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叫 AI 寫企劃,但結果像小學生作文?Anthropic 公開 5 大提問技巧提升輸出水準

2025-07-25 商業周刊 王貞懿
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AI 需要明確指導才能產出好結果。看完本文,你可以學到提升 AI 回覆品質的五大技巧,讓它變身你最得力的職場、生活助手。

跟 AI 說「幫我寫企劃」,結果它給你小學生作文。問「怎麼投資比較好」,AI 開始講一堆教科書理論。

這些場景是否似曾相識? 問題不在 AI 太笨,而是我們的指令太模糊 。AI 就像剛入職的聰明新人,你不說清楚要什麼,它就只能憑猜測行動。

與 AI 有效溝通已成為關鍵職場技能。好消息是,Claude 開發商 Anthropic 最近發布了官方指南,掌握幾個核心技巧,就能讓 AI 真正成為你的工作助手。

用這 5 招下指令,讓你的 AI 越用越好用。

延伸閱讀:AI 免費版不夠用?ChatGPT、Copilot、Gemini、Perplexity、Claude 付費方案、適用族群一次看

指令技巧 1:越具體越好

別說「寫篇文章」,要說「為 25-35 歲上班族寫一篇 1000 字的理財入門文章,用輕鬆對話語氣,要有實用建議」。

就像給同事分派工作一樣,把需求組織成條列式清單,AI 會更容易理解執行。關鍵資訊包括:

  • 最終用途:這個結果要用在哪裡?

  • 目標受眾:給什麼人看的?

  • 具體規格:字數、格式、風格要求

  • 成功標準:什麼算是好的結果?

指令技巧 2:給範例是王道

想要什麼格式就給什麼範例,這招叫「多次示範提示」,能大幅提升準確度和一致性,AI 就不會自己亂發揮了。

範例是獲得精準、理想結果的秘密武器。 你可以直接貼上理想的文案風格,然後說「請依照這種風格寫產品介紹」。或者要求 AI 先讀取特定網頁:「請閱讀這個網址的內容,總結資訊並列出五個重點」。

指令技巧 3:讓 AI 慢慢想

加上「請一步步分析」這句話,AI 會把複雜問題拆解,給出更精準答案。 就像考試時要求「請詳述解題過程」一樣。

這種「思考鏈」提示法讓 AI 分解問題,逐步處理,產生更準確結果。實際應用:

  • 「請先列出解決方案,再逐一評估可行性」

  • 「分析時請先說明背景,再討論優缺點,最後提出建議」

指令技巧 4:指派角色

直接告訴 AI「你是資深編輯」、「你是投資顧問」,它就會用該專業角度回答。這招在法律分析、財務建模特別有效。

不同角色帶來不同專業深度:

  • 「新聞編輯」→ 簡潔、客觀、重點突出

  • 「學術研究者」→ 嚴謹、詳細、引用豐富

  • 「親切老師」→ 循序漸進、生動易懂

  • 「理財規劃師」→ 實用建議、風險評估

指令技巧 5:允許 AI 說「不知道」

明確告訴 AI「不確定就說不知道」,能大幅減少胡說八道。還可以要求它提供資料來源,無法引用就撤回說法。

AI 有製造、幻想內容的傾向,即使資訊不足也會嘗試回答。你可以要求 AI:

  • 為每個聲明標註信心程度

  • 提供支持說法的來源

  • 找不到支持引文就撤回聲明

  • 明確區分已知事實和推測內容

延伸閱讀:別錯怪 AI 不聽話!拆解 ChatGPT 常見的 7 種使用錯誤

進階技巧:持續優化

別期待第一次提問就得到完美答案。檢視初始回應的弱點,透過後續提問來增加深度。

例如, 如果 AI 給了簡單的案例研究,你可以說:「將案例情境擴展到 300 字,提供更具體的實際情境。」接著持續用後續問題填補細節,就像跟人類專家深度訪談一樣。

這個過程其實在培養你的批判性思維。要提取有用資訊,你必須學會設定明確目標、理解受眾需求、評估資訊品質 —— 這些都是現代工作者必備的核心技能。

最重要的是把 AI 當作思考夥伴而非替代品。它能幫你快速產出初稿、整理想法、提供不同角度,但最終的判斷和創意仍然來自你的大腦。掌握這些技巧,讓 AI 真正成為提升工作效率的得力助手。

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本文出自商業周刊,原文標題為:為什麼別人問 AI 都比我厲害?Anthropic 公開 5 句讓 AI 聽懂、答對的實用問法

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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