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e-mail禮貌學5大要點

2019-10-14 16:25:18
Managertoday
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**1.要發信,該怎麼做?** 發e-mail之前請先思考一個問題:這封信對收信者來講是必要的嗎?記得寄出前再重頭看一遍,確定所提供的訊息夠清楚、精確,以免浪費收信者的時間。 此外語氣

1.要發信,該怎麼做?
發e-mail之前請先思考一個問題:這封信對收信者來講是必要的嗎?記得寄出前再重頭看一遍,確定所提供的訊息夠清楚、精確,以免浪費收信者的時間。
此外語氣也很重要,發給同事的mail可以展現你的幽默,但是如果是寄給高階主管或是不熟的人,最好還是莊重一點。
** 2.要轉寄,該怎麼做?**
當你想要轉寄e-mail時,請記得先過濾轉寄的對象,不要將信轉寄給太多人,尤其是匿名的mail更要特別小心。
** 3.要回覆,該怎麼做?**
不要輕易按下「全部回覆」,除非你完全確定要這樣做。要回覆前,最好先想清楚哪些人才需要接到回覆的信件、何時需要回覆。
** 4.要附檔,該怎麼做?**
附加檔案的最佳原則,就是除非必要否則絕不附加檔案。舉例來講,很多時候用超連結的方式來傳送訊息,往往比在mail中附加個5MB的檔案更為方便。
** 5.寄錯了,該怎麼做?
** 當你發現寄錯mail了,要馬上聯絡對方,表達歉意並加以解釋。如果你覺得事態的嚴重性可能會超出你能控制的範圍,一定要趕緊向你的長官報告。