「開會好累喔！浪費好多上班時間…」「每次開會都會超時，最後好像還是沒討論出什麼…」「為什麼會越開越多次，明明就不需要這麼勞師動眾…」

很多人不喜歡「開會」，一方面覺得消耗掉太多時間與心力；另一方面可能是覺得不太必要（尤其是既定的例行會議，容易流於形式，而非真正有所助益。）但其實，「運作好」的會議是很有幫助的。好的會議，團隊成員能提出有意義的資料與意見、辯論議題與觀點、實際做出決策，其實最有效率的共事方式。顯然，這樣的會議比較少見，大多數人還是不喜歡開會。

該如何進行一場「運作好」的會議？《Google 模式》一書中分享了幾個秘訣，這些會議規則長期被 Google 所採用，他們發現這些做法相當有效，不妨參考看看：

1. 每場會議，一定要有「決策者」

會議的每個時間點必須有明確的決策者 一 也就是要為決策承擔最大風險的人。兩個位階相同的人參與會議，通常不會產生一個好結果，因為兩人最後會彼此折衷、讓步，而不是做出困難卻最佳的決策。

2. 決策者應該「親自」做事

決策者應該負責召集會議、確保好開會內容、訂定開會目的、決定與會者，並至少在 24 小時內發送議程給與會人士。會議結束的 48 小時內，決策者應該要摘要決策及工作事項，並發送給與會者與需要知道決策的人。

縱使不是決策會議（例如：資訊交流會議、解決方案、腦力激盪會議等），也要有一位明確的會議主持人。主持人要邀請與議題有關係的人出席，準備清楚的議程與會議前工作，並於會後結束，傳送給需要知道資訊的人。

3. 不必要的會議，根本不需要開

任何會議都應該有明確目的。如果會議目的不能周詳、無法明確定義，或是會議無法達成目的，就不應該召開。決策者必須認真思考：這個會議有用嗎？召開會議的次數是否太頻繁或不夠頻繁？參加者真得能取得需要的資訊？

4. 規模應在容易運作的範圍內

不要超過 8 人，最多 10 人（仍然不太鼓勵這麼多人）。開會要讓每位與會者有表達意見的空間。如果有更多人需要知道會議結果，決策者要確保有「溝通流程」可以傳達訊息，而不是邀請他們與會，但卻只讓他們在一旁觀察。

5. 有些會議，你可以不用參加

如果這場會議不需要你，請離開！或最好在事前就婉拒。尤其是和顧客或事業夥伴的會議，更應該使用這個原則。

很多時候，我們和客戶或事業夥伴公司的一位高階主管走進會議室，原本應該是一場相當「私密」的會議，卻發現會議室裡坐滿人。如果客戶覺得需要讓全部成員與會，我們也無能為力，但我們這邊則該儘量節制，越少人參與越好。

6. 參與會議，切忌遲到

結尾時，一定要總結會議結論與工作事項。如果會議比原先安排的時間更早達成目的，就提早結束。另外，也要安排讓與會人員有吃午餐和中間休息的時段，注意這些，會讓你贏得員工和同事的敬意。

7. 開會時，就請專注在會議上

開會時，請勿做其他事。每位與會者都該專注在會議上，而非其他事務。如果要開的會議實在太多，讓人無法完成工作，建議你能排定工作的優先順序，如果有能推掉的會議，就盡量減少出席。

延伸閱讀 /

1. 向Google學30分鐘會議，從此不再開會開到死！

2. 3方法加速會議進行，終結冗長會議

資料來源 / 《Google 模式》，天下雜誌出版