採訪．整理．撰文 莊彙翌
電腦玩物站長：AI 寫不出最佳文案，但能減少卡關時間！ChatGPT 提高生產力 11 技
在 2022 年 11 月推出，並在 2 個月後達到 1 億用戶數的 AI 聊天機器人程式 ChatGPT，標誌了生成式 AI 的時代來臨。
從 2006 年開始架設部落格「電腦玩物」，分享多項提升個人生產力工具的站長 Esor，也立刻投入研究、摸索各種工具，目前已在網站上分享數十篇關於生成式 AI 工具的應用情境與方法。他 17 年來不間斷地接觸各種生產力工具，分享可以應用在工作或日常上的實用技巧，總網頁瀏覽量高達近 2.6 億人次。
本業為出版社編輯的 Esor，最常使用的工具是 ChatGPT。「我每天工作，起碼使用它數十次以上。」從構想宣傳文案、規畫新書提案等創意工作，到撰寫 email、校對錯字的庶務工作，都可以請 ChatGPT 協助。
ChatGPT 雖然強大，不代表工作能從零開始，Esor 表示 「我不是請它寫出新的提案，而是把我雜亂的想法，丟給 ChatGPT 請它結構化。」 比方說，跟作者開會的筆記，就能請 ChatGPT 根據目標市場、讀者痛點、這本書的關鍵特色、可能的大綱，一步一步結構出企畫的草稿。
Esor 原本就有一套自己的筆記方法，寫一份企畫案可能僅需要 30 分鐘，但現在讓 ChatGPT 擬草稿，自己再編修，能在 10 分鐘內完成提案。他估計，ChatGPT 一天能幫他省下一小時的工時。
他認為，ChatGPT 其實就像同事，「大多數的創意工作者，最缺乏的是一個對話者，你很難找到有時間的同事跟你一起討論。」和 ChatGPT 對話，常常幾分鐘內就會出現自己原先沒想到的想法，再延伸出新文案。
接觸過無數生產力工具的 Esor 建議，先不要一頭栽進去工具中，也就是「先不要學技巧，先自問，『我工作流程的真正問題是什麼？』」有一次，Esor 花了時間學習 Notion 資料庫的甘特圖功能，但是後來驚覺，他根本不需要使用甘特圖，差點偏離使用數位工具改善工作效率的目的。
他認為，和 AI 一起順暢工作的關鍵，不是急著了解它有哪些功能和擴充程式，「先列出你一天要完成哪些任務，哪些地方常常卡關，可能是文案關鍵字、程式碼除錯，再把這些問題拿去問 ChatGPT。」
Esor 認為，應該將 ChatGPT 視為協助者來共處，雖然它無法寫出最佳文案，但不影響它幫助自己生成關鍵字、跳出卡關困境。
1. 輸入資訊與要點，輕鬆完成商用英文 email
- 告訴 ChatGPT 你的公司與職稱姓名、寫信對象的職稱姓名、邀請目的，以及時間、地點等資訊。
- 請 ChatGPT 翻譯成英文。
- 調整信件的篇幅長短和語氣，比方「簡短、熱情」或「委婉、有禮」。要注意的是，有些名詞 ChatGPT 會直譯（如公司英文名、中文書名），需另外告訴它相對應的英文為何。
- 如果覺得另外開啟 ChatGPT 對話視窗很麻煩，Chrome 或 Edge 瀏覽器的使用者可以安裝擴充應用程式「ChatGPT Writer」。使用前，須先登入 ChatGPT。
- 在 Gmail 視窗內會出現閃電圖示。官方表示，ChatGPT Writer 適用於所有網站，但在 Gmail 上有較好體驗；實測 Outlook 並不會出現閃電圖示。
- 在「Briefly enter what do you want to reply」欄位填入指令欄位，就會生成信件，也可以在欄位中修正生成內容。完成後，點選「Insert generated response」，就可以將內容直接貼上到 Gmail。
2. 摘要長篇文章，一眼掌握重點
- 將文章貼到 ChatGPT，直接告訴它文章太長，就會自動幫你生成較短的摘要。
- 覺得摘要還是太長，可以再請它以列點方式呈現。
- 為了更快抓到重點，請 ChatGPT 將列點整理成 3 個面向。
3. Excel 不熟練?請 ChatGPT 教你!
- 描述使用函數的目的，例如在試算表中，找出「元太科技」這個公司的「直接排放量」和「間接排放量」。
- 它會提供你適合使用的公式或方法，並告訴你如何使用。
- 將公式複製到 Excel 上,並修改函數的內容及範圍。此例中，須將「A：B」改成「C：E」，後方的「2」須改成「3」（選取範圍相對位置）。
4. 將數據整理成表格，還可增減資料、修改格式
- 貼上數據，描述各欄位定義，請 ChatGPT 整理成表格。
- 新資料也可納入舊表格。
- 下指令即可改變格式。
5. 輸入長篇 PDF，請 AI 根據資料回答問題
- 將檔案上傳至網站 ChatPDF「Drop PDF here」。
- 將文件上傳後，會自動生成 3 項提問，點選之後，即可看到回答。
- 如果提問不符需求，也可以在「Ask any question⋯」欄位中提出問題。如果回答中斷，只要輸入「請繼續」即可。
6. 潤飾文句、檢查錯漏字
- 貼入文章段落，請 ChatGPT 潤飾不通順的句子。
- 修飾完成後，請 ChatGPT 檢查錯漏字。
7. 將文章翻譯成中文，還可修改用字
- 貼上外語內容，請 ChatGPT 翻譯成繁體中文。
- 如果翻譯結果出現非台灣用語，可以再請 ChatGPT「把中國用語改成台灣用語」。
8. 找出數據的變化趨勢，協助判讀與決策
- 定義 ChatGPT 的身分為「資料分析師」，說明數據內容。以勞動部的性別勞動統計資料為例，就需要說明「這是一份根據性別分類的薪資統計表」，請他找出可能的趨勢或變化。
- 針對想要強調的趨勢，再生成新的圖表。
9. 搜尋線上圖片，協助簡報配圖
- 連上 ChatGPT，使用 markdown 語法（允許人們用純文字格式編寫文件，轉換成 HTML 文件），讓它提供線上圖庫的圖片；若不清楚語法為何，也可以問 ChatGPT。
- 運用 markdown 語法，請 ChatGPT 提供有關「書籍」，且不包含人像的圖片。若簡報需要大量圖片，也可再將大綱提供給 ChatGPT 參考，請他提供適合每一頁的背景圖片。
10. 規畫系列 IG 貼文，圖文一次搞定
- 先請 ChatGPT 化身為社群編輯，針對特定主題規畫系 列內容與標題。
- 將生成的標題複製到 Excel，檔案格式儲存為「CSV UTF-8（逗點分隔）（.csv）」。
- 進入線上圖文編輯工具 Canva 並選定樣式後，點選左側「應用程式」，找到「大量建立」，點選「上傳 CSV」，選擇剛剛的 CSV 文件。
- 在 Canva 右側的編輯區，選擇要匯入的區塊，點選「連接資料」，選擇指定欄位。
- 按左側的「繼續」並產生頁面，就完成了。
11. 規畫課程，發想大綱與提案
- 登入 Notion 後在空白處按空格，或是輸入「/」，會出現 Notion AI 可執行的類別，像是議程、待辦事項、銷售信件、招募信件、腦力激盪等等。以規畫課程為例，輸入課程主題和必要資訊。
- 可進一步給予其他指示編輯內容。
- 在生成文章的下方輸入「/」或空一格，就會出現可以修改或新增的項目，如翻譯（Translate）、調整語氣（Change tone）等。 點選「Brainstorm ideas」， 輸入「Notion 教學課程名稱」，就可以得到多組標題。
- 為了更吸引受眾，進一步「更吸引職場工作者的 5 個創意標題」，就可以生成「從繁忙到高效」、「專屬你的職場管理系統」等主題。
- 草稿規畫好、課程大綱也補完以後，要為這堂課程撰寫一份提案報告，直接向 Notion AI 說明：撰寫一篇主題為「從繁忙到高效」的提案報告，就可以自動生成包含背景、目的、課程內容、課程資訊、結論等初步草稿。
電腦玩物站長 Esor（黃鐘毅）profile
1979 年生，創意市集出版社副總編，2006 年設立部落格「電腦玩物」，分享 ChatGPT 等多種改善工作效率的數位工具應用，總瀏覽量近 2.6 億人次。著有《防彈筆記法》等書。
