現代人每天工作都很忙，但如果一直埋頭在工作裡面，沒有休息，很容易就會感到疲倦，精神無法放鬆，做事也變得沒有效率。更糟糕的是，你會連獨處、思考的時間都沒有。

因此，工作的安排不應該一個接一個，中間一定要有轉圜的空檔與時間。例如，一件事情告個段落後，休息個十分鐘、二十分鐘，然後再工作，那就是一種轉換。

除了刻意安排時間切換情境外，把工作和生活融在一起，也是我轉換的另一種方式。

有人講「工作時認真工作，玩就盡情地玩」，但我是混在一起的。我隨時可以批公文，祕書傳給我的訊息，我也會馬上回覆，不會耽擱很久。或許已經下班，或許在山上、在車上，我隨時都能處理工作，即使旅行時也一樣。加上現在什麼都電子化，做這些事就更方便了。

我的做法比較像是把工作分散、時間分散，而不是集中起來，拚命在工作。如此一來，你隨時可以切換到不同的情境與心境，不會覺得壓力很大。也許有人會說，放假時還要工作，太辛苦了。事實上，這是心態的問題，你把它看得很自然，就不會覺得辛苦。

把複雜簡單化

此外，時間管理的另一個重點就是我一直強調的「複雜簡單化」，無論講話或做事都要有焦點，不能什麼都講、什麼都做。

我常看到很多員工，開會做了二、三十分鐘的報告，事情好像講很多很多，但聽的人完全不知道重點在哪裡。這是把簡單的事情複雜化了，我會覺得這種報告是在浪費大家的時間。還有一種人，簡報投影片做得很複雜，報告寫很長，好像以為寫愈多愈好。

你做簡報的目的是什麼？是要告訴大家一個概念跟主張，而不是告訴人家你很用功。你要把重點講出來，最好用一張圖就能讓人知道你在講什麼。所以，每個人都要練習抓重點，否則花那麼多時間準備簡報，效益並不好，那是很可惜的一件事。

不要做吃掉時間的事

當主管的人什麼都做，自己很辛苦，部屬也會沒有責任感，全部等著你下指令。結果是主管疲於奔命，重要的事反而沒時間做。

反過來說，如果你是一般上班族，就要知道部門最重要的任務是什麼、老闆的期望是什麼，儘量把時間放在重要的事情上，而非不分輕重緩急，有事情就做。

每天每天，把時間花在有意義的事情上頭，久了就會看到成果。

人的時間是有限的，你若無法好好掌握，很快就過去了。一天過得很快，一年也過得很快，馬馬虎虎地過，雖然也沒什麼不好，但如果真的想做點事，用心一點，時間會幫你很多的忙。

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