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經理人月刊第211期

CEO該參加哪些會議和專案?大亞董座的時間分配哲學

2022-06-02 採訪‧撰文 簡鈺璇
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攝影師拍照的同時,大亞集團董事長沈尚弘抓緊時間簽核公文。談起時間管理,本以為會聊零碎時間、多工的方法,但沈尚弘卻說,「時間應用要有效率,並不是把事情做快,而是我要確定把事情做對,再來才是談如何把對的事情做好。」

他舉例,經營企業如同跟著員工一起划船,領導者一定要確定大家朝著同個方向划,不然有人往東划、有人朝西划,就算划得很快、握槳姿勢再標準,船也是無法前進。因此,經營者一定要把時間用在確立企業發展方向、對齊員工目標上,才能讓所有人投注的心力,都能帶來有效的產出。

反過來說,如果方向對了,至於要如何划船,反手握還是右手划,就未必那麼重要。

大約在 2010 年左右,沈尚弘認為大亞集團應該更積極思考轉型方向。大亞成立於 1955 年,長期生產電線電纜,從傳輸發電廠至家戶的高壓電纜線,到電動機車、耳機線,但隨著台灣邁向已開發國家、重大公共建設齊全,電線電纜產業的發展機會就相對受限。

沈尚弘_大亞集團董事長_2022-05-13_侯俊偉攝影_ (2)
大亞集團董事長沈尚弘。
侯俊偉攝影

花一年開動腦會議,思索和對齊轉型方向

為了尋找下一條成長曲線,沈尚弘自 2010 年起,每月一天與一級主管進行動腦會議。長達一年的時間中,有超過半年在凝聚大家共識,透過外部課程和顧問指導,讓員工認同轉型的價值,而且有能力思考企業未來的發展策略,而不是董事長一人說了算。

沈尚弘邀請台大國企系教授李吉仁、台大 EMBA 至公司開課,讓主管意識到企業轉型的重要,並強調成長動能來自第二、第三條曲線。課程的重點在於突破框架,從企業存在的本質去思考轉型方向,例如化妝品是化學事業,但化妝品存在目的是「讓人變美」,因此變美麗的生意都可以納入範疇。

在還未接觸轉型課程前,大亞曾經嘗試以電線原料「銅」為基礎發展不同的應用,像是印刷電路板用的銅粉、銅球,或結合工藝設計製作金屬手機殼,但格局不夠大、帶動事業成長的機會有限。

課後,大家再花半年摸索才想到「電線本質是傳輸能源」,可以從傳輸能源角度開發新的生意,像是朝向能源使用效率化,後來大亞就投資富田電機做電動車馬達系統;抑或是從能源傳輸上下游發展,上游是能源發電、下游則是能源儲備。

把時間投入在對的事情(確認方向),再用對的方式(找外部專家協助),企業轉型就會加速。

2014 年成立大亞綠能公司跨入太陽能產業,2015 年確立集團願景為「能源串接的領導品牌」,陸續透過併購取得 70 處太陽能電廠。不到 10 年成效就出來了,2021 年大亞年營收為 274.5 億,不僅改寫歷史新高,其中 15.75% 的獲利來自太陽能事業。

大亞董事長沈尚弘的時間管理
經理人月刊第211期

時間是有限的資源,「非我不可」的事才做

回頭檢視自己的行程表,沈尚弘說:「我的時間安排不太有明確規畫,不會切割幾點到幾點做什麼、哪件事要做 15 分鐘,而是遵循一些原則。」

首先,將時間區分工作和個人時間,每段時間是有限的,就要控制需求,排列優先順序。

在工時有限的情況下,如何判斷要不要參與專案或是主持會議?判斷準則為「這件事非我來做不可」同時「我來做會比別人好而且有 5∼10 倍效果」,也就是自己做會產生槓桿效果的事情才值得做,像是訂立公司轉型目標,CEO 就要全心投入,因為他做大家才會信服、願意跟從。

另一種是創新專案。沈尚弘舉例,2020 年大亞 65 周年要做品牌重塑,需要拍形象廣告,過去公司完全沒做過這件事、大家也不認為這件事重要,所以他就當主導者,扛起可能失敗的風險。做了之後、外部回饋不錯,同仁才相信創新求變不是口號,而是有機會實現。

「不要 burn out(燃燒殆盡)!」是沈尚弘給員工和高階主管的最後建議,他提醒,許多工作很燒腦,但靈感常常是不經意跑出來的。因此他每天花 2∼3 小時看書、吸收資訊,也運動 2 小時,更刻意留下獨處的時間、周末則開車至山上和海邊兜風放空。唯有工作與生活平衡,精神上是富足的,對工作的熱情才能持續。

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

別讓交辦變「丟包」,高績效主管的授權防守線

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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