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為什麼接到任務就說「好」的人,總是升不上去?

2019-11-21 05:33:34
Managertoday
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上周跟友人吃飯的時候,有幾位朋友因為是同一家公司,所以在吃飯的時候也常常聊一些屬於他們公司的八卦與故事,我也樂得當一個好聽眾,聽聽看他們在聊什麼?

上周跟友人吃飯的時候,有幾位朋友因為是同一家公司,所以在吃飯的時候也常常聊一些屬於他們公司的八卦與故事,我也樂得當一個好聽眾,聽聽看他們在聊什麼?

「你啊!就是人太好!什麼事都攬下來做才會這樣。」Bob指著Alex 說道。Alex 說,「我覺得能幫就盡量幫大家的忙,老闆也常常交代事情給我,只是我都不一定可以幫到他的忙。」

Bob說,「你以後不要每次老闆交代你任務就說『好』,知道嗎!」只見Alex 傻傻地對著Bob笑。

聚會結束之後,他們告訴我,Alex 是最資深的助理,一直升不上去。

我在回家的路上一直想著,「每次老闆交代任務只會說『好』」,這樣子不好嗎?」先不說好不好的答案,這樣太主觀。我想先來談「除了說『好』,還有更好的方法嗎?」

接到任務的第一刻,先想問題再想對策

在工作中,每個人的任務都非常繁重,而公司是個團體,需要互相合作,所以許多人在請對方幫忙時,都會因為時間很短而省略一些細節,只希望趕快交代完畢,這不是故意的,而是時間不容許我們交代太久。事後等到接近結果時才發現,這不是自己要的,一切都太遲了。因此下次接到任務時,請先思考三件事。

第一,確認差距

舉例來說,這條生產線每小時能製造一百件產品,聽起來似乎不錯,但是其他條生產線每小時都能生產三百件呢?如果你始終不知道「別人」的標準或水平,就不知道自己的工作狀況有問題。

問題,就是「理想」和「現狀」之間的落差。「理想」指的是原訂目標、計畫標準、平均標準或他人標準。

如果你不知道「理想」,就不知道問題在哪裡,更遑論,有人連「現狀」都不知道。

例如老闆要你把一份企畫案修改一下,老闆心中的理想是把財務報表加進去,現狀是沒有財務報表無法放入年度預算中,而你對於理想與現狀連問都沒問,就可能忙了半天卻沒有達到老闆的期待。

所以,下次接到任務,先問第一句話,「這件事的『理想』和『現狀』差距有多少?」

第二,聽懂了嗎?

初進職場的時候,老闆最常對我咆哮的一句話就是,「不要一直說你懂,你根本就不懂!」

快點執行當然是關鍵,但是如果沒想明白就去做,可能更容易導致失敗。我們最容易犯的一個錯誤就是因為太急著去執行,而沒時間靜下心去思考,聽懂對方到底在說什麼。

例如,客戶今天說要A,你就立即給A方案的報價,明天客戶說要B,你就立即把B端出去賣,服務都很快,但是最後沒有成交。

請問你有聽懂客戶的弦外之音嗎?你有靜下心思考客戶的核心問題是什麼嗎?你有思考客戶要A、要B的目的是什麼嗎?你有沒有冷靜的判斷這個案子的可行性呢?

或者客戶根本不知道自己要的是什麼,你有思考如何幫他釐清問題嗎?也就是說,先別急著執行,先聽懂對方要什麼才是更重要的事。

所以,下次接到任務,

再問第二句話,「你為什麼要做這件事,為什麼要這樣做?」

第三,哪個更重要?

舉例來說,當你接到任務時,如果你手上有三件事跟對方相關,或是對方交代三件事給你,你可以先跟對方討論,哪一件要先做?

你可以用「緊急性」和「重要性」為兩軸,畫出一個矩陣圖來選擇。
1. 重要性:問題影響的範圍和大小。
2. 緊急性:如果不立刻處理,會產生什麼影響。

試著把這三件事放進這個矩陣中一起來思考,可以讓雙方更有共識。所以,下次接到任務,再問第三句話,這件事與那件事哪個更重要?

如果你接到任務時,無法立即判斷對方或自己手上還有哪些事,只會說「好」,接下來受害的可能是你。

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