把複雜的工作變簡單,你也能表現得像專家!3 個常見且實用的方法


截止期限在即,為了保持專注,你規定自己 3 小時內不上網;又或者,你知道自己每次運動完後精神好、工作效率最高,於是每天早起運動。

這些要求都是源自於對自己的了解,組織裡也存在類似情形,透過日積月累形成的成文、不成文規定或法則,可以讓成員用有成效、更精準的方式做事。

以下介紹 3 個常用的簡單準則,讓你把工作做得更好、更有效率:

1. 做法準則:找出基本要領

任何工作都有幾個基本要領,彙整這些基本原理,不用詳述做法,只要有所依循即可,才不會限制創造力。

這個準則適用於時間緊迫、壓力大的狀況,如實況轉播、救火等。英國廣播公司(BBC)在訓練主播時,就有一套濃縮 10 年經驗的播報準則,只要把握 6 個要點,就能流暢地做轉播。

以播報運動賽事為例,(1)描述事件背景;(2)說明活動現場;(3)定時且簡潔地提供得分或成績等資訊;(4)適時解說,但不干擾觀眾看比賽;(5)提供過往數據、運動員資料等事前準備內容;(6)評價賽事的重要性及關鍵時刻。

2. 協調準則:分工合作

團隊成員常需要彼此支援互助,要有一些潛規則或默契,讓大家在工作上分進合擊。

這個原則是從大自然現象(鳥類以整齊隊形飛行、魚類群游卻不會相撞等)研究而來,強調個人只要懂得如何與他人合作共事,就算無法掌握全局,也能與群體相互配合、完成目標。

拿破崙就用過這樣的方式帶兵。由於戰場上的混亂常讓士兵分不清方向,無法確定前線狀況,拿破崙就透過「朝槍砲聲前進」的命令,讓士兵有所依循。

3. 時程準則:安排工作流水線

意思是把「行動」與某個「事件」串連起來,讓人們知道何時該採取行動。建議為每一項工作訂時限:到了 A 時間,就要做 B;工作進入到某階段,就要準備下個工作,能有效提升效率。

以皮克斯(Pixar)為例,要製作出一部動畫電影通常必須花 4 年,但是如果按照這樣的速度,公司根本無法營運。

於是,他們先訂出每年發行一部新電影的目標,連日期都選好了(在感恩節,美國全家看電影的高峰期)。接著,打造全新的工作排程,每一部電影都是第一年由一組人馬處理,第二年轉由另一組成員處理,直到完成為止。就如同汽車生產線一般,每個小組都只負責完成一部電影的某個階段,最終拼裝出成品。

這麼做的結果不但加快了製作進度,每個人也能按部就班、有憂患意識地行動。

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(本文取材自《簡單準則》,寶鼎出版)


簡單準則:活用6種準則,讓你擺脫職場與生活的複雜困境

出版社: 寶鼎出版
生活中所有你想要的事物都可以達成,你只須將它分解成幾個基本的規則!

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