《財星》雜誌 500 大企業的顧問茱麗葉．方特（Juliet Funt）曾經輔導過一位營養產品銷售經理敏蒂，為了爭取更多工作時間，總是犧牲午餐，並在桌上準備一罐花生醬避免血糖過低。儘管她因為突破銷售目標而獲得升職，但沒日沒夜的工作也讓敏蒂健康出現狀況，長期頭痛、失眠，最後團隊績效也不見起色，和客戶交涉開始出錯。

「我們劃了一根又一根的火柴，急切地想要燃燒自己，」方特表示，許多工作者為了達到好績效、好成果，認為只要逼迫自己再多做一些、再加把勁，就可以實現目標，實情是，當工作密度超過你的負荷量，反而會造成反效果。

但什麼才是適度又有成效的工作方式？

每分每秒都占滿的習慣，導致騰不出時間給重要的事

方特在《留白工作法：為自己創造白色空間，擺脫瞎忙，做真正重要的事》中以生柴火為例。她在某次外出度假時需要生柴火，她先在壁爐裡放一些紙和些許乾松針，再來放入幾塊火種，加上容易起火的軟木和燒得久的硬木，然而，儘管把所有能燒的東西都放入壁爐，20 分鐘過去，火還是升不起來。

她的丈夫後來教她重新設計起新的火堆。他把木柴堆成三角帳篷的形狀，讓氧氣可以流通，接著再點燃一根火柴，柴火堆就成功燒了起來。原來生柴火最重要的一項關鍵是：生火需要「空間」。

火堆的架構，其實就像我們的工作安排，缺乏空間，柴火就燒不起來。工作也不是堆愈多木柴，把每分每秒都占滿，產出就愈高。方特認為，工作者應學習規畫「留白空間」。

根據赫特福德大學心理學教授吉爾胡利（K. J. Gilhooly）的研究，當我們安靜停頓時，大腦會活躍預設神經網絡（大腦執行中心），加強洞見、反省、記憶、創意能力，也有助於提升專注力。根據康乃爾大學的研究，提醒員工休息一下，其工作精準度將改善 13%。這也是為什麼很多人常在洗澡時，迸發靈感、想出解決問題方案。

4 種策略性停頓，協助大腦恢復和思考

方特表示，策略性停頓有助於再次提振精神、增強創意力和問題解決力，這種策略性提頓有 4 種形式。第一，為了恢復體力的策略性停頓，這是大多數人的真實需求，例如瞇眼睛休息或午睡。第二，為了刪去沒必要做的事，並為真正要做的事做準備。

第三種則是為了反思，客觀看待我們的工作，釐清內心想法。例如，領英（LinkedIn）執行長傑夫．韋納（Jeff Weiner）會在行事曆安排「沒事」的時間，好讓他進行工作上的反思；而比爾．蓋茲（Bill Gates）則是會每年二度前往與世隔絕的小木屋，度過「思考周」（think weeks），一天花 18 小時閱讀，研讀報告、書籍，紀錄心得和點子。

第四種則是留時間給有產出的建設性思考。這段時間可以用來擬定計畫、孵化產品、想出溝通方式，例如行銷人員可以在這段時間裡產出企畫概念，而高階主管則可以思考策略。

既然留白、休息可以帶來的好處這麼多，為什麼工作者很難或不曾想過規畫空檔時間？主要原因在於工作者永不滿足、從眾和浪費的習慣。

「永不滿足」是指，人們認為，只要不斷付出就能換來某種成就，但是過量工作，時間拉長後容易造成職業倦怠。「從眾」就像是下班時間到，但看到所有人繼續加班，自己選擇留下，不敢說不的結果，就等於消耗自己的精力和時間做無意義的事。另外，像是準備沒必要的報告、取得上級批准或漫長的行政流程，形成的「浪費」也讓我們的行事曆滿檔，卻沒有產出真正重要的事。根據《哈佛商業評論》，工作者平均會花 28% 時間在官僚瑣事上。方特的公司計算出這些低價值工作為企業帶來的成本，平均每 50 名專業人士，每年超過 100 萬美元。

設計個人的白色空間，團隊也要加入和支持

但休息或留給大腦的停頓，多久才夠？方特指出，留白空間的時段可長可短。例如，你可以選擇花 30 分鐘到 2 小時不等的時間，休息或思考工作策略，又或是在完成一場會議，要進到下一場會議之前，花幾分鐘的時間整頓好自己的狀態。

不過，設計留白空間，並沒提升工作品質，你需要有策略的規畫上班與休息時間有解決前述「從眾」的問題。所以，如果組織或團隊願意鼓勵成員使用留白時間，將更有效果。方特舉例，德州一家小型設計公司，一開始什麼案子都接，低價搶客，為了滿足客戶無止境的要求，讓成員放棄個人生活，結果反而讓團隊不堪負荷，獲利也沒有相應成長。

於是他們重新審視工作模式，早上屬於成員的安靜時間，到 10 點半之後才會開始轉接電話、郵件，這時團隊也已有充分的緩衝，按步調進行任務。在這之後，這間設計公司一掃過去陰霾，工作成果也獲得肯定。