愛和員工閒聊，不怕浪費時間？蔡恩全的法寶：Outlook 行事曆管理術

「退休 3 年，我每天還是用 Outlook 行事曆照表操課、用顏色區分行程。我老婆都說我是瘋子。」微軟大中華區前任副總裁蔡恩全說。

然而，這樣「嚴格」的行事曆，並非蔡恩全的天性。從惠普（HP）基層工程師，到台灣微軟管理顧問服務主管、到台灣微軟在位最久的總經理、調任大中華區副總裁。蔡恩全說，自己的性格跟一般外商高階經理人不太一樣：動作慢、喜歡跟員工閒聊。如果沒有安排好行程，時間運用容易鬆散。

「以前跟事業群主管聊天，東扯西扯，聊到他老家事業怎樣怎樣。從晚上 7 點聊到快 10 點，才想起來有件事要講，結果，3 分鐘就講完了。你說，這叫什麼時間管理？」他知道自己是個「閒聊派」，更需要把握時間把該做的事做完，才有餘裕照自己的步調，做自己想做的事。

因此，他的原則就是，事先安排、提早把事情做好。舉例來說，他在惠普當工程師時，要去美國受訓，他把去美國後要讀的書、講義先拿到手，在台灣念完才去，因此 3 個月美國訓練，每次考試幾乎都是第一名。

凡事先做一步，就能掌握升遷的機緣

「那時候資深工程師幾乎都 5 點下班，我還是小小工程師，每天念書念到 9 點、10 點才下班。」一有機會，就預先準備、主動多做事的原則，讓他可以「deliver beyond expectations」（超乎預期），在主管心中建立起「你辦事，我放心」的信任基礎。在微軟好幾次調職，都是擔任救火隊，臨危受命解決問題。

也是因為這項特質，讓他脫穎而出，接任台灣微軟總經理。「很多人技術比你好、反應比你快，為什麼機會會輪到我？事後回想，就是一些機緣，加上特質受人賞識。」

「時間管理的關鍵是，你要掌握主導權與節奏。」蔡恩全習慣事先規畫好一整年的年度計畫，把固定的大型會議，像是年度大會、年中績效會議、季度會議，預先註記在行事曆上，並保留與會人員的行程。這些屬於 non-negotiable（不可協調）的行程，有再大的事情也不會更改，「高階經理人最忌諱隨興，一旦你更改時間，所有員工的時間都會跟著變動。」

每周日晚上，他也會花 1～2 小時檢視未來一周的行程，想好隔天早上要做哪些事、達成哪些目標；連議程都在周日晚上寫好，排程在周一早上 9 點 45 分發出。排定好的行程，用不同顏色標示。例如，淡綠色代表經常性會議、紅色是重要任務、黃色是提醒、灰色代表差旅交通，連通勤時間都算在內。看到顏色，就知道活動的意義或重要性。而且，下班前一定檢視當日時間使用的情形，有沒有因為事件改變，需要調整工作排程。

他也強迫自己，一天只能收 3 次 email，在上午、下午與晚上分別撥出時段，專心處理電子郵件，把其他時間留給要務。如果員工有緊急事件，直接打電話給他，才能即時處理。

安排沉澱時段自我修復，紓解被時間綁死的壓力

除了排定的任務外，每個月他也會安排一個周五早晨，每季安排一整天，不受任何人打擾、專屬自己的反思時段。把擔憂的事情，前因後果一筆一畫用鉛筆寫下來，並思考最壞的結果如何、自己能否接受？透過這樣的方式，修復情緒。「經理人平常有開不完的會，時間被綁得死死的，沒機會抬頭看。反思能讓你跳脫每天的壓力。」

人生充滿抉擇，有專業、有人性、有價值觀，永遠在排序。

退休後的蔡恩全，仍在企業擔任顧問、舉辦演講、依照人生計畫寫書。事實上，在退休前，他就已經在思考，什麼事情最能讓自己充滿能量？他決定善用喜歡與人分享的特質，在擔任大中華區副總裁後面幾年，有機會就到不同區域舉辦講座，傳承自己的能力，也幫助自己反思一路以來的職涯經歷。不過他也坦言，過去太專注在工作上，如果時間可以重來，他會花更多時間建立工作以外的朋友圈。

「人生充滿抉擇，有專業、有人性、有價值觀，永遠在排序。不是你幹了總經理，就能解決這些問題。最好的辦法，就是提早規畫，才有餘裕安排優先次序。」蔡恩全說。

蔡恩全

台灣清華大學電機工程學系畢業，擁有 30 年外商歷練。2019 年卸下微軟大中華區副總裁一職，曾是大中華區職級最高的台灣人，也是台灣微軟在任最久的總經理。第一份工作在惠普擔任工程師，之後轉戰 IBM 與微軟，從研發、技術、業務，再橫跨至通路、行銷等領域。