金融業遠距辦公，可行嗎？遠銀數金：資料機密分級，解決法遵和資安疑慮

採訪當日，遠東國際商業銀行數位金融事業群（下稱遠銀數金）副總經理戴松志，正坐在開放辦公室角落用著筆電。問到副總沒有自己的座位和獨立辦公室嗎？戴松志說：「實施混合辦公後，數金就取消固定座位，我也要早點來才能先選位置！」

疫情之前戴松志就想提倡混合辦公的模式，但人資部和法遵部有很多考量，三級警戒恰好給了他們嘗試新工作模式的機會。

疫情期間遠銀數金遠距辦公比例達 90%，三級警戒結束前，部門辦理匿名調查，77% 員工希望維持每周遠距辦公 2 天以上。2021 年 7 月後，遠銀數金的工作模式改為原則上 2 天彈性選工作地，員工分組上班，避免來辦公室沒有位置。

他察覺，在辦公室常被日常工作占據，混合辦公提供跳脫框架思考的機會，有助於創新，這對服務新創客戶為主的數金事業來說很重要；再者員工也可利用辦公地點彈性的優勢，參與外部課程後不必再進辦公室，「工作本質不是地點、穿制服，而是有沒有把事情做好。」

依經手資料機密程度，彈性設計遠距天數

體會到混合工作的優勢後，遠銀數金向總部爭取繼續實施。戴松志表示，說服總部的理由有 2 個：一是疫情間遠距辦公，64% 員工能維持同等效率；二是節省辦公室租金，即使未來員工人數增至 70 人，50 人的位置就足夠，換算一年可省 200 萬～300 萬，總經理及人資部門都很支持，也盼遠銀數金成為領頭羊，讓其他 3 個事業群有參照的模範。

過去銀行業多集中員工到實體辦公室，最大的考量是法規和資安問題。資料分級就能解決問題，與法遵和資安部門討論，區分低敏感可遠端連線使用的內容，像是群體或去識別化資料，以及高敏感的資料，例如涉及客戶隱私的文件，必須在銀行內的桌機使用。依資料性質不同，將工作切割為遠距和進實體辦公室處理的 2 種類型，有些職務經手涉及比較多的機密文件，或需要應用付費授權的行銷系統，進辦公室的天數會比較多，可以彈性調整。

資安分級後，其餘工作流程轉成數位化就很容易。三級警戒後的 2 周內，主要作業系統就建置完成，包括客服專線轉至個人手機，以及應用虛擬桌面基礎架構（VDI），讓員工能遠距進入公司系統拿資料。

居家辦公的初期，遠銀數金規定部門主管每天上午和下午各舉行一次 10 分鐘的視訊會議，每位組員需簡短報告「今天身體狀況、預計做什麼或完成什麼事、遇到什麼困難。」

調整工作回報方式，以關心取代監督，

實施幾個月後，員工反映每日視訊報告的壓力很大。戴松志表示，這種制度一開始是幫助團隊建立工作節奏，習慣在家工作後，有的部門就調整為員工自主用 LINE 回報的方式。

「重點是讓員工感受到你的關心，而不是監督或不信任他。」戴松志提到，員工報告進度時，多數狀況他都回「知道了」「繼續加油」，只有察覺員工的進度遲遲未進展，似乎卡關時，才會主動了解狀況。信任關係建立起來後，會比每月一次的績效會議有效率，主管更能即時給員工回饋。

遠銀數金實施混合辦公後，效益馬上出來。像是疫情間有位員工搬家到新竹，可能會因通勤關係考慮離職，後來與她協調每月進公司 5～7 天，人才也就留下來了。其實混合工作沒有那麼遙不可及，就看「願不願意去做」，團隊要配合更改工作流程與辦公環境，也要拿出同等的效率和成果，「很多時候那一步要踏出去，才會產生改變。」

戴松志

遠東國際商業銀行副總經理，掌管數位金融事業群，美國紐約大學電腦科學碩士畢業。遠銀數金在 2016 年成立，是遠銀的 4 大事業群之一，定位是遠銀內部的「純網銀」，與總行業務完全區隔，獨立發行信用卡和金融商品，主力客戶為新創公司及數位原住民。