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「一周計畫表」不是寫下要做的事就好!做到這 6 件事,才不算瞎忙

2019-12-15 06:36:28
Managertoday
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在時間的管理矩陣上,可以採用「緊急」「重要」做為兩軸的指標。在日常工作中,我們往往被「重要且緊急」與「緊急卻不重要」的事情困住,最後

「忘掉牆上的時鐘 — 提高做事效率,並不表示做時間的主人。找到心中的羅盤 — 探索真心所願,創造均衡圓滿的人生。」

成功學大師史蒂芬 ‧ 柯維(Stephen Covey)在《與時間有約》(First Things First Time)一書,曾有以上這麼一段話。

他主張,我們可以採取行動,卻無法決定後果,

重要的是,我們做了哪些事情,我們為什麼做這些事情,而不是完工的速度

在時間的管理矩陣上,可以採用「緊急」「重要」做為兩軸的指標。在日常工作中,我們往往被「重要且緊急」與「緊急卻不重要」的事情困住,最後,位於第二象限「重要但不緊急」的事情(例如親情、健康),通常需要我們花費長時間經營,卻最容易被我們忽略。

圖說明

柯維主張,每個人都應該做好「第二象限時間管理」,也就是做好「重要但不緊急」的管理,提升這些事項的重要性,例如,如果能以每星期 30 分鐘做好這個象限的步驟擬定,就能讓我們脫離時鐘指針的擺布。

從使命出發,落實到每周行動計畫

不過,究竟應該怎麼做?柯維提出一個時間管理金字塔,教你用「一輩子」的角度,安排每一周的行動計畫。

時間管理金字塔
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1. 使命確認

柯維主張,「使命」是時間管理的基礎,這不僅是一星期的生活,同時也反映了我們對於人生的態度與整個人生的看法。

對於想探索時間管理深層意義的人,不妨思索自己最在意的是什麼?人生意義何在?不同於速成的時間管理技巧,而是從使命探討生命的本質。

柯維建議我們不妨自問:

  1. 生命中,最重要的事情是什麼?
  2. 人生的意義何在?
  3. 我希望成為什麼或是完成什麼?

如果不太習慣思考這樣的問題,你也可以換個方式這麼問:
- 我覺得人生中最重要的 3 件事是什麼?
- 我的長期目標是什麼?
- 我覺得人生中最重要的人際關係是什麼?
- 在我的一生中最希望自己有什麼貢獻?
- 我最希望得到的感受是什麼?
- 假使我只剩下 6 個月的生命,這一星期我要做些什麼事?

2. 角色定位

你可能是妻子的先生、女兒的爸爸、母親的兒子、公司的高階經理人、學校的家長會長、扶輪社的社友、慈善團體的義工,認清自己有這麼多個角色定義,將有助於對人生的圓滿有更多的整體觀,知道時間管理有助於角色的動態平衡。

每個人最好幫助建構一個能扮演好不同角色的基礎,柯維稱其為「利器」,包括了生理(例如運動)、社會情感(例如親情)、心智(例如閱讀)、心靈(例如打坐)4 個層面,這並非立刻能立竿見影,而是我們必須投資心力、時間去建構打造。

3. 目標設定

每周為自己設定一至兩個最重要的目標,並接著思考:

  1. 如果我在下星期完成這些目標,會有什麼結果?
  2. 我對自己的生活會有什麼不同的感受?
  3. 如果我只完成了部分目標,會有什麼結果?
  4. 這會對我的人生產生積極的影響嗎?
  5. 如果我持續每星期都這麼做的話,會有什麼結果嗎?
  6. 我會比現在過得更好嗎?

4. 擬定計畫

如果你總是很努力,但做的都不是最重要的事情,那做再多也沒有意義,以柯維的角度來說,生命中最重要的事情才是當務之急。因此,做周計畫時你應該這樣想:

  1. 做完計畫之後,我對這樣的一周生活有何感受嗎?
  2. 如果我每星期都計畫好每一種角色的「重要但不緊急」的目標,而且確實執行,對生活會發生什麼影響?

5. 執行

柯維提到,你應該要以自信泰然的心態,將使命落實在每個行動之中。每天一開始先做以下 3 件事情,有助於你不要偏離使命:

  1. 省思一天的生活:在一日之初花點時間檢討行程,審視生命的內在羅盤,看清楚方向並調整心態,因應不可預期的挑戰。
  2. 安排事情的先後順序:確認自己要做的事情究竟是「重要但不緊急」、還是「重要且緊急」,這樣才能確保避免被「不重要卻緊急」的事情,用障眼法矇騙。
  3. 擬定一日計畫表:左欄排出必須在特定時間內完成才有價值的活動,右欄列出一日之中可做的第一、二象限的事情。

即使一天當中發生了許多迫使自己必須重新規畫計畫的狀況時,**善用第二象限(重要但不緊急)時間管理法,可以協助我們分辨哪些才是真正重要的事。 **

6. 評估

一周結束時可以探討以下的問題,做為自己的反省,並開始下周的使命檢討與安排:

  1. 我完成了哪些目標?
  2. 我遭遇到哪些挑戰?
  3. 我做過哪些決定?是否將最重要的事情列為當務之急?

重要的事情一定要「找時間」去做,而不是等「有空時」去做。

時間管理的目的,並非只是被時鐘控制,因為時鐘代表的是我們的承諾、時間表、目標,這是屬於時間管理的層面;真正該控制的是價值、使命、信念、良知、方向,也代表價值觀與生活方式,如果心中只有時鐘卻沒有方向,恐怕會浪費許多時間卻達不到人生的目標。

(本文出自《經理人月刊》第 24 期:創造 1 天>24 小時的秘訣)