多資訊。「回聲問題」指的是,運用你聽到的字詞,加上情緒的抑揚頓挫,像是同情或驚訝等,如同標點符號,加以強調。

比方說,A 說:「客戶這樣對待我,讓我好想大叫。」你提出回聲問題:「大叫?」又如,B 說:「這部電影的劇情好有趣。」回聲問題:「有趣?」簡短地反問,讓對方說下去。

想在聊天的過程中建立關係,就得留意對方與你相處時是否舒服自在,把話語權留給對方。避免像狗仔一樣問私事,或自己講個不停,造成對方壓力,留下負面印象。

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你以為自己做比較快,其實是大腦在「走捷徑」!3 個交辦習慣,幫主管跳出救火循環

2026-06-05
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身為剛帶團隊不久的主管,你在部門週會前,把下個月活動提案交給 Kevin。你告訴他:「先照過去的格式整理一版,週會前給我看。」

兩天後,Kevin 把提案傳回來。你當初交代的,他都做了:照舊格式整理活動流程、排出時程,也補上預算表。但你讀到一半才發現,這份提案還不能直接拿去週會討論,因為它只回答了「活動要怎麼辦」,沒有整理出「主管現在需要決定什麼」。

這時再請 Kevin 重做,時間已經不太夠。你只好自己把受眾選擇、預算取捨和宣傳排序補上。改到一半,那個熟悉的念頭又浮出來:這不是第一次了,明明交出去的工作,為什麼最後又回到自己手上?

延伸閱讀:聰明主管都知道的領導矩陣:這樣分配工作,部屬能做得快又好

救火的習慣,是一次一次練出來的

這和大腦的省力機制有關。神經科學裡有一個概念叫做組塊化(chunking),當某些行為反覆一起出現,大腦會把它們打包成一套自動流程,不需要每次重新思考。背後的原理是突觸可塑性(synaptic plasticity),一條路走得愈多,大腦就愈會把它當成預設選項。管理工作也會形成一樣的慣性。

如果你過去是靠專業能力升上主管,遇到問題時,最熟悉的處理方式通常是自己下場。部屬做得慢,你補上;成果不如預期,你修改;時間快來不及,你直接接手。每一次救火,都讓「我來處理」這條路徑更順。

要改掉這個習慣,不能只靠提醒自己下次要放手。主管需要把交辦拆成幾個動作,在真實工作裡反覆練習。

習慣 1:部屬沒做到位,先問自己說清楚了嗎?

交辦失敗,常從一句看似清楚的指令開始。

「幫我做一份提案」「整理一下資料」「把客戶名單更新好」,這些說法在主管腦中可能有很明確的畫面,但部屬聽到的只是任務名稱。他不知道這份提案要協助主管做什麼決策,資料要整理到什麼程度,客戶名單更新後要拿來判斷哪件事。

比較好的做法,是在交辦前先把成果講清楚。主管可以說:「這份提案明天會用在部門週會,我需要判斷活動主打對象、預算取捨,以及哪個宣傳管道要先投入。你整理時,請把這 3 件事放在前面。」

這樣一來,部屬不只知道要做一份提案,也知道主管真正要拿這份資料做什麼。

習慣 2:交出去之後,設好 3 個回報點

有些主管擔心自己管太多,交出去後就盡量不問;等到期限前才發現方向偏了,又只好自己收尾。也有些主管剛好相反,一天問好幾次進度,最後部屬覺得自己只是照主管指令做事。

設立檢查點可以避開這兩種極端。 第一次回報,可以確認部屬是否理解任務;中段回報,可以看方向有沒有偏;完成前回報,則用來確認品質是否接近期待。 這些檢查點不是為了盯人,而是讓主管在還來得及調整的時候看到問題,也讓部屬知道什麼時候該同步,不必等到最後才猜主管滿不滿意。

習慣 3:任務交出去,資源也要跟著給

部屬第一次做某項任務,通常不會和主管一樣快。如果任務牽涉跨部門協作,或對方手上同時有其他工作,所需時間還會再拉長。這時,主管如果只用自己過去的速度估期限,很容易把部屬推進不可能完成的節奏裡。

交辦時可以先問:「你完成這件事需要哪些資料?有沒有過去範本可以參考?需要我先幫你和哪個部門溝通?」 缺資料,就給範本;缺經驗,就安排資深同事協助;卡在跨部門,就由主管先把路打通。當資源條件被說清楚,部屬才比較有機會把責任接住。

延伸閱讀:主管愈遲鈍,部屬愈能成長!懂交辦的好主管都做這 2 件事

方法都懂,為何回到工作現場還是改不了?

經理人

知道要交辦,和真正能在工作現場做出來,中間常差了一段練習。特別是時間緊急、品質要求高的時候,主管很容易又回到「我自己改比較快」的舊習慣。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配 4 週陪跑方案,陪你把交辦放回真實任務裡練習:

1. 改掉自己做比較快的舊反射: 很多主管知道要放手,卻會在時間壓力和成果落差出現時自動接手。陪跑設計透過每週任務與實戰作業,讓你在真實工作中練習重新定義成果、分配責任、留下檢查點。下次遇到類似狀況時,比較不會第一時間把工作接回自己手上。

2. 讓團隊真的接得住任務: 交辦失敗常來自目標、標準、權限與資源沒有說清楚。課程會帶你使用模板與情境練習,拆解交辦前、中、後該說什麼、問什麼、追蹤什麼,讓部屬更清楚自己要負責到哪裡,也知道遇到問題時該怎麼回報。

3. 有人陪你校準交辦盲點: 回到辦公室後,主管最容易卡在「我這樣算微管理嗎?」「現在該不該介入?」陪跑設計透過問題回覆與直播 QA,協助你把真實情境拿出來討論,慢慢抓到放手、支持與介入之間的分寸。

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