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高階主管搶修的學分!事情再多都能搞定的 5 個法則

2019-11-23 05:08:37
Managertoday
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試想今天從起床到現在,你的腦中有沒有迸發任何想做、該做卻尚未完成的事?這些事情想必不只浮現一次?我們總是會想很多,但往往只是想到事情表面的問題,卻不願

試想今天從起床到現在,你的腦中有沒有迸發任何想做、該做卻尚未完成的事?這些事情想必不只浮現一次?

我們總是會想很多,但往往只是想到事情表面的問題,卻不願多花簡單的兩分鐘來思考該怎麼做。用被動的思考方式過日子,讓無力處理的心智批判你自己,反過來卻削弱了你的行動能力,結果只是浪費了時間與精力。

工作與生活被時間追著跑,對我們來說是一種痛苦的常態。從繁雜的大腦中解脫,專注於你現在要做的事,是大衛.艾倫倡導GTD(Getting things done)的唯一原則。我們都知道專注的重要,正如比爾蓋茲所說:「不管你的能力如何,只有透過專注你才能做世界級的事。」

GTD,是如何成為惠普、微軟等各大企業高階主管的搶修學分?又是如何使大衛.艾倫成為世界上最有影響力的工作思想家?

清除焦慮,聚焦思考如何行動

GTD的首要原則是「你必須清空你的大腦」,把思緒都清空,才能保持頭腦清晰、專心一致,而且創造力無窮。聽起來有點玄妙?艾倫有提供比較具體的做法:

  1. 首先,你要先捕捉到一個念頭,而這個念頭正在佔據你的心思。例如:你最近搞砸了跟一位老客戶的關係,雖然關係仍在,但有合作中斷的危機。這件事肯定讓你很擔心。
  2. 請你接下來用一句話來表達,你預期這件事解決時的理想結果:希望能跟這位客戶恢復當初的好關係。
  3. 如果你希望事情能有這樣的成果,那你實際該採取什麼樣的行動?可能是找到當初事發原因,並積極且耐心地表達溝通的意願,與客戶進一步地連絡。

這三個步驟完成之後,或許事情尚未有進展,但你理清了你期望的結果以及下一步的行動,這是讓思緒清醒、專注與平靜的重要過程。將惱人的思緒逐出腦袋,因為你已知道下一步該做些什麼。

搞定工作的五步驟,輕鬆平衡工作與生活

當然,GTD不只教你處理思緒,更想幫助你完成任務。艾倫建立了一套生活與工作都可以用的GTD模式,不管你的工作量有多少,使用這五步驟,都能讓你理清頭緒,釋放壓力,輕鬆處理好所有的任務。

在開始之前,請先確保自己有一個屬於自己的工作空間與完全空檔的時間,你將進行一個大腦的大掃除計畫,沒有人也沒有事干擾你的情況下,才得以靜下心來征服你的各項思緒與工作。

一、捕捉:把念頭寫下來,別放在腦袋裡

收集生活與工作中所有的雜事。這裡提到的是收集,所以不要急著處理,你只要把腦袋裡的事情通通寫下來就行了。要寫在紙本還是電腦,總之固定一個地方存放這些念頭,就像你信箱裡最初的收件匣,只要夠用就好,而且你必須定期清空這些工具。如果東西經過適當的分類,且不再干擾到你做後續的工作,那就沒問題了。

二、理清:當下可處理的兩分鐘原則

捕捉完你的念頭後,再一次清空剛剛收集的收件匣。這可不是全部丟到垃圾桶,而是認清每樣東西對自己的意義,以及你下一步應該採取的行動是什麼。

(1)需要採取行動時請確認你的下一步行動是具體的行為,才不會抗拒去回想這件事,導致事情無法進行。行動可分三種:

  • 立刻執行:動作可以在兩分鐘之內完成的
  • 委派他人:如果你不是執行工作的最佳人選
  • 延後執行:列為下一步的行動

而需不僅採取一項行動才能達成預期成果的承諾為專案,條列出專案清單,時時檢視情況、離期望達成的目標還有多少,讓自己感受到生活都在自己的掌控中。

(2)不須採取的行動也可分三種

  • 垃圾:相信自己的直覺,丟掉!
  • 孵化事項:目前不需要採取行動,但未來或許會需要。可列為將來、也許清單,或者在行事曆寫下備忘提示。這些清單上的項目,能讓你產生各式各樣有創造力的想法,有時你也能在不知不覺中達成目標。
  • 參考資料:應放在唾手可得之處,歸檔的方式自己要熟悉。例如以A到Z排序。將這些歸檔資料貼標分類。一年至少應當清理這些文件檔案一次。

三、整理:之後該怎麼做?

務必要將理清的任務放在正確的儲存工具中,才能確保不半途而廢,持續地信任與實行GTD。例如在行事曆上特定時間才要執行的事情,如果被放在下一步行動清單,你會發現沒有緊急要完成這項任務的必要,而一再延後工作。你會開始不信任行事曆,導致自己必須浪費時間,反覆確認自己所有清單有無遺漏的工作。

四、回顧

完成收集、理清與整理後,必須定時檢視這些清單,確定執行工作的流程。如一天的開始,請先檢視行事曆,確認特定時間及日期的代辦事項。再來就是檢視下一步行動清單,開始一天的工作。

五、執行

做出最佳的行動決策,全力去做。一天當中在適當的時間,由下而上地依序執行工作,才能不再讓你身陷例行公事,而無法實現個人或組織未來的目標與願景。

持之以恆的專注

GTD是一個全盤的時間管理系統,養成習慣才能看見成效。若能持續依循GTD,練習迅速將任務定義分類,就能更信任自己在不同的狀況下該做什麼、該停止進行什麼的判斷,彈性並快速地將專注力放在不同的工作上。這樣不僅僅是有效率地完成任務而已,清出腦袋的空間,任由創造力的發揮,成果將不同凡響。

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