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日本簡報達人:公司不需要不懂簡報的員工,90%的工作由簡報決定!

2019-10-21 01:07:53
Managertoday
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一般人對於簡報往往有很多誤會,以為「簡報」就是站在臺上指著投影片說話。認為只要做出漂亮的圖表、舌燦蓮花外加口若懸河,就能以驚人氣勢Hold住全場,甚至還能像TED那樣令全場振奮不已。 但事實上,「簡

一般人對於簡報往往有很多誤會,以為「簡報」就是站在臺上指著投影片說話。認為只要做出漂亮的圖表、舌燦蓮花外加口若懸河,就能以驚人氣勢Hold住全場,甚至還能像TED那樣令全場振奮不已。

但事實上,「簡報」並不只是指這種說明性的技巧。

我們幾乎每天都會進行「某種形式的簡報」,不管是日常工作進度報告、對上司提案、對部屬的任務指示……全都需要簡報技巧;反過來說,簡報的優劣也能決定日常所有工作的品質。這種「在短時間內有效將訊息傳遞出去,並請對方立即採取行動」的溝通才叫簡報,是現代職場的必備能力。

日本簡報專家車塚元章將簡報細節一一拆解,提出58個簡單卻扎實好用的技巧。只要懂得如何將這些技巧運用在工作上,不但能提高客戶的滿意度、得到應有的工作評價,還能增強部屬的主動性。

簡報──能運用在任何工作的萬能技巧

現在這個時代,速度才是職場最重要的命脈。「在短時間內有效地將自己的訊息傳達給對方,請對方立即採取行動」逐漸成為必備能力。

不能再靠默契推展工作

過去業務上往來的人很少,如果不用多說什麼,就能理解彼此的想法、展開行動,那也挺不錯的。但現在必須和各式各樣的人一起推動龐大的計畫,有很多機會與價值觀各異的人們合作,也就更有可能造成「說了」「沒說」「聽到」「沒聽到」等誤會和糾紛。

工作上的溝通不能只靠默契,必須清楚地表達出來。尤其是「傳達自己的想法和意見,使對方理解、展開行動」的簡報力,更是工作所必須追求的能力。

對方對你的評價取決於簡報力

主管或客戶對你的評價,將由這些日常簡報決定。

不管我們對今天的工作表現有多滿意,頂多只是自我滿足而已。如果不把「自己做了哪些事」「未來打算做什麼」傳達給其他人、獲得他人的認可,就無法加薪,更不可能升職。

當然,成就感和滿足感很重要,但除此之外,如果無法獲得來自他人,尤其是主管的評價,對上班族來說,是沒有意義的。

以兩個同期進入公司的業務員A和B為例,即使兩人的業績完全一樣,但是B會清楚讓主管看到自己的工作成果,並做出有條理的報告,因此能獲得較高的評價。開會時也一樣,A在會議中往往一言不發,而B的發言雖然不一定切中要點,卻仍不斷提出自己的主張。周圍對兩人的評價當然也會有所不同。

對上班族來說,這種宣傳公司商品、展現工作成果、提出意見的技巧,已經算是必備技能;當然,並不是這樣就能打遍天下無敵手,但想要獲得相應的評價,還是需要培養出簡報力。

這麼一來,就能成為領先對手一步的商界人士。

嚴守時間 獲得信賴的必備條件

不可讓準時的人等待

「人還沒到齊,所以我們再等五分鐘,簡報從十點五分開始。」

各位是否參與過這樣的活動或講座?這種事雖然常常發生,但在自己的簡報中,一定要避免這種狀況。

簡報必須嚴格遵守時間限制。無論如何,開始與結束的時間就連一分鐘也不能延遲。觀眾為了聽你的簡報,撥出寶貴的時間,所以說什麼都不能為了遲到的人浪費。

「雖然人還沒到齊,但已經到了預定的十點鐘,我們就開始今天的講座吧。」

請果斷地這麼說,並開始簡報。

時間分配也是簡報能力之一

除了要準時開時,也要準時結束簡報。

「雖然已經稍微超過預定時間了,但最後請再讓我說一件事。」

這句話也是常聽到的說詞,但這卻是講者絕對不能說出口的話。因為這等於告訴觀眾「我沒有控制時間的能力」,也就等於講者宣告自己的失敗。

進行簡報時,常常一不小心就會過度投入,這也想講、那也想講,使得簡報很容易超出原本預定的時間。儘管如此,還是務必要準時結束,能在時間到之前結束更好。毫無疑問的,觀眾一定歡迎講者這麼做,而且還會覺得這是一場不錯的簡報。因為對觀眾來說,坐著聽別人說話本來就是一件很累的事。而且有些觀眾說不定還在簡報結束後安排了其他事情。

此外,像競圖比賽之類有許多講者參加的簡報場合中,絕對不能有「因為前一位講者超過時間,所以自己稍微超過一點也無所謂」的想法。即使你的簡報只延後一分鐘,一樣會帶給下一個講者與主辦單位困擾;當然,對觀眾來說也是很困擾的事。

把握自我宣傳的絕佳機會 成為獨當一面的部屬,獲得主管信任

對主管來說,評價最高的部屬是「不用照顧的部屬」。換句話說,就是「不但能獨立行動、做出成果,還能主動把需要主管確認、批准的事項,確實跟主管『報連商』的部屬。」

只要能夠巧妙運用「報連商」技巧,主管對你的評價就會提高;如果你的目標是更上一層樓,當然必須學會「在何時、對什麼人、針對哪件事、以什麼方式」進行「報連商」的技巧。

其中,「在何時」,也就是「時機」是最重要的一點。基本上,主管都很忙,因此把握時間在主管想知道的時候,簡潔有條理地針對主管想知道的資訊進行「報連商」是非常重要的。

這時,就需要應用簡報技巧。

報告

「報告」指的是通知(提出指示的)主管工作進行的狀況、經過和結果等等。部屬如果需要獲得新指示,以便進入下一階段,也必須進行這個步驟。這時,你的主觀想法與意見也能成為參考。

「今天完成第三階段的業務了。處理第二階段的○○時,雖然花了一點時間,但是在△△先生(小姐)的幫忙下,得以順利結束。不過,我覺得第二階段○○的步驟好像有點難以理解呢。」

連絡

「連絡」指的是與主管及其他相關人員分享客觀資訊,這時就不能摻雜你的主觀想法和意見。

「明天第四階段業務將由所有同仁一起進行,因此,請在早上十點到作業室集合。」

商量

「商量」指的是不知該如何判斷或感到不安時,向(提出指示的)主管尋求意見和建議。有些事情除了可以找提出指示的主管,也可以找有相同經驗的前輩或其他部門的同事商量。

「關於於第四階段業務中的○○,我對實際上要這麼操作感到有點不安。請問您有沒有什麼好的建議?」

「報連商」簡報

我認為,像這樣的「報連商」,應該在每天的工作中進行。同時,也請你在報告和商量全部結束後,偶爾試著向主管提出建議。

這時也有一個巧妙的方法,既可以稍微捧一下主管,又能發表自己的想法。那就是在徵求主管意見的同時,也把最後的選擇權交給他。

「在減少客訴的策略方面,我想了A、B兩個方案。我覺得B方案比較好,但還是想聽聽經理的意見。」

(本文出自圓神書活網,原文請按此連結

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