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面對主管無理的要求,你可以試著這樣說…

2015-09-16 整理 吳硯文
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18歲的麥克高中剛畢業,找到一份餐廳服務生的工作。這家店雇了10名員工,每天營業14小實,一周7天無休。對這樣的公司來說,不僅員工流動率高,缺勤也是個問題。

麥克從高三起就在這裡打工,畢業後成為全職員工。個性正直、負責的他,除了做好份內工作外,也常常在店經理的要求下,為別的「生病」員工代班。

這讓麥克對這份工作又愛又恨。他喜歡為人們服務,但毫無規律的工作安排,卻影響到他的生活。更煩的是,經理動不動就要他代班,雖然他很不情願,但卻不知該如何回應經理的要求,擔心拒絕後會被經理冷落,甚至炒魷魚。

美國權威心理學家曼紐爾.史密斯(Manuel Smith)在《我說不,沒有對不起誰:用「拒絕」,強勢取得人生主導權》一書中,提出7個拒絕被人操控的溝通技巧:

1.唱片跳針法:以平靜的語氣,透過重複的模式,一而再、再而三地說出你心中的想法。

2.自由訊息法:在日常交談中,辨認出對方話語所透露的一些簡單線索,瞭解他對什麼感興趣、看重什麼等。

3.自我表露法:接受他人針對你各方面的批評,甚至自己主動開口談論,進而改善人際關係,減少他人的操控。

4.模糊重點法:面對批評,平心靜氣承認「對方說的可能有道理」,藉此學會接受批評,也保有你自我評價的權利。

5.自我否定法:無論面對善意或惡意的批評,都感同身受地堅定表示贊同,並承認自己的過錯和失誤,但不必感到內疚。

6.否定詢問法:主動鼓勵他人對你提出批評,對於有用的意見加以運用,若是帶有操控意圖的看法,則徹底排除。

7.可行折衷法:無論何時,只要你覺得不傷自尊,就可以向對方提出可行的折衷辦法。


星期五深夜,經理又打電話來了。麥克試著用上述7種技巧跟經理溝通,希望這次可以坦率說出自己的想法。

經理:麥克,格雷病了,我要你明天上午來代班。
麥克:哎呀經理,我明天有事,去不了。
經理:喔,你的事情必須取消,我明天需要你。
麥克:我相信您確實需要我,但我就是去不了阿!(模糊重點法+唱片跳針法)
經理:是什麼事呢?看醫生?
麥克:不,沒那麼嚴重,我只是明天去不了。(唱片跳針法)
經理:你有什麼事呢?
麥克:是私事,經理,只是一件我很久以來就想股足勇氣去做的事,所以明天我去不了。(自我表露法+唱片跳針法)
經理:不能過兩天再去做嗎?你這樣讓我很為難。
麥克:我明白,經理,不過要是我這次再拖延,很可能永遠都做不成了,這會讓我恨死自己,所以我明天去不了。(模糊重點法+自我否定法+唱片跳針法)
經理:還是說,你明天來,讓你星期天不用上班。
麥克:我相信您會這樣安排,但經理,我明天去不了。(模糊重點法+唱片跳針法)
經理:唉!這讓我很為難,我不知道還能找誰代格雷的班。
麥克:的確很為難,不過,我相信您會想出辦法來的。(模糊重點法)
經理:格雷星期二也可能會缺勤,要是他沒來,我還是想找你代班。
麥克:他可能會因病缺勤,不過我星期二也代不了班。(模糊重點法+唱片跳針法)
經理:那我要找誰呢?
麥克:我不知道。(自我表露法)
經理:這樣我很難接受阿麥克,你以前一直都很可靠的。
麥克:的確如此,經理。我不知道怎麼回事,不過以前無論您什麼時候叫我,我都隨傳隨到,不是嗎?(模糊重點法+自我否定法)
經理:嗯,那我得另外找一個可靠的人才行。
麥克:是的,不過您不妨在下次需要人代班時,打電話給我,雖然不知道我去不去得了,不過問一下也不會有什麼損失。(模糊重點法+可行折衷法)
經理:好吧,到時候再說。
麥克:希望您能找到人代班。

圖片來源:Anne-Lise Heinrichs via Flickr, CC Licensed

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我說不,沒有對不起誰:用「拒絕」,強勢取得人生主導權

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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