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埋頭工作,只會讓你更沒效率!徐重仁的時間管理心法

2018-11-19 04:13:27
Managertoday
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現代人每天工作都很忙,但如果一直埋頭在工作裡面,沒有休息,很容易就會感到疲倦,精神無法放鬆,做事也變得沒有效率。更糟糕的是,你會連獨處、思考的時間都沒有。因此,工作的安排不應該一個接一個,中間一定要有

現代人每天工作都很忙,但如果一直埋頭在工作裡面,沒有休息,很容易就會感到疲倦,精神無法放鬆,做事也變得沒有效率。更糟糕的是,你會連獨處、思考的時間都沒有。

因此,工作的安排不應該一個接一個,中間一定要有轉圜的空檔與時間。例如,一件事情告個段落後,休息個十分鐘、二十分鐘,然後再工作,那就是一種轉換。

除了刻意安排時間切換情境外,把工作和生活融在一起,也是我轉換的另一種方式。

有人講「工作時認真工作,玩就盡情地玩」,但我是混在一起的。我隨時可以批公文,祕書傳給我的訊息,我也會馬上回覆,不會耽擱很久。或許已經下班,或許在山上、在車上,我隨時都能處理工作,即使旅行時也一樣。加上現在什麼都電子化,做這些事就更方便了。

我的做法比較像是把工作分散、時間分散,而不是集中起來,拚命在工作。如此一來,你隨時可以切換到不同的情境與心境,不會覺得壓力很大。也許有人會說,放假時還要工作,太辛苦了。事實上,這是心態的問題,你把它看得很自然,就不會覺得辛苦。

把複雜簡單化

此外,時間管理的另一個重點就是我一直強調的「複雜簡單化」,無論講話或做事都要有焦點,不能什麼都講、什麼都做。

我常看到很多員工,開會做了二、三十分鐘的報告,事情好像講很多很多,但聽的人完全不知道重點在哪裡。這是把簡單的事情複雜化了,我會覺得這種報告是在浪費大家的時間。還有一種人,簡報投影片做得很複雜,報告寫很長,好像以為寫愈多愈好。

你做簡報的目的是什麼?是要告訴大家一個概念跟主張,而不是告訴人家你很用功。你要把重點講出來,最好用一張圖就能讓人知道你在講什麼。所以,每個人都要練習抓重點,否則花那麼多時間準備簡報,效益並不好,那是很可惜的一件事。

不要做吃掉時間的事

當主管的人什麼都做,自己很辛苦,部屬也會沒有責任感,全部等著你下指令。結果是主管疲於奔命,重要的事反而沒時間做。

反過來說,如果你是一般上班族,就要知道部門最重要的任務是什麼、老闆的期望是什麼,儘量把時間放在重要的事情上,而非不分輕重緩急,有事情就做。

每天每天,把時間花在有意義的事情上頭,久了就會看到成果。

人的時間是有限的,你若無法好好掌握,很快就過去了。一天過得很快,一年也過得很快,馬馬虎虎地過,雖然也沒什麼不好,但如果真的想做點事,用心一點,時間會幫你很多的忙。

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