整理．撰文 徐姿瑩
高階主管搶修的學分！事情再多都能搞定的 5 個法則
試想今天從起床到現在，你的腦中有沒有迸發任何想做、該做卻尚未完成的事？這些事情想必不只浮現一次？
我們總是會想很多，但往往只是想到事情表面的問題，卻不願多花簡單的兩分鐘來思考該怎麼做。用被動的思考方式過日子，讓無力處理的心智批判你自己，反過來卻削弱了你的行動能力，結果只是浪費了時間與精力。
工作與生活被時間追著跑，對我們來說是一種痛苦的常態。從繁雜的大腦中解脫，專注於你現在要做的事，是大衛．艾倫倡導GTD（Getting things done）的唯一原則。我們都知道專注的重要，正如比爾蓋茲所說：「不管你的能力如何，只有透過專注你才能做世界級的事。」
GTD，是如何成為惠普、微軟等各大企業高階主管的搶修學分？又是如何使大衛．艾倫成為世界上最有影響力的工作思想家？
##清除焦慮，聚焦思考如何行動
GTD的首要原則是「你必須清空你的大腦」，把思緒都清空，才能保持頭腦清晰、專心一致，而且創造力無窮。聽起來有點玄妙？艾倫有提供比較具體的做法：
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首先，你要先捕捉到一個念頭，而這個念頭正在佔據你的心思。例如：你最近搞砸了跟一位老客戶的關係，雖然關係仍在，但有合作中斷的危機。這件事肯定讓你很擔心。 -
請你接下來用一句話來表達，你預期這件事解決時的理想結果：希望能跟這位客戶恢復當初的好關係。 -
如果你希望事情能有這樣的成果，那你實際該採取什麼樣的行動？可能是找到當初事發原因，並積極且耐心地表達溝通的意願，與客戶進一步地連絡。
這三個步驟完成之後，或許事情尚未有進展，但你理清了你期望的結果以及下一步的行動，這是讓思緒清醒、專注與平靜的重要過程。將惱人的思緒逐出腦袋，因為你已知道下一步該做些什麼。
##搞定工作的五步驟，輕鬆平衡工作與生活
當然，GTD不只教你處理思緒，更想幫助你完成任務。艾倫建立了一套生活與工作都可以用的GTD模式，不管你的工作量有多少，使用這五步驟，都能讓你理清頭緒，釋放壓力，輕鬆處理好所有的任務。
在開始之前，請先確保自己有一個屬於自己的工作空間與完全空檔的時間，你將進行一個大腦的大掃除計畫，沒有人也沒有事干擾你的情況下，才得以靜下心來征服你的各項思緒與工作。
###一、捕捉：把念頭寫下來，別放在腦袋裡
收集生活與工作中所有的雜事。這裡提到的是收集，所以不要急著處理，你只要把腦袋裡的事情通通寫下來就行了。要寫在紙本還是電腦，總之固定一個地方存放這些念頭，就像你信箱裡最初的收件匣，只要夠用就好，而且你必須定期清空這些工具。如果東西經過適當的分類，且不再干擾到你做後續的工作，那就沒問題了。
###二、理清：當下可處理的兩分鐘原則
捕捉完你的念頭後，再一次清空剛剛收集的收件匣。這可不是全部丟到垃圾桶，而是認清每樣東西對自己的意義，以及你下一步應該採取的行動是什麼。
（1）需要採取行動時請確認你的下一步行動是具體的行為，才不會抗拒去回想這件事，導致事情無法進行。行動可分三種：
- 立刻執行：動作可以在兩分鐘之內完成的
- 委派他人：如果你不是執行工作的最佳人選
- 延後執行：列為下一步的行動
而需不僅採取一項行動才能達成預期成果的承諾為專案，條列出專案清單，時時檢視情況、離期望達成的目標還有多少，讓自己感受到生活都在自己的掌控中。
（2）不須採取的行動也可分三種
- 垃圾：相信自己的直覺，丟掉！
- 孵化事項：目前不需要採取行動，但未來或許會需要。可列為將來、也許清單，或者在行事曆寫下備忘提示。這些清單上的項目，能讓你產生各式各樣有創造力的想法，有時你也能在不知不覺中達成目標。
- 參考資料：應放在唾手可得之處，歸檔的方式自己要熟悉。例如以A到Z排序。將這些歸檔資料貼標分類。一年至少應當清理這些文件檔案一次。
###三、整理：之後該怎麼做？
務必要將理清的任務放在正確的儲存工具中，才能確保不半途而廢，持續地信任與實行GTD。例如在行事曆上特定時間才要執行的事情，如果被放在下一步行動清單，你會發現沒有緊急要完成這項任務的必要，而一再延後工作。你會開始不信任行事曆，導致自己必須浪費時間，反覆確認自己所有清單有無遺漏的工作。
###四、回顧
完成收集、理清與整理後，必須定時檢視這些清單，確定執行工作的流程。如一天的開始，請先檢視行事曆，確認特定時間及日期的代辦事項。再來就是檢視下一步行動清單，開始一天的工作。
###五、執行
做出最佳的行動決策，全力去做。一天當中在適當的時間，由下而上地依序執行工作，才能不再讓你身陷例行公事，而無法實現個人或組織未來的目標與願景。
##持之以恆的專注
GTD是一個全盤的時間管理系統，養成習慣才能看見成效。若能持續依循GTD，練習迅速將任務定義分類，就能更信任自己在不同的狀況下該做什麼、該停止進行什麼的判斷，彈性並快速地將專注力放在不同的工作上。這樣不僅僅是有效率地完成任務而已，清出腦袋的空間，任由創造力的發揮，成果將不同凡響。
####延伸閱讀 /
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