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員工「心理過勞」使企業損失 30 兆產能!照顧部屬心理健康,主管該做的 5 件事

2021-04-28 編譯·整理 Kevin Liu
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律師麥克康尼爾(Gabe MacConaill)是全美第 6 大律師事務所的盛德律師事務所(Sidley Austin)的合夥律師,他被指派處理全美最大床墊零售商 Mattress Firm 的破產官司,期間他曾壓力大到一度因心臟病被送急診,雖然最後任務圓滿完成,他卻在一周後被發現在事務所的停車場自殺。

延伸閱讀:心累了,想好好休息?向主管反映壓力,一定要注意的3件事

這位律師的變化其實有跡可循,在處理破產案件時,他常常自己關在辦公室內,也不再跟朋友交際,他的妻子透露:

「高壓、避免談論自身脆弱、讓人羞於啟齒求助一一這種力求完美的職場氛圍,造就了一場悲劇。」

雖然自殺的因素總是十分複雜,但充滿壓力的職場環境卻加劇這類的悲劇一再發生。在美國,有 1/5 的成人罹患心理疾病,而律師、會計、醫生等工作屬於高危險群,甚至每天就有一名醫生因壓力而自殺。

你敢跟同事談論自己的身心狀況嗎?

隨著網路與行動通訊的發達,不少上班族下班後仍難逃工作的魔爪,長期都會對心理健康產生重大的影響。

有多少員工處於長期壓力狀態?多少員工與憂鬱症奮戰?又有多少員工抑鬱寡歡?這個問題似乎很難回答一一不像感冒或骨折有明顯的症狀,我們很難知道周遭有多少人正面臨心理問題,在高壓的職場氣氛下,多數的心理疾病症狀往往被當事人人刻意隱藏,或是遭到同事的錯誤解讀,直到事情無法挽救。

多數工作者認為心理問題遭歧視!憂鬱、焦慮病症每年吞噬近 30 兆元的生產力

根據《金融時報》調查,多數企業員工表示,並未感受到公司對他們心理健康問題的支持,甚至感覺到歧視:2/3 的人認為他們的工作對身心健康造成影響;44% 認為他們的雇主不重視心理健康,已成為組織的重要議題;50% 不知道如果自己碰到問題可以求助誰,甚至認為沒有人可以尋求支援。

根據統計,過去 20 年來,職場工作壓力症狀與疾病直線上升,當員工感到痛苦或不自在時,企業的工作效率也因而大幅下降。

根據世界衛生組織的統計顯示,全球約有 6.15 億人有憂鬱與焦慮病症,估計每年對企業造成 1 兆美元(將近 30 兆台幣)的生產力損失。不關注員工心理福祉的企業,將有較高的流動率、較低的生產力和高額的保險支出,甚至面臨被告的法律風險。

員工的心理健康,主管該如何提供協助?

專家普遍認為工作壓力造成的過勞,已是重要的公共議題,由於員工普遍不願意在工作場合談論心理健康,這使得雇主在建構友善的職場環境扮演重要的角色,以下是幾點建議:

1.營造討論氛圍

不要再將心理疾病視為職場禁忌,跟員工分享相關的心理健康議題,包括文章或個人經驗,透過不斷的討論去營造友善的討論文化。

2.增加相關人員或福利

對心理議題的關注不能止於嘴上討論,企業應該投入相關資源,可能是聘用心理諮詢師、加強人事部門的培訓,甚至鼓勵員工放「充電假」,讓他們得到應該有的休息,並知道公司對這個議題是玩真的!

3.時時注意員工,並主動關懷

注意周遭的員工,當他們與平日表現不同時,多問幾句,讓他們知道有人在關心他們。

4.匿名協助機制

有些員工對於公開討論心理健康議題並不自在,對於這些員工,要讓他們了解公司有心保護他們的隱私,可以建立匿名機制從旁協助,避免他們在職場被標籤化。

5.避免員工的超時加班

有時為了專案進度,不得已需要加班,但主管必須注意要讓員工適度放鬆,避免員工發生長期加班的狀況。尤其有些員工不知何時該停止超時工作,主管應成為最後一道防線。

如果企業無法對員工心理健康投注足夠的關注,心理健康議題將會持續惡化,畢竟我們處在一個上下班時間的分界逐漸模糊、許多員工 24 小時都會接到客戶或主管 email 或 LINE 訊息的年代!

連結:Financial Times, LIFESPEAK, limeade, LAW.COM

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你是在帶領團隊,還是在當高級保母?交辦前「少了這一步」,只會愈管愈累

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「這個地方要不要先給主管看一下?」

Bella 盯著簡報第二頁,手停在鍵盤上。她原本想把標題寫成「年度方案回顧」,但想起上次主管看完簡報後,不只改了標題,也調換頁面順序。她心裡有點猶豫:現在傳去問,怕主管覺得她連標題都拿不定主意;先照自己的想法做,又怕晚一點被要求整頁重來。想了幾秒,她還是把檔案傳了過去。

不只簡報如此,整理客戶名單時,「產業別」和「客戶規模」要不要分開列,先問;回覆客戶的信,語氣夠不夠穩妥,先問;會議報告的結論要不要再補充一段說明,也要先問。這些確認看似都合理:她想降低出錯機率,也不想讓主管事後大改。只是久了之後,團隊慢慢養成一個習慣:遇到不確定的地方,先停下來等主管點頭。

延伸閱讀:時刻緊盯員工,是主管失敗的開始!不做「微管理」,如何避免有人脫隊?

部屬凡事先問,主管就會變成最後關卡

微觀管理常被說成控制欲太強,但在工作現場,主管多半是怕事情失控。上次部屬交來的成果不如預期,最後由主管收尾;這次主管自然會想盡早介入、看得更仔細,避免問題拖到最後才難以收拾。

問題是,盯得太細會讓部屬學到另一件事:反正主管最後都會改,自己不用太早下判斷。久了之後,部屬遇到小事也先問,主管也得花時間處理原本可以由部屬決定的細節。

根據蓋洛普(Gallup)研究,當員工覺得自己的意見被重視、能參與決策,通常更願意對成果負責。高敬業度團隊的生產力比低敬業度團隊高出 18%,獲利能力也高出 23%。想讓部屬願意多想一步,就不能把每個判斷都收回來。

一直被問細節?先用 5W2H 說清任務規格

部屬一直回來問細節,不一定是能力差,也可能是任務一開始就沒有被說完整。一句「這份報告盡快弄好」,聽起來省時間,後面卻容易出現一連串問題。部屬不知道報告給誰看、要解決什麼問題,也不知道哪些資料能用。

主管可以先把任務背景、產出、使用情境、期限、負責人、協作對象、做法和資源限制講清楚,也就是 5W2H:為什麼要做、要交出什麼、在哪裡使用、何時完成、誰來做、需要和誰合作、怎麼做,以及有哪些限制。

例如,不要只說:「這份競品報告周五前給我。」可以改成: 「周五下午 4 點前,整理 3 家主要競品的價格、通路和主打客群,做成 10 頁內的簡報。這份資料會給下周策略會議使用,目的是判斷我們下一季要先調整哪個產品線。」

任務規格清楚,主管後面就少一點臨時補充,部屬也比較能掌握任務目的、產出形式和判斷方向。

如果部屬仍然遲疑,主管也可以補一句:「這件事交給你,是因為你熟悉客戶資料,也能整理出判斷依據。」讓部屬知道自己被交付任務的原因,比較容易扛起責任。

成果總是一再重改?QQCDR 幫你對齊驗收標準

很多主管以為任務名稱、期限、格式都交代了,就算溝通清楚。等到成果交上來,才發現品質不對、成本超出,甚至踩到不能犯的規則。

尤其任務涉及對外製作、委外執行或跨部門協作時,更需要把驗收標準說清楚。5W2H 說的是任務規格, QQCDR 說的是最後怎麼驗收。它包含品質(Quality)、數量(Quantity)、成本(Cost)、期限(Deadline)和規則(Rule)。

同樣是競品報告,如果主管只說「整理一下競品」,部屬可能交出一份數字一堆、卻看不出結論的簡報。若改成:「請分析 3 家核心競品,每家公司至少包含價格、主要客群、通路打法和近期促銷。簡報控制在 10 頁內,周五下午 4 點前完成,內部採購數據不能放進檔案。」部屬就更清楚成果要符合哪些條件。

驗收標準先講明,主管就不用在過程中一直補充:「這個也要」「那個不能少」。部屬也不會做到最後才發現,主管心中的及格線和自己想的不一樣。

依 10-80-10 畫出容錯範圍,執行期才不用一直插手

主管會忍不住插手,多半是不清楚部屬出了什麼狀況可以自己處理,什麼狀況一旦出錯就難以補救。界線沒有畫清楚,每個小偏差看起來都像可能出事。

這時可以用 10-80-10 來分配管理力氣。 前 10% 先對齊目標、規格和標準,同時說清楚這件事為什麼重要、對部屬有什麼期待;中間 80% 讓部屬自己執行;最後 10% 主管陪著收尾、給回饋,確認成果符合當初設定的標準,避免又把成果拿回來自己改。

中間 80% 要能真的交給部屬,主管得先說清楚容錯邊界。例如:「單筆花費 5000 元以內,你可以先決定;如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程,就要先回報。時程如果需要調整,也要提前說,不用等到期限前才講。」這樣部屬知道哪些地方能自己處理,主管也不用看到一點變動就急著介入。

延伸閱讀:別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

把追蹤節奏和授權邊界,帶回職場練習

經理人

主管真正卡住的,往往是放手之後該怎麼追蹤。當任務重要、部屬又還不夠熟悉的時候,主管很容易讓確認進度變成逐一審查,給的建議也不知不覺變成指令。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配陪跑方案,協助主管在真實任務中練習交辦後的追蹤與授權:

1. 搞清楚哪些事可以交出去: 課程會帶你拆解任務風險,判斷哪些事可以讓部屬自己決定,哪些狀況必須回報主管,避免一擔心就全程插手。

2. 找到自己的追蹤節奏: 陪跑方案會搭配每周作業,練習安排任務前段、中段、完成前的確認方式,讓主管掌握進度,也讓部屬保有做事的空間。

3. 從回饋調整怎麼介入: 主管最難判斷的是哪裡該放手、哪裡該介入。陪跑方案提供學員問題回覆與直播 QA,協助你把工作現場遇到的狀況拿出來討論,修正下一次追蹤與授權的做法。

資料來源:Gallup Q12 Meta-Analysis

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