如果公司實施遠距辦公，你很可能每天都接到類似的訊息： 「在嗎？」 「這要問同事才知道，但他還沒回我。」 「老闆剛剛說的我不太清楚。」

以往大家都在辦公室，很多問題只要「走過去說一聲」就能搞定。當團隊成員常不在同一空間，時不時就要傳訊息確認事情。然而，每個人的工作排程愈來愈彈性，很有可能出現「時間差」、傳訊無回應、不在公司等「找不到人」的狀況。

對於主管來說，這是遠距辦公的一大痛點：耗費更多溝通成本。《遠距工作模式》指出，解決此問題的關鍵，在於領導者要訓練員工的自主性與獨立工作態度。

刻意降低溝通次數，別「有求必應」

剛開始遠距工作時，由於不熟悉新的工作流程，又缺乏實體溝通的管道，結果往往是大量的 email 和訊息往返，讓主管疲憊不堪。但訊息量只是表層現象。更深層的問題是，如果團隊之間溝通太過頻繁，或部屬太常找你，或許意味著部屬對主管的高度依賴，大小事都要問，沒有自己判斷的能力。

《遠距工作這樣做》建議，首先可以減少溝通次數做起，一天降到2次以下，而且不必立即溝通。主管必須引導部屬，遇到問題時，先思考3件事，「你想得到什麼答案？」「你需要馬上知道答案嗎？」「公司有沒有資源可以幫助你？」確定問題的急迫性，才向外求援。

同時，因為訊息量暴增，所以也需要討論溝通禮儀與方式，才能精確闡述問題，提高溝通效率。比方說，線上問對方「在嗎？」聽者可能心想「又來了、又要做什麼」而心生排斥，不如直接把話說清楚，像是「在嗎？我想跟你討論某專案，15 分鐘就好，如果不行，我下午 2 點才有空。」兩者的區別在於，改善後的問法，一次完整表達自己的意見，以及提供「封閉式選項」，使雙方容易快速得到結論，掌控溝通時間。

提升溝通效率，比較像是「治標」，「治本」還需要主管透過授權，提高員工自主性。

《給主管的教科書》指出，交辦任務時有幾個要訣，首先是「自己示範做一次」，接著「讓部屬自己做一次」（中途不指點），最後再「檢查、確認細節有沒有錯誤」。重複流程之後，就可以把某件事情交給其他人來做。授權的優點是，員工知道什麼事情可以自己做、哪些事情才需要討論，團隊整體的作業速度也會加快很多。

5W1H法則交代工作，嘗試讓員工「自己來」

《別用你知道的方式管員工》舉例，美國電子遊戲公司維爾福（Valve）就高度授權，新人加入公司之後，會在各個專案之間輪調，等到熟練以後，可以自行決定要參與哪一個專案，擁有高度自主權。好的文化，也帶來好的成果，他們推出的遊戲銷售平台 Steam，如今占全球電玩銷售的70%。

交辦任務時，《當責主管就是要做這些事》指出，交辦事項應從低風險的團隊工作開始，並以 5W1H 的方式，告訴對方具體的工作方法，包括為什麼交給你、你要做什麼、怎麼進行、何時要完成、多久要回報一次、遇到困難怎麼辦。當員工做得好時，不忘加以表揚。

佛羅里達國際大學商學院副教授拉維．加金德蘭（Ravi Gajendran）曾說，主管可以每天調整員工需要交出的成果，把任務拆分成更小的單元，慢慢就可以放手讓員工完成，這就是授權的概念。如此一來，即使團隊處於四方，只要每個人知道自己該做什麼、能做什麼，一樣能保持靈活與效率。