當你面對新工作、新任務時，很容易碰上不知該如何解決的問題。如何找到問題根本，做出最佳的決策？如何在第一時間就克服這些問題？

前麥肯錫顧問合夥人齋藤顯一在《麥肯錫顧問教你從菜鳥變成問題解決高手！》中提到，「如果是你職場新手，其實只要在熟悉自己公司組織及業務後，做到能『推敲』出問題，並將其連結到解決問題的方向就夠了！」

第一步：從「長期資料」捕捉問題全貌

在分解問題的一開始，要先從公司及所屬部門容易取得且有助於了解全貌的數據下手。你可以參考一些企業數據，舉凡 企業整體的銷售額、銷售額的成長性、部門（或產品）別的比率、市占率（競爭力）、市占率的變化、獲利率（獲利能力）、銷售額／人員（生產力） ，都是能看出全貌的數字。

比方說，先看企業整體銷售額，主要是觀察整體趨勢，所以不需要計算到月份別、季別這麼細的單位，以年份別為單位即可。對於沒有會計、財務等相關知識背景的新手來說，看數據只要知道兩件重要的事情：

1. 公司及所屬部門的業績是否仍然成長？
目的就是了解公司問題的嚴重程度，以及將市場成長性也就是市佔率及銷售額的變化作比較，了解競爭力的變化。

2. 假如有問題存在，其嚴重性是否達到必須認真採取對策的程度？
假設如果你公司的銷售額比同產業公司的平均銷售額高，那就代表公司的成績超出市場水準，反之，就表示經營績效遜於整體市場發展，必須想出對策來解決。

第二步：不斷提出「為什麼」尋找問題

接下來，把銷售額的變動「圖表化」，並將時間拉長觀察，把觀察到的事情和疑問標記到圖表上的對應處，就形成「歸納資訊」的圖表了。

假設一家麵包店的銷售額在 2005 年 ~ 2010 年平均成長率為 2%，但在 2010 年 ~ 2015 年的平均成長率為 -1%。這時候，我們就可以在圖表上提出 「為什麼在 2005 年 ~ 2010 年銷售金額持續成長？是全品項都在成長嗎？還是只有特定麵包？」、「為什麼開始下滑？是特定的麵包嗎？個數如何？單價如何？」等，讓自己慢慢找到該解決的問題。

你也可以根據部門別、產品別的角度找尋問題，將產品組成的 % 數與年平均成長率作成圖表，全盤理解後，觀察麵包種類佔銷售額的比重變化，思考哪一種品項出了問題。

第三步：別漏看獲利能力的變化

透過數據分析，製成圖表後，釐清下滑原因並找到解決辦法，但是直到銷售額回升還需要一段時間。這種時刻，不管是銷售額成長與否，都一定要關注「獲利能力」的變化。你可以參照的數字有：經常利益及淨利。

• 經常利益：
  指公司以本業獲利的營業利益加上營業外收益（本業以外非經常發生的收益），扣除營業外支出後得到的金額。營業外支出就是支付借款利息或公司債利息等，與事業活動無直接關係。

• 淨利：
  指毛利（收入減直接的成本）減去其它成本（如人事、運輸費用，文具用品等其它和營業有關的費用），所得到的稅後最終利益。

以上述麵包店為例，可以計算出麵包事業的獲利能力，去和同一產業整體的數值，或跟競爭對手的數值做比較。如此一來就能知道自家公司的獲利能力是高是低，情況有沒有改善。不應該只比較數值大小，也要觀察「變化」。最後，當面臨營業利益率低落時，採取的措施也要因應不同的項目改變。

延伸閱讀 /

1. 產品要暢銷、決策要成功，思考就不能只從「現狀」下手！向 MIT 學解決問題

2. 不需要厚厚的報告書！一張 A3 就釐清問題、完整呈現解決方案！

（本文整理自《麥肯錫顧問教你從菜鳥變成問題解決高手》，商業週刊出版）