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讓人才邊玩邊工作!巨思文化的「Workation 制度」是什麼?

2025-03-07 巨思文化 黃斯佳
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近年來大家已經越來越熟悉遠距辦公(remote work),或是在家辦公(work from home, WFH)的工作模式,利用網路、數位工具就能在不同地點有效處理工作,受到許多工作者歡迎。

而近期又有更進階的「辦公度假」(Workation),是「工作」(work) 和「度假」(vacation) 兩個詞的結合,是在家辦公、遠距辦公的進階變形,員工在離開平時生活、工作環境,甚至度假的同時,依然可利用網路、數位工具完成工作,維持一定的任務品質,被認為具有結合工作與休閒彈性優點的工作模式。

為什麼有這個制度?保持工作效率和生活平衡

巨思媒體集團提倡並落實「彈性」、「自主」、「創新」的企業文化,從 2022 年底就正式實施混合辦公制度,讓夥伴有和團隊一起調整到辦公室和遠距工作日的彈性,是因為看見並相信夥伴自主與適應新興工作模式的能力,也期望藉由推行新的制度,激發夥伴更多創造力,打造更有利於高績效人才團隊發展的工作環境。

2024 年初,巨思更推行進階的「混合辦公 2.0」,其中加入「Workation 獎勵」,只要在巨思工作達一定年資,並且績效表現優良,就可以申請為期 2 ~ 4 周不等的全遠距辦公,為願意長期在巨思發展的績優人才提供更多工作彈性。

同事談好處 1:取得工作與生活、心靈的平衡

新制度推出不久,就有夥伴積極嘗試申請,覺得公司的制度很新鮮有趣,實際體驗 Workation 後認為「可以為工作跟生活、心靈取得平衡」。

「當初看到公司推出這個政策時覺得很新穎,抱著體驗看看的心情申請」,作為申請先鋒的廣告管理同仁表示「可以去自己想去的地方工作,很舒壓」。

同部門夥伴看到有人身先士卒,也紛紛加入申請的行列,也有夥伴提到新的制度更能讓人兼顧家人與工作。

利用 Workation 回到南部家中的工程師認為:「能協助家中處理因父母年紀較大且必需在工作日處理的事務,也能在工作與陪伴家人間取得平衡。」

設計師同感:「平時因工作關係,回南部的時間有限,這次 Workation 讓我能長時間待在家,不僅陪伴媽媽,享受與家人相處的時光,也更深入體會家鄉的日常節奏。」

「沒有了通勤的壓力,能更彈性地安排工作與生活,也感受久違的寧靜與自在。」

同事談好處 2:激發自己更多靈感與潛能

遠距辦公讓夥伴可以在自己舒適的環境中工作,提高專注力和創造力,其實有著更多工作靈感和潛能的啟發。

在自己選擇的地方,夥伴能根據自己的需求安排工作環境,從而減少辦公室中的干擾。工程師表示「在家工作的時間更為完整,不會被雜事打斷,系統規劃跟開發的效率更好。」顯示遠距辦公帶來「完整不被打擾的工作時間」,並更能幫助專注思考的效率。

此外,Workation 突破日常工作時間空間的限制,讓人有更多機會投入自己感興趣的事情、學習新技能,不僅提升了生活品質,也帶來滿滿的成就感。

設計師分享:「趁著 Workation 期間,我動手整理家裡的牆面,補土、抓漏,並親自粉刷。雖然過程費時又費力,但看到家裡煥然一新,內心充滿成就感與喜悅。」「這次 Workation 不只是換個地方工作,更讓我學會新技能,也讓房子更新了一番,鄰居也因我的舉動跟進打理自家!」

混合辦公制度:最大的彈性、選擇最適合的工作環境

雖然 Workation 帶來了很多優點,也能減低反覆日常的疲勞倦怠,但遠距辦公不完全只有方便的一面,實體在辦公室工作也不見得沒有便利性。

工程師回憶在 Workation 期間「遇到新人入職需要整理筆電給同仁使用的狀況。因為此狀況無法遠端處理,所以進公司一趟。」「此時發現雖然許多工作都能遠端,但還是有些事必須要進公司才能解決。」

巨思為了讓夥伴們能在不同任務需求下擁有最適合的工作方式,選擇實施兼顧遠距和實體的「混合辦公」制度,希望幫助大家採取當下最有生產力的模式,夥伴們的實際體驗感受也證實了這樣的制度有助於提升工作能量與幸福感。

巨思 2024 年 Workation 小資訊

申請人數:5%
平均申請時間:2.71 周
遠距地點分布:國內 71.43% 國外 28.57%

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你是在帶領團隊,還是在當高級保母?交辦前「少了這一步」,只會愈管愈累

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「這個地方要不要先給主管看一下?」

Bella 盯著簡報第二頁,手停在鍵盤上。她原本想把標題寫成「年度方案回顧」,但想起上次主管看完簡報後,不只改了標題,也調換頁面順序。她心裡有點猶豫:現在傳去問,怕主管覺得她連標題都拿不定主意;先照自己的想法做,又怕晚一點被要求整頁重來。想了幾秒,她還是把檔案傳了過去。

不只簡報如此,整理客戶名單時,「產業別」和「客戶規模」要不要分開列,先問;回覆客戶的信,語氣夠不夠穩妥,先問;會議報告的結論要不要再補充一段說明,也要先問。這些確認看似都合理:她想降低出錯機率,也不想讓主管事後大改。只是久了之後,團隊慢慢養成一個習慣:遇到不確定的地方,先停下來等主管點頭。

延伸閱讀:時刻緊盯員工,是主管失敗的開始!不做「微管理」,如何避免有人脫隊?

部屬凡事先問,主管就會變成最後關卡

微觀管理常被說成控制欲太強,但在工作現場,主管多半是怕事情失控。上次部屬交來的成果不如預期,最後由主管收尾;這次主管自然會想盡早介入、看得更仔細,避免問題拖到最後才難以收拾。

問題是,盯得太細會讓部屬學到另一件事:反正主管最後都會改,自己不用太早下判斷。久了之後,部屬遇到小事也先問,主管也得花時間處理原本可以由部屬決定的細節。

根據蓋洛普(Gallup)研究,當員工覺得自己的意見被重視、能參與決策,通常更願意對成果負責。高敬業度團隊的生產力比低敬業度團隊高出 18%,獲利能力也高出 23%。想讓部屬願意多想一步,就不能把每個判斷都收回來。

一直被問細節?先用 5W2H 說清任務規格

部屬一直回來問細節,不一定是能力差,也可能是任務一開始就沒有被說完整。一句「這份報告盡快弄好」,聽起來省時間,後面卻容易出現一連串問題。部屬不知道報告給誰看、要解決什麼問題,也不知道哪些資料能用。

主管可以先把任務背景、產出、使用情境、期限、負責人、協作對象、做法和資源限制講清楚,也就是 5W2H:為什麼要做、要交出什麼、在哪裡使用、何時完成、誰來做、需要和誰合作、怎麼做,以及有哪些限制。

例如,不要只說:「這份競品報告周五前給我。」可以改成: 「周五下午 4 點前,整理 3 家主要競品的價格、通路和主打客群,做成 10 頁內的簡報。這份資料會給下周策略會議使用,目的是判斷我們下一季要先調整哪個產品線。」

任務規格清楚,主管後面就少一點臨時補充,部屬也比較能掌握任務目的、產出形式和判斷方向。

如果部屬仍然遲疑,主管也可以補一句:「這件事交給你,是因為你熟悉客戶資料,也能整理出判斷依據。」讓部屬知道自己被交付任務的原因,比較容易扛起責任。

成果總是一再重改?QQCDR 幫你對齊驗收標準

很多主管以為任務名稱、期限、格式都交代了,就算溝通清楚。等到成果交上來,才發現品質不對、成本超出,甚至踩到不能犯的規則。

尤其任務涉及對外製作、委外執行或跨部門協作時,更需要把驗收標準說清楚。5W2H 說的是任務規格, QQCDR 說的是最後怎麼驗收。它包含品質(Quality)、數量(Quantity)、成本(Cost)、期限(Deadline)和規則(Rule)。

同樣是競品報告,如果主管只說「整理一下競品」,部屬可能交出一份數字一堆、卻看不出結論的簡報。若改成:「請分析 3 家核心競品,每家公司至少包含價格、主要客群、通路打法和近期促銷。簡報控制在 10 頁內,周五下午 4 點前完成,內部採購數據不能放進檔案。」部屬就更清楚成果要符合哪些條件。

驗收標準先講明,主管就不用在過程中一直補充:「這個也要」「那個不能少」。部屬也不會做到最後才發現,主管心中的及格線和自己想的不一樣。

依 10-80-10 畫出容錯範圍,執行期才不用一直插手

主管會忍不住插手,多半是不清楚部屬出了什麼狀況可以自己處理,什麼狀況一旦出錯就難以補救。界線沒有畫清楚,每個小偏差看起來都像可能出事。

這時可以用 10-80-10 來分配管理力氣。 前 10% 先對齊目標、規格和標準,同時說清楚這件事為什麼重要、對部屬有什麼期待;中間 80% 讓部屬自己執行;最後 10% 主管陪著收尾、給回饋,確認成果符合當初設定的標準,避免又把成果拿回來自己改。

中間 80% 要能真的交給部屬,主管得先說清楚容錯邊界。例如:「單筆花費 5000 元以內,你可以先決定;如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程,就要先回報。時程如果需要調整,也要提前說,不用等到期限前才講。」這樣部屬知道哪些地方能自己處理,主管也不用看到一點變動就急著介入。

延伸閱讀:別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

把追蹤節奏和授權邊界,帶回職場練習

經理人

主管真正卡住的,往往是放手之後該怎麼追蹤。當任務重要、部屬又還不夠熟悉的時候,主管很容易讓確認進度變成逐一審查,給的建議也不知不覺變成指令。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配陪跑方案,協助主管在真實任務中練習交辦後的追蹤與授權:

1. 搞清楚哪些事可以交出去: 課程會帶你拆解任務風險,判斷哪些事可以讓部屬自己決定,哪些狀況必須回報主管,避免一擔心就全程插手。

2. 找到自己的追蹤節奏: 陪跑方案會搭配每周作業,練習安排任務前段、中段、完成前的確認方式,讓主管掌握進度,也讓部屬保有做事的空間。

3. 從回饋調整怎麼介入: 主管最難判斷的是哪裡該放手、哪裡該介入。陪跑方案提供學員問題回覆與直播 QA,協助你把工作現場遇到的狀況拿出來討論,修正下一次追蹤與授權的做法。

資料來源:Gallup Q12 Meta-Analysis

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