服務近百間客戶後的觀察:工作能力高的人,回 Email 都有個習慣


我發現,那些在職場上工作能力強的人,往往在回 Email 上,有一個共通點。以下是我在經手超過 90 家客戶後,工作這幾年間,最深刻的體驗與觀察。

我們的生活如果一天少了「聯絡」,不論工作或日常都無法順利運作。聯絡方式一年比一年進步,方便的工具一個接著一個被開發出來,我們的生活也不斷在改變、變得方便。

我認為,如果你想要成功,就必須跟上現代的速度,別無選擇。有些人在理性上明明知道必須這麼做,但實際做出的動作卻無法達到協調。舉例來說,明明可以用其他方式傳達,卻刻意選擇打電話。這樣的動作只會讓你跟不上速度,也會占用對方的時間。

常打電話的人,很少是工作能幹的

基本上,Email 之所以會廣泛普及,就是因為怕打電話會占用對方的時間,才刻意轉為文書形式。

恕我直言,我覺得常打電話的人很少是工作能幹的。我自己基本上也只有在跟店家預約或迷路時,才會打電話。另外就是出狀況時,認為有必要直接跟對方說話才會打電話。

有人會在寄出 Email 後,打一通電話告知對方,這也是本末倒置的做法。雖然在以前似乎認為這麼做是一種商務禮儀,但現在除非有必要請對方立即確認,否則只是在浪費時間。

Email 的設計明明是用來幫助省去兩個人打電話的時間,卻反而花費兩道手續的時間,這麼一來就失去意義了。

工作能力高的人,信件內容都很短

我認為寫 Email 的目的,比起大篇幅的「詳細說明」,能夠「確實傳達」更為重要。

如果是商務 Email,便以「簡潔有力的內容」為基本。理所當然地,內容不可以太過冗長。如果是想要傳達企畫內容等長篇文字,以書面告知再附上附加檔案會是最理想的做法。

不知道為什麼,長篇大論的 Email 內容會覺得不易閱讀,但如果是以 Word 或 PowerPoint 打出相同內容,即使冗長也能夠輕易閱讀。

為什麼工作能力高的人,信件內容都很短?我認為,

一封 Email 應該以一件議題為限。行程相關事宜寫一封、預算相關事宜寫一封,應該像這樣分開主題來傳送 Email。這麼一來,對方回覆時也會比較方便。

假設一封 Email 裡寫了四件議題,當中有三件議題可以立刻答覆,剩下一件議題必須做確認。在這樣的狀況下,經常需要等到該議題完成確認後,才能夠回覆。

為了剩下的一件議題而導致其他議題停下來,就白白浪費了時間。應該動一動腦筋,讓可以先進行的工作順利進行下去。

另外,Email 的內容還有一個大前提,也就是必須清楚表明目的。訣竅就在於「站在閱讀一方的立場」來寫。

如果是抱著「只要傳達出自己想傳達的內容就好」的心態,就變成跟競選人不懂投票者的心情沒什麼兩樣,溝通將無法成立。

Email 不需要寫時令問候語,也不該寫超過十行以上。我的建議是,一開始就寫出結論、每句話都簡潔有力,避免多次使用連接詞 串聯句子。

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(本文整理編輯自《為什麼麥可要穿白襪子?:36個與眾不同的反轉思考術!》,時報出版)


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出版社: 時報出版
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