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如何養出職場「好人緣」?改善人際關係的 4 個訣竅,下次社交聚會記得用

2020-08-12 全球前 25 大人脈專家、「領導關鍵」創辦人 蜜雪兒.提利斯.萊德曼
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我曾受邀擔任《講者世界》(World of Speakers)這個 Podcast 的來賓,節目主持人是三度擔任 TED x 講者的溝通達人萊恩.福蘭德(Ryan Foland)。每次上節目受訪,我都會在節目前後跟主持人聊天,那次當然不例外。

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跟萊恩閒聊之後,我動筆寫下這個段落,紀錄萊恩跟我分享的四大簡單訣竅,告訴大家在認識新朋友與參加商業社交活動時該如何表現。

面帶微笑,清楚展露正向情緒

跟未曾謀面的人碰面時,第一印象真的非常重要。萊恩提到:「妳知道人臉能做出 4000 多種微表情,而別人都會下意識注意到這些表情嗎?」我還真的不知道!萊恩表示不管是有意識還是無意識的臉部表情,這些微表情透露出許多訊息。人類已經習慣不斷評估外在事物,藉此判斷自己是否處於安全的環境。萊恩跟我都認為如果不想讓別人覺得你具有威脅性,最棒的策略就是微笑!

面帶微笑的人比較好親近,不笑的人則比較有距離感。當你目光掃射會場裡的群眾時,會不由自主地判讀、接收群眾的臉部表情。而你也比較容易跟那些看起來心情不錯、與你有眼神接觸,讓你知道他們樂意交談的人建立連結。在談話過程中微笑,表示你認同對方的觀點,甚至你可以為微笑而微笑,這樣對方也會以微笑來回應。這個簡單的訣竅能發揮無窮效用,而且它不僅適用於社交場合,任何時機都能運用。

試著在日常互動中多微笑,就能建立更多連結,輕鬆自在地與人對談,把握許多本來可能會錯失的良機。

積極聆聽,鼓勵對方開口

在社交場合中最適用的策略就是積極聆聽。 我在《親和力:11 法則激活完美人際關係》提過,我們不能只是被動接收資訊,更要留意對方話語隱含的資訊。其實大家都喜歡說話。

萊恩說:「有研究指出,一個人講話的時間跟他從談話中獲得的連結感,兩者呈正相關。」因此萊恩建議:「假如想快速跟剛認識的人建立連結,可以讓他們多說點話。」萊恩表示我們可以:「全神貫注傾聽,了解對方的話語,並根據他們提供的資訊提出更好的問題。」

只要專注聆聽,就會在對談時更加投入,並在對方心中留下正向情緒記憶,提升第二次交談的可能性。

重點在於,學習傾聽,透過傾聽來了解他人。

表述你的專業技能,能解決什麼問題

萊恩在指導企業領導人,教他們如何讓客戶購買更多產品或服務時,對這些領導人說要先描述自己的專長,闡述自己能解決哪種問題。如果你是個能幫他們解決問題的人,他們就更會將你當成不可或缺的人脈。別人問起你的職業時,「不要直接講出職業名稱,而是描述自己擅長解決哪種類型的問題。」按照這種方式來回答,有意者自然會請你透露更多資訊。

我覺得這個策略很有意思,與其說「我是教練或培訓師」,可以改說:「我能讓團隊合作更順暢。」萊恩運用這項技巧時,對方自然會問他是透過哪些方法來解決問題。萊恩說:

「只要稍微調整資訊的先後順序,就能吸引對方注意,讓對方對你更好奇,更能讓談話持續開展。」

創造讓對方印象深刻的「記憶點」

這項建議是要我們在對方心中留下印象,不過這項技巧確實說易行難。在商業社交場合中,你有可能會跟數十人交談、接觸,要記得每個人實在不容易。那麼,該如何在對方心中留下印象呢?萊恩表示你可以「在對方腦中拋下記憶錨點。

比方說,萊恩會在談話結束時運用以下技巧:「我會請他們想出一組密碼字。大家聽了通常會一頭霧水。我會請他們想出一組詞,讓他們記下我們的互動或談話。他們可以講出當下腦中浮現的字詞,像是我們先前聊到的主題,或是跟活動相關的事物。」之後,他就會在發送後續追蹤郵件時,將這組字詞寫在標題列中。「這組字就像腦中的錨一樣。」有趣的是,我上次跟克莉絲汀.普雷斯納聊完天時,就不經意運用這項技巧,而「該死!」成了我們的記憶關鍵字。

(本文整理、摘錄自《人脈複利》,大牌出版)

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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