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夠不夠專業,看你寫的「會議紀錄」就知道!正確的紀錄 3 技巧

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「請做會議紀錄。」 初入社會之時,每每聽到這句話總是會令人傷透腦筋。煩惱著到底要記錄些什麼比較好呢?於是,便將自認為很重要的發言,一個一個用筆記寫下來。

重點似乎已經不是在參加會議這件事上,而是拚了命地留下紀錄、不願意漏失任何一句話。而由於筆記是匆忙之下所寫,不是直接給他人看的東西,因此,必須在會議後用文書軟體重新再謄寫一次。

這過程相當花時間。然而,當把這份整理好的會議紀錄發送給大家時,我自己也不禁產生「有必要發送這份會議紀錄嗎?應該沒有一個人會重複看好幾次吧」的念頭。

果不其然,會議紀錄被好好地收在前輩們的資料夾裡,而之後,也似乎完全無用武之地,真的是浪費時間的作為。

與其說我所寫下的是會議紀錄,倒不如說是隨機的發言紀錄來得更為適切。後來,也有許多人負責做會議紀錄並發送給大家,但還是沒有人會去重複翻閱。「會議紀錄的目的究竟是什麼呢?」有好長一段時間,這件事一直是我內心裡的一個謎團。

會議紀錄的重點在於「議題」而非發言內容

在文章寫作指導中,當掌握到「議題」時,腦中會靈光一閃,「我懂了!原來不是寫下發言內容就好」。

會議紀錄最重要的重點是:

把議題以「問題」的方式,在腦海中大大地清楚地寫下來。

這就是全部了。這一點也是最困難、最能看出寫作功力的地方。

為什麼這麼說呢?這是因為我們不論是在開會、小組報告或與人會面時,都沒有事前確認「議題」的習慣。

舉例來說,假設你今天已經去見過某個人,當被問到「當時,你們談了些什麼內容」時,你應該會回想起來「說了這件事,也說了那件事」。那麼,當被問到「你們討論的主題是什麼」,要你把議題用一個疑問句來清楚說明的時候,這一點其實是相當困難的,因為日本人對於「議題」這個概念非常地薄弱。

因此,無論是會議、或是類似「有關秋季區民祭典活動」的討論會等,皆以一種含糊籠統的形式開始,由出席會議者們緩緩地輪流發言,而不知不覺之間,當會議結束之時,則是往某個方向做出最終結論。

很多時候會議紀錄都是交給年輕員工負責,如果會議主持人在事前能夠先將「問題」表達清楚的話,如「秋季區民祭典活動日期是什麼時候」、「秋季區民祭典活動的贊助廠商要委託什麼企業幫忙」等,那麼,負責會議紀錄的人就會比較輕鬆,不過,這樣的機會卻是可遇不可求。

幾乎大部分的人參與會議或討論會時,都曾出現過一次或兩次這樣的念頭,「這個到底是在開什麼樣的會啊」、「現在他們在討論的主題是什麼呢」、「為什麼會叫我來開這場會議啊」、「要怎麼融入或發言啊」等。

即便是這種步調輕鬆但卻有些許模糊不清的會議,只要在會議之後,好好地下功夫來寫會議紀錄並發送給所有出席人員,就能夠讓整個會議的議題變得清晰,也能夠把「這次會議是在開什麼的啊」這種問題,整理出一個頭緒傳達給所有人。

如果只是將優良的發言內容有條不紊地記錄下來,那這份會議紀錄也只是在浪費時間而已,請避免這樣做。試著去改變自己的觀念吧。

不要把注意力放在出席人員說了些「什麼」上,而是放在他們說了「與什麼有關」的話。在每個發言的背後,都有一個「問題」,也就是議題,請把焦點放在該處並仔細聆聽,然後寫下筆記。

提出良好發言內容的人,或是提出能夠讓會議流程改變的發言者,他們肯定了解什麼是「好的問題」。也應該能夠將過去已經討論過的「問題」方向,一口氣轉向更好的方向。而我們也可以思考一下那個「問題」是什麼。

接著最後的部分,要來思考「今日的會議,結果到底討論了與什麼有關的事情」,然後把它用一個疑問句寫在會議紀錄的開頭處。當然,有些時候可能會出現多個議題同時討論的狀況、或會議中途議題偏離了會議主軸的情形,而這些臨時狀況讓會議就在一股不明確的氛圍下突然地結束了,每間公司應該都曾經遇過這種情形。不過,也正因如此,找出那個最核心的議題,便是此時最為重要的一件事。

若能將核心議題白紙黑字寫下來,那麼,收到會議紀錄的出席人員內心也會這麼想,「喔!沒錯,我們在那次會議決定了目標,原來是這麼回事。當會議開始時,我不太明白為什麼,有種就默默地聽從講話大聲的人的意見,不過,現在我懂了,那次會議主要目的是要決定活動目標的呀。這份會議紀錄提醒了我,沒錯,就是如此啊」,相信出席人員一定會更加了解自己所做的事情,對整個活動團隊也會很有幫助。

而實際上在書寫的時候,把核心議題擷取出來,用問題的方式來做修正,其實是一件相當高難度的事情。不過,這樣的作業流程,能夠有效鍛鍊頭腦,是一項出色的寫作訓練。請不要放棄,繼續努力嘗試。

若能將會議議題以「問題」的方式,清楚明白地呈現出來,撰寫會議紀錄就不難了。

對於所提出的問題,要做出什麼樣的「回答」呢?這就是本次會議最終的「決議事項」,將其寫在會議紀錄最後面就可以了。

在「問題」與「回答」之間,要先決定優先順序,從大方向開始大概寫 3 個左右即可,比如要用什麼步驟或方法來討論問題?(會議的流程)、回答該問題時,哪些部分必須特別注意?(會議的重點)。不需要太過枝微末節的細節。決定優先順序是很重要的工作,如果能夠做到這一點的話,那麼會議紀錄的第一步就算合格了。

掌握 3 要點,寫出一份「有用的」會議紀錄

記錄重點 1:明確提示前後流程

如果能夠將會議的前一次與後一次的狀況,寫在會議紀錄中的話,這份紀錄對活動進行將會大有幫助。

會議這種東西,總是容易陷入混亂的局面,因為現場有許多人說著各式各樣的事情。而自己也會因此失去發言的方向,不知道自己到底在說什麼事情的話題。最糟糕的情況,也有可能推翻原先的會議主旨,比如提出把過往議題都否定掉的新議題,像是「秋季區民祭典活動,真的有舉辦的必要嗎?」這種提案。

為了不要演變成上述的情況,該怎麼做比較好呢?應該要寫下「至前一次為止的流程」以及「下一次的預定計畫」。事先於開會前將這份會議紀錄發送給大家的話,所有人都會相當清楚當天會議的流程與走向。

而由自己主導會議並寫成會議紀錄的情況也是如此,整理自己頭腦的思緒,事先將「至前一次為止的流程」、「本次的議題」、與「下一次的預定計畫」等事項寫入會議紀錄中,接著再進入正式會議即可。當然,在當天的會議中,「下一次的預定計畫」可能會有所變更,不過,就算是假設性的計畫也無妨,總之先提一個方案出來。這麼一來,會議的入口及出口將變得相當明確,即使迷失在會議中也能夠找到回頭的方向,不用再擔心會議的主旨被推翻了。

記錄重點 2:寫下此次會議的定位

會議的定位,亦即面對所提出的「問題」要採取什麼樣方式的會議?如果也能夠把這點先寫下來的話,會比較好理解。

如果這場會議是針對某個問題,要找出一個答案的話,那麼這次會議的定位便是「決策」。另一種方式是面對「問題」時,可以不斷地提出各種可能的方案,目的是天馬行空的發想,而不是下決定,那麼這次會議的定位便是「腦力激盪」。

隨著會議定位的不同,出席人員也會跟著改變。如果是決策會議,那就必須要邀請擁有決定權的人參加,否則這場會議將毫無意義。而如果是需要許多點子的腦力激盪,可以用特別來賓的方式,邀請總是具有獨特想法的人參加會議,也是很不錯的方法。

記錄重點 3:用疑問句寫下「今後的課題」

所謂「今後的課題」,是指比下一次會議的議題範圍更加廣大的一種未來方向。這裡也請使用疑問句的方式,讓下次的目標更為明確。也由於讓全體成員共享下一次目標的大方向,因此不論是收集情報或下次會議的準備工作,都變得更為容易了。

一份把重點放在「問題」的會議紀錄,將使會議更順利

讓我們回到剛才提到區民祭典會議的例子,把注意力放到「問題」上,再按照會議的流程來看,將會變成如下的走向:

前一次的問題: 對於區民祭典活動有些什麼樣的想法?

有太多想法難以選擇。細節留待下次討論。

這一次的問題: 舉辦區民祭典活動的目標是什麼?

目標是要增進世代之間的交流。細節留待下次討論。

下一次的問題: 要如何增進世代之間交流的機會?

像這樣子把會議的議題,整理出一個邏輯,應該就能夠理解,這個過程最終將會導出會議的結論。如果會議主持人沒有告知今後的課題、下次的預定計畫,以及團隊成員每個人應該要做的事情,可以在會議當場或者會議過後再詢問大家的意見都沒有關係。

將整理完備的會議紀錄發給大家,如此一來大家應該會仔細地閱讀才是,並且會為了做好未來開會的準備而多讀幾遍,甚至帶到下次會議上,好好地放在桌前。

與文章寫作一樣,讓會議和討論會成功的祕訣,就在於所提出的「問題」。如果能夠學會如何寫出把重點放在「問題」的會議紀錄,那麼,當自己在主持一場會議時,也能夠妥善安排各項議程以便使會議順利進行。不僅如此,甚至還可以有效提升團隊成員對於會議的認知、使團隊成員更加了解會議運作過程。

(本文摘錄自《從沒想法到有想法的精準表達寫作術》,方舟文化出版。)

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