開會沒效率,是因為這 7 件事沒做好!來看看 Google 的會議技巧


「開會好累喔!浪費好多上班時間…」「每次開會都會超時,最後好像還是沒討論出什麼…」「為什麼會越開越多次,明明就不需要這麼勞師動眾…」

很多人不喜歡「開會」,一方面覺得消耗掉太多時間與心力;另一方面可能是覺得不太必要(尤其是既定的例行會議,容易流於形式,而非真正有所助益。)但其實,「運作好」的會議是很有幫助的。好的會議,團隊成員能提出有意義的資料與意見、辯論議題與觀點、實際做出決策,其實最有效率的共事方式。顯然,這樣的會議比較少見,大多數人還是不喜歡開會。

該如何進行一場「運作好」的會議?《Google 模式》一書中分享了幾個秘訣,這些會議規則長期被 Google 所採用,他們發現這些做法相當有效,不妨參考看看:

1. 每場會議,一定要有「決策者」

會議的每個時間點必須有明確的決策者 一 也就是要為決策承擔最大風險的人。兩個位階相同的人參與會議,通常不會產生一個好結果,因為兩人最後會彼此折衷、讓步,而不是做出困難卻最佳的決策。

2. 決策者應該「親自」做事

決策者應該負責召集會議、確保好開會內容、訂定開會目的、決定與會者,並至少在 24 小時內發送議程給與會人士。會議結束的 48 小時內,決策者應該要摘要決策及工作事項,並發送給與會者與需要知道決策的人。

縱使不是決策會議(例如:資訊交流會議、解決方案、腦力激盪會議等),也要有一位明確的會議主持人。主持人要邀請與議題有關係的人出席,準備清楚的議程與會議前工作,並於會後結束,傳送給需要知道資訊的人。

3. 不必要的會議,根本不需要開

任何會議都應該有明確目的。如果會議目的不能周詳、無法明確定義,或是會議無法達成目的,就不應該召開。決策者必須認真思考:這個會議有用嗎?召開會議的次數是否太頻繁或不夠頻繁?參加者真得能取得需要的資訊?

4. 規模應在容易運作的範圍內

不要超過 8 人,最多 10 人(仍然不太鼓勵這麼多人)。開會要讓每位與會者有表達意見的空間。如果有更多人需要知道會議結果,決策者要確保有「溝通流程」可以傳達訊息,而不是邀請他們與會,但卻只讓他們在一旁觀察。

5. 有些會議,你可以不用參加

如果這場會議不需要你,請離開!或最好在事前就婉拒。尤其是和顧客或事業夥伴的會議,更應該使用這個原則。

很多時候,我們和客戶或事業夥伴公司的一位高階主管走進會議室,原本應該是一場相當「私密」的會議,卻發現會議室裡坐滿人。如果客戶覺得需要讓全部成員與會,我們也無能為力,但我們這邊則該儘量節制,越少人參與越好。

6. 參與會議,切忌遲到

結尾時,一定要總結會議結論與工作事項。如果會議比原先安排的時間更早達成目的,就提早結束。另外,也要安排讓與會人員有吃午餐和中間休息的時段,注意這些,會讓你贏得員工和同事的敬意。

7. 開會時,就請專注在會議上

開會時,請勿做其他事。每位與會者都該專注在會議上,而非其他事務。如果要開的會議實在太多,讓人無法完成工作,建議你能排定工作的優先順序,如果有能推掉的會議,就盡量減少出席。

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資料來源 / 《Google 模式》,天下雜誌出版

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