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OJT讓員工成為即戰力

每個人都同時扮演 8 種角色!沒看懂部屬的人生配比,帶不好團隊

2021-12-02 日本 Office An 股份公司代表董事 松下直子
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工作和生活平衡的呼聲由來已久,然而它的內涵並不是追求降低工時,或是工作和私生活的時間要均衡分配,而是全面「提高工作和私生活綜效的觀念和對策」。換句話說,就是思考如何能同時做好工作和私生活,令兩方面都能盡善盡美。

那麼,上司可以做些什麼,來支援部屬取得工作和生活的平衡呢?我們就以心理學家舒伯(D. E. Super)的理論思考一下。

舒伯認為「生涯是有生以來不同年齡和情境當中各種角色的組合」,又說「工作者為了謀生忙著工作,同時活出人生。各個時間點所扮演的角色組合,便決定了那個人的生命周期」。

生涯角色

單憑部屬在職場的角色形象,會看不到部屬的全貌

「請將你現在在扮演的 8 種角色畫成圓圈展現出來,尺寸要大致符合各個角色所花費的時間。大小、位置、距離及重疊程度可自由調整。」

請跟團隊成員或部屬一起做這件事。下面兩張圖圖是某個組織的實例。上圖實例 ① 的女性領導者將「工作者」的圓圈畫得最大。可以推測她養兒育女也告一段落,現在正在全力享受工作和私生活。

反觀下圖實例 ② 的部屬和領導者同樣上班八小時,「工作者」的圈圈卻絕對不大。相反的,「持家者」和「母親」的重要性則被列在前面。事實上,這名部屬在職場上的風評也很高,並沒有輕視工作。

八種角色的工作實例1
八種角色的工作實例2

由這兩張圖中可看出,即使像這樣在同一時間同個職場工作,也可以發現每個人當下對於角色認知的重要性相差甚遠。

每個人當下對於「工作者」的感覺不同,要記得不能單憑自己的感覺,過於強迫別人加強「工作者」的角色。 只要能好好了解部屬在這個時間點的角色認知,以及當事人的角色「深厚程度」,便能在適當的時機以言行支持部屬。

## 假如不知道部屬的落差,就會連支援都做不到
現在請同時施行以下的作法。「請想像你理想中的狀態,並依據理想狀態來畫出 8 個圓圈。」以兩張工作實例圖中,部屬的範例來說,就是在詢問到「以後想要怎麼做」後,部屬便重新把「學生」的圓圈畫得更大(虛線處為改動前的學生圓圈大小)。換句話說,就是改動後的狀態,能夠讓當事人的「工作和生活取得平衡」。

原本當事人就應該要自行填補理想與現狀的差距,不過上司也可以給予關懷和鼓勵,以便協助部屬貼近自己的理想。最重要的是,透過這個作法,部屬本人也有機會加深自己的認知。

就算不刻意硬性製造做這件事的情境,也可以趁會議的空檔花個 10 分鐘左右,加深彼此的了解。

(本文出自《OJT讓員工成為即戰力》,樂金文化》

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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