開會是真有必要,還是浪費生命?優秀的主管這樣做,例行會議才有意義

開會是真有必要,還是浪費生命?優秀的主管這樣做,例行會議才有意義

經理人 Managertoday
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把每一次的會議,當成學習場域,利用不同形式的會議培養自己解決問題的能力。當你每天都有大大小小的會議,可以試著想想,如何透過開會培養解決問題的能力。
我工作 20 多年了,很多學生常問我,「到底如何培養解決問題的能力?」我就會跟他說,從「開會」開始學習。怎麼說呢?就是把每一次的會議,當成學習場域,利用不同形式的會議培養自己解決問題的能力。 當你每天都有大大小小的會議,可以試著想想,如何透過開會培養解決問題的能力。不同會議形式所學到的能力並不一樣,你是否能針對不同會議分類,從不同的會議型態培養自己解決問題的能力? 這幾年的企業輔導,我很常介紹 3 種會議給企業,幫助企業提升會議效率及培養同仁解決問題的能力,成效都非常好。 一、部門例行性會議:強迫提案 在我輔導的案例中,有很多企業的會議都是同仁報告完後,只有主管提問,其他人悶不作聲,第一位報告結束,就換第二位上台,依序結束會議。這樣的會議,只有報告人對主管報告,其他人幾乎事不關己,你的部門會議也是這樣嗎?如果是,真的很可惜,現在連大學生上台報告,台下反應都不會如此冷漠。 延伸閱讀 夠不夠專業,看你寫的「會議紀錄」就知道!正確的紀錄 3 技巧 接下來,我就導入「強迫提問」的形式,一個人報告完後,主管會問在座每個人「對報告的看法」,每個人都要發言,也一定要提問,這就是規定。 我相信一個有作為的企業,每一場會議都不是無效會議,或淪為一言堂。 我們可以想像,這樣「強迫提問」的形式,是不是也間接啟動了同仁的學習模式。其他同仁報告時,要專心聽,而你問的問題,如果沒有切中要害,大家也會有所比較。每一個同仁提問時,大家又會互相討論、分享彼此的答案。無形之中,所有與會同仁都在訓練邏輯思考,同時聽到別人的看法跟見解。 另外,不是每份報告和項目同仁都親身參與過,一開始開會根本問不出太多問題。所以每次開會之前,一定要先看過別人的報告,才有辦法在開會時提出問題。當你知道報告時會被同事提問,就必須事先模擬,做好準備,如此一來更能幫助你掌握報告主題,甚至發現更多解題細節。 二、部門專案進度會議:即時回報 我印象很深刻,有一回輔導的企業召開部門專案進度會議,某研發處長向副總、總經理報告專案進度時被問倒了。處長說:「好,我再去查一下,明天再當面回報總經理。」 後來我建議他們,要在會議結束前就解決問題。當處長下一次遇到這種狀況,可以利用會議空檔,打電話給部門主管,整個部門動起來,幫忙查找資料,也許可以在 20 分鐘內有遇到這類問題,若無後援幫忙,其實很難即時回報,長官的疑問就會一直懸在尷尬的氣氛中。遇到問題,我們都想立刻得到解答,與其抱怨問題難纏,不如馬上行動起來找答案。 換句話說,平時就要做好資料分類,整理好相關數據和資訊,以備不時之需。我們都希望任何問題都能在會議上即時得到答案,不用每次都把問題帶回去,浪費更多時間。這類型的會議正是訓練員工,如何在平時做好準備,遇到緊急狀況能在短時間內找出答案。 三、跨部門專案會議:多元思考學習 我強力建議各大企業要有更多跨部門的專案會議,一方面可以讓跨部門的溝通更順暢,一方面也可以透過跨部門會議,解決公司比較大的問題。 在跨部門專案會議,我們可以互相學習不同部門的專業知識。由於跨部門專案會議規模較大,除了各部門的執行者參與,有時候執行者的主管們也會列席,因此可以同時和很多部門的主管開會。人一多,看事情的角度就更多元了,這是一件很棒的事。另外,因為跨部門專案通常要求使命必達,絕對不能延遲,所以在專案進行中,也能間接養成同仁專案管理的方法和技巧。 例如:   1. 向上管理:當專案遇到瓶頸或需要支援,適度讓更高階的主管來解決。 2. 跨部門溝通:來自各部門的同仁,都有不同個性,年資、專業度也不相同。如何帶領這些人朝向共同目標邁進,是一個很棒的學習機會。 3. 邏輯整合能力:跟高階主管報告專案進度,也是一項挑戰。每次的專案內容,都要用 1~2 頁簡報呈現,十足考驗同仁的邏輯整合及簡報力。   我在工作時常用的「會議學習記錄本」,這個記錄本是用 execl 設計的,裡面記載了不同的會議形式跟日期,然後在會議上我學到了哪些東西。至今我仍維持記錄的習慣,只是形式不一樣了。不過重點不是形式,是你可不可以針對不同會議所學習到的知識加以記錄,養成這個習慣,對你未來的職場幫助很大。 (本文出自《思維的良率》,商業周刊出版。)