Managertoday 經理人

當老闆加你到Line群組,你必須小心的事!

2019-11-19 09:15:11
Managertoday
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你的Line或其他網路社群,設定很多群組,主要為了跟同一組人方便通訊。這個群組可能是老闆要你加進去的,無論成員是12個、或是140個,小心你貼出的內容.......不要成為無意義的訊息。 有人不斷地

你的Line或其他網路社群,設定很多群組,主要為了跟同一組人方便通訊。這個群組可能是老闆要你加進去的,無論成員是12個、或是140個,小心你貼出的內容.......不要成為無意義的訊息。

有人不斷地發送「早安」「晚安」,有人分享轉寄不知來源的健康知識,或是發表對總統候選人的激烈看法。叮咚叮咚嗡嗡聲,讓你不得不告別這個群組或某人;或是,當你實在無法退出群組時(例如你是市府團隊 XD),不知道該拿這些訊息如何是好。

因為它反而占據了你檢視真正重要訊息的時間和心力。在訊息響起的一瞬間,我們就分心了,看到無關緊要甚至還需要查證的訊息時,不免想要摔機。

請不要讓你成為這樣的人;也不要因此怪別人已經疲乏,而沒有注意到你其實重要的訊息。你的訊息可以變成「有目的、自尊、意義的聯繫」。在亞馬遜冠軍暢銷書《管理你的每一天》(Manage your day-to-day),包括賽斯.高汀等全世界頂尖20位創意工作者,都有自知之明:「這是一場專心與分心的戰爭。」這些成功人士未必有著過人的天賦,但是懂得自我管理的訣竅。

忙著收取/回應一則短訊,影響你的並不只是3分鐘,而會影響你15分鐘或一小時。

把問題歸咎到工具上很簡單,但真正的問題在我們。梭羅說:光「忙」是不夠的(螞蟻也很忙),要問的重點是,我們在忙什麼?

在必須隨時接收叮咚、看似一心多用之外,你還能全心傾聽會議中的討論嗎?還能專心工作、磨練思考嗎?

讓我們來看看這些成功人士如何戳破工作迷思。

一心多用,不是才能。

--心理學家 克里斯宣.傑瑞博士

人的心智只有做高度自動化的行為時(例如走路),才能一心多用。需要專心注意的事,根本無法一心多用,只能轉換工作(task switching),也就是在不同的要求間轉換注意力。一次做兩件或更多事,感覺上似乎是非常有效率,但其實我們只是先做A事,再做B事,然後再回來做A事,而且熟練度與準確度絕對比不上專心只做一件事。

一心二用不是我們唯一的煩惱,更危險的或許是我們表面上專心工作、但同時還開著電子信箱和社群媒體網站的習慣。只要其中一個程式一聲呼叫,就能讓我們對突然而來的訊息感到興奮不已,在那一瞬間,我們就分心了。

可是,我們失去的不只是回覆訊息的時間;我們還得費力地重新找到被打斷之前的工作「步調」。微軟辦公室曾做過一個頗具戲劇性的實驗:以兩週時間監看二十七名員工的工作模式。員工回訊息時不只平均分心十分鐘,還會利用這段休息時間把其他應用程式看過一遍,也就是說,等回到主要工作時又過了十到十五分鐘。有時分心的時間長達數小時。

我們或許會告訴自己,只是回一下郵件,或打通電話。但事實上,轉換工作會讓我們踏入未知的世界,把我們的注意力從重要的工作上拉開,而且時間比我們預期的還久。

克里斯宣.傑瑞博士(Christian Jarrett)
心理學家,著有《心理學概要》(The Rough Guide to Psychology)。他為英國心理學會撰寫「研究摘要」(Research Digest)部落格,也是英國心理學會旗下雜誌《心理學家》(The Psychologist)撰稿人。


讓你的訊息變得重要

--數位策略公司執行長 亞倫.迪格南

我要確定自己花在電子郵件上的時間能為某件事加分,能幫我完成更多成果。不然,讀寫這些電子郵件的目的何在?

每次收到信後,你必須決定如何衡量其中的訊息:這是我需要知道的嗎?需不需要馬上回覆?之後會需要重讀這封信嗎?需要採取任何行動嗎?需要思考與反省嗎?還有其他進行中的電子郵件、點子、工作、計畫和這封信有關聯嗎?

想要善用電子信箱,我建議採取以下的簡單三步驟:

一,認清你的複合目標

很多人都有一大串的事情想要完成,其中大多數都是簡單的工作。整理桌面、寫信給弗列德告訴他截止日期、寄發票。

有些人想要寫本書,有些人想去秘魯旅行,也有人想見偶像。未來的生意、慈善事業甚至人際關係,都迷失在這不固定的目標上,因為這些事情很難每天把它當成各自獨立的工作來處理。為了讓電子郵件成為達成目標的催化劑,你必須把那些目標放在看得到的地方。每隔四個月左右,我會找出兩到三個複合計畫,把它們列出來貼在桌上,時時提醒自己。

二,把點連成線

任何一封電子郵件都可能是達成目標的墊腳石,關鍵取決於寄件者和信件主旨。透過認清你的複合目標、把它們放在心裡最重要的地方,就會在收件匣郵件的內容、人脈、機會中,看見關係與潛力。

別只是漫不經心地快速掃過收件匣,為每封訊息多留點時間,仔細思考它和你的整體目標有沒有什麼關係?可以和誰分享這個訊息?可以回覆什麼讓事情有所進展?這是不是請求協助或建議的機會呢?這個人會不會是你的貴人?思考過這些之後,你就能依據新目的,將信件標上標籤、歸檔、轉寄、回應、封存,如此便能保持工作進度,同時著眼長期目標。

三,該放手的時候放手

你的信箱可能是擁有無限可能的藏寶箱。對創意人士來說,這點非常吸引人。樂觀的人容易認為總有一天可以分一點珍貴的時間和機會,給信箱裡那五十、一百或甚至一千封郵件。結果呢?那是永遠不可能發生的事。

想透過收件匣達到你的目標,最重要的規則是,必須犧牲會分散注意力的機會,以保住你最重要的目標。收信時,如果有點子或機會吸引你,想成為你注意力的焦點,請仔細思考它們對達成你的複合目標有無幫助。

如果沒有,或不確定的話,請優雅地拒絕它,下次有機會再挑戰。如果那真的是可以扭轉局勢的機會,而你樂觀的內在聲音也這麼告訴你,它總有一天會再找上門。

亞倫.迪格南(Aaron Dignan)
「隱流」(Undercurrent)數位策略公司執行長,為奇異、美國運通、福特汽車、古柏惠特(Cooper-Hewitt)等跨國品牌與大型機構,提供在科技日新月異的環境下規畫未來的諮詢服務。著有《加入遊戲因子,解決各種問題》


所有工具的力量,都取決於使用者的意圖。

--網站策辦人 蘿蕊.德絲坎

社群媒體讓我們比以往更能參與、擴展我們的世界,但同時也帶來一些新挑戰。和其他工具一樣,我們必須謹慎使用,讓它為我們帶來益處而非害處。

想好目的再登入

意圖清楚,行動才會有目的。但我們登入社群網站時通常沒有意圖。我們可能只是想拖時間、想分心一下,或覺得生氣、不高興、挫折,想要逃避那些感覺。研究顯示,收到新訊息時,人腦的確會分泌一陣短暫的腦內啡,也就是激烈運動後腦部分泌的化學物質。聊自己的事也會刺激大腦中的獎賞中樞,讓講述自己的日常活動更有吸引力。

我們總是在線上,總是準備好要發現、消耗、分享訊息。我們想知道一切流行話題,也想看到別人分享的一切。而且,如果遠離線上世界一段時間,回來後會更有趕上話題的壓力。

眼睛看著行動裝置時,我們就無法全心關注面前的人與事。諷刺的是,我們因害怕錯過訊息而使用社群媒體時,卻錯過了現實生活中的許多細節。

變得更有自覺

我們可以設定如何與何時使用上網裝置的規範,來開始培養自覺,覺得有必要超出此規範時,再帶著意圖登入。也就是說,只在預先決定好的特定時間登入,其他時間受到上網裝置吸引時,先自問以下重要問題:

  • 有必要分享這件事嗎?這對我的生活或其他人來說有價值嗎?
  • 能不能先專心做現在的事,晚點再分享?
  • 分享的目的是獲得肯定嗎?有沒有其他肯定自己的方式?
  • 我是否在逃避該做的事,不去面對不想做那些事的原因?
  • 是因為無聊嗎?有沒有其他事能讓我覺得更有目的,更有參與感?
  • 是因為孤單嗎?我有沒有為了有意義的人際連結創造機會?
  • 我是否害怕錯過什麼?向恐懼妥協所獲得的滿足,是否值得錯過眼前的一切?
  • 我是否因為想跟上話題的壓力太大?能不能放棄昨天的對話,加入今天的話題就好?
  • 我可以單純地活在當下,不找事情去填滿這段時間嗎?
  • 我是否只想不花腦筋地玩樂一下?

(最後一個問題非常有用──只要知道自己在做什麼,而且是有意識地選擇去做。)

有目的、自尊、意義的聯繫

談到謹慎使用社群媒體,有一部分是認知並對付這種強迫使用的本能。另一方面則是選擇有意識地利用社群媒體,滿足他人和自己本能上的需求。

那些最滿足的人注重的不是人脈的量,而是質。對他們來說,最重要的是展露真實的自己,而不是奮力塑造、維持偽裝的表面形象。他們透過在網路上結夥、在現實生活的活動中見面、來往時全心關注對方,將他們與人的連結帶往更深刻的層次。他們記得在每個工作任務的背後,都有個人的目的。

我們把重點放在滿足自己的核心需求、也協助他人滿足需求時,會讓自己覺得更滿足,也因此更有效率。由於每次的參與都有意義,對雙方都有益處,我們就能增強自尊、歸屬感、目標更明確、成長更多、人脈也更多,形成自動永久存在的循環。

為了做到這點,必須挑戰那份──讓你不由自主做出反應、無法有意識地進行的憂慮:害怕錯過其他地方的人脈或資訊;擔心自己的聲音沒有人聽到;懷疑其他人表現得更好,自己落後了。

我們都在學習如何與何時設定界線,或徹底休息來恢復、充電。我們也不斷發現社群媒體為個人與專業成長提供無數機會。

但所有工具的力量都取決在你的意圖。

蘿蕊.德絲坎(Lori Deschene)
tinybuddha.com 網站創辦人。tinnybuddha.com 是以人生智慧為主題的社群網站,分享全球讀者提供的故事和觀點。她以團體形式經營網站,因為她相信,我們都有一些可以教導與學習的事。著有《小佛陀:解答人生艱難問題的簡單智慧》(Tiny Buddha: Simple Wisdom for Life's Hard Questions)。

(摘自《管理你的每一天:建立好習慣、鍛鍊注意力、磨練創意》

(本文出自圓神書活網,原文請點此。)

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圖片來源 / Japanexperterna.se via Flickr, CC Licensed