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開會不知道該講什麼?麥肯錫顧問:6個角度下手,讓老闆賞識你

2019-11-13 06:40:23
Managertoday
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麥肯錫管理顧問公司(Mckinsey & Company)專案經理福部周作很常在會議上不知道該說什麼,尤其麥肯錫許多專案都並非自己專精領域。但他後來發現,可以從會議的周邊,而非內容下手。並統整出六種方法,讓自己即便對專案內容不了解,也能刷一波存在感。

開會!開會!幾乎是每位工作者每天必經的行程,但我們又很常在開會時,不知道要講什麼,因此就很怕被老闆點名發表自己的意見。《優勢工作哲學》作者,麥肯錫管理顧問公司(McKinsey & Company)專案經理福部周作說:「在麥肯錫,每個場合你都得發言。否則會議隔天就會收到高階經理人的電子郵件,評價你對團隊沒有貢獻。

但他也很常在會議上不知道該說什麼,尤其麥肯錫許多專案都並非自己專精領域。直到他發現,其實可以從會議的「周邊」,而非內容下手。並統整出 6 種方法,讓自己即便對專案內容不了解,也能讓老闆、主管們看見你的貢獻,並賞識你。

1. 計時

剛進入一家新公司,或加入一個新專案,我們對會議內容、背景脈絡都所知不多,「計時」會是我們對會議最大的貢獻。許多會議會一再拖延開會時間,多半因為組員專注討論,忽略進程。此時扮演提醒大家時間的角色,就能確保所有會議重點都有在時間內討論到。

2. 提供數字

跟高階主管們開會,往往對他們討論的策略方向插不上嘴,此時如果想在他們面前表現,提供數字會是聰明人的選擇。因為高階經理人們幾乎不可能記住所有數字,所以在會議前,把重要比例、細目的數字、某個流程的詳細步驟先搞清楚或背下來,就能在討論中間把數字丟出來,加速會議效率,也能讓不同部門的主管看見你。

3. 摘要整理重點

會議動輒 1 ~ 2 個小時,很容易討論討論,會議內容就偏離重點。所以想要刷存在感,「摘要整理會議重點」是最容易的方法。你能在白板、筆記簿上記錄大家討論的重點,並在討論稍微降溫、或討論 5 ~ 6 個重點後,跳出來講一下重點,確定大家的共識。這不只能確保會議都圍繞的重點進行,還能鍛鍊你的議題掌控能力

4. 提出問題釐清疑惑

人很容易以為自己講的知識,大家都知道。但其實每個人所知有限,你習以為常的知識,說不定其他人都不懂。所以在會議上遇到這種情況,問出「可以把那個重點詳細說明一下嗎?」或「可以分享幾個例子嗎?」會是吸引大家注意的好方法,這不只能幫與會者加深對重點的理解,也能做球給發言者,給予發言的舞台,利人利己。

5. 簡要重述下個步驟

這通常會是主講人的工作,卻很容易在會議結束時被忽略掉,導致會開完就算了。這不只浪費組織資源,下次還是得再開一次同樣的會議。所以最好的方法,就是在最後跳出來問「接下來該做什麼?」你必須時時留意當下的討論漏掉什麼,確定每個步驟都有被討論到也是一種開會貢獻。

6. 連結到過去跟該主題或人物相關的經驗

最後一種可以採用的方法,就是利用跨領域思維提供解決方案。在麥肯錫,高階領導人會從跨產業的思考著手,提供洞見,像將可口可樂行銷策略應用於製藥業。這個方法比較進階,難度較高,卻能展現高度的精密思考和威信

結論

發聲在團隊中扮演非常重要的角色,常常講話,就能提高你在團隊中的可信度,還能幫你建立自信。而以上 6 個切入點,能確保你在大家都不知道該講什麼時,增加能見度和曝光度

但要注意,常常講話,也要言之有理。所以發言前要好好思考,服部周作在麥肯錫的導師(Mentor)就告訴他一個經驗法則:「發言重點在於激發不同思考,而非闡述自己的想法。不同角度的思考會帶來新的角度,然後導引出決策,如此一來你就有了貢獻。」因此,即便從周邊的角度切入,還得注意分享客觀的觀點。

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