BRAMANTE株式會社董事長 田島弓子
當主管後，行事曆絕不能只記自己的待辦事項！一流主管都在用的行事曆管理心法
身為主管一定有這樣的感覺──好像永遠有開不完的會；好不容易打發完上司，轉身又要幫部屬擦屁股；手頭滿出來的計畫要進行，也不知道怎麼交辦下去……當上主管後的你，運用時間的模式並沒有跟著升級！
主管最重要的任務，不是什麼都自己來，而是「推動部屬的工作」以及「提升團隊效率」。 因此，在每天有限的時間裡，不但要做好自己的工作，更需要整合團隊，妥善交辦下屬各項事務。
因此，主管的行事曆內容，應該是根據這兩大目標而發展出來的工作重點。如此一來，這行事曆就會像個戰略指揮中心，引領你看見全貌，以便運籌帷幄，進行有效分工。
《為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆？》作者田島弓子曾在微軟業務部擔任高階主管，帶領團隊做出佳績。他除了運用Outlook排行程外，還大量使用行事曆手冊、筆記本，他發現藉由「手寫」，能在腦中盤整組織進度，思考下一步的指示。
以「一週跨頁法」俯瞰工作內容
主管的行事曆活用術之核心，就是「以跨頁方式記錄一週」的頁面格式。
身為一個主管，除了自己手頭執行的業務外，更必須掌握部下及團隊的工作狀況。為了管理多樣化的工作內容，必須以「一星期」為行事曆的最小單位。一邊隨時盯著右頁的週間待辦清單，一邊將每天必須完成的待辦清單規劃在左頁，用這種方式推動整體業務。橫跨兩頁的傳統行事曆手冊，很適合用來輔助上述的「多工進行的管理腦」。
- 右頁
- 從正在進行的計畫中，切出這一週的業務內容。
- 列出部下的預定工作。
- 左頁
根據右頁內容規劃出的「每日待辦清單」。
對執行主管而言，尤其重要的是記載當週業務內容的右頁。
主管必備的行事曆管理方式，並非「今天內要做完這些工作」，而是「這星期內要做完這些工作」，以一星期為單位核對工作進度。一週的總工作量，只要能在一星期內完成即可。
部屬的工作行程更應該寫進行事曆
主管的待辦事項，內容不只有「自己要做的工作」而已。更多的是：
- 指示部下該做什麼的待辦事項（指派工作給部下）。
- 掌握部下待辦事項的處理狀況（管理部下進度）。
- 管理團隊整體進度的待辦事項（俯瞰與管理）。
這些關於管理層面的待辦事項，才更應該被列入主管的待辦清單中。若還是按照執行者時代的做法，只看「自己該做的工作」建立待辦清單，將無法達到「促使部下動手，帶領團隊做出成果」的目標。
《執行主管的教科書》也提到，將部下的預定工作寫入行事曆中，藉以掌握進度，同樣是透過業務有效增加與部屬之間「溝通量」的技巧之一。
上司帶領異性部下工作的機會愈來愈多，身為主管可能也會擔心溝通時的某句話造成性騷擾等誤解……相信不少上司都曾煩惱在職場上該提起多少私人話題。不過，只要有這份待辦事項，就不必擔心這種事了。
因為，只要增加以工作話題為中心的溝通量就好了。試想，即使上司在聚餐時親切友善，若平常在工作上從不關心或協助部下，究竟有多少部下願意敞開心房？相較之下，不如在日常工作中增加「與工作有關」的溝通量，努力建立彼此之間的信賴關係。
不懂「交辦事項表」，你就自己做到死
「把工作交給部下」是上司的職責。
率領部下的上司，最重要的職務就是「培育部下」。究竟該如何培育呢？除了管理工作外，自己手頭上也有正在執行的工作，身上背負著大量「該做的事」。在這種狀況下，想要完成培育人才的任務，就得思考如何將更多的工作交給部屬執行。身為主管，必須隨時提醒自己「是否又搶了部下該做的工作」。運用傳統類比型行事曆，逐步學會「放手的技術」吧。
- 首先，請擬定出本週應該完成的待辦工作。
- 接著，請審視這份待辦事項。
「在這份待辦事項中，有沒有應該交給部下去做的工作呢？」
「自己動手做比較快」、「自己做會比部下來得好」、「自己做比較放心」……
這些詛咒的束縛必須立刻拋開才行。
上司的工作不是防止部下失敗，而是在預設部下可能失敗的前提下，一邊協助部下、一邊促進他們成長。部下的工作表現沒有自己好；如果做同樣的事，部下花的時間比自己多，偶爾還會失敗……這些都是理所當然的事。
抱持上述觀點，將原本寫好的那份待辦事項重寫為「給部下的交辦事項」，抄在行事曆手冊上吧。
讓部下動手做出成果的三步驟是：
- 做出指示。
- 確認進度。
- 在還有充裕時間修正時檢查。
「交辦事項」有幾個重點。第一是，必須配合部下程度做個別調整與管理。 如果部下還是新手，為了預防可能的失誤，必須給予充分的工作時間。相對地，如果部下經驗相當豐富，只要給出完美的指示和完成日期即可。
另一個重點是，為了確保自己能留給部下足夠的時間，在行事曆上擬定「自己的待辦清單」時，同樣必須預留空間。 我自己在累積愈多主管的經驗後，行事曆上自己的待辦清單就愈來愈少了。因為，管理工作的重心是「交辦事項」，寫在行事曆裡的待辦清單逐漸以「協助與支援部下的工作」、「管理部門全體工作進度」等為中心。
比起自己待辦清單，更要以部下的為重；比起自己的行事曆，更重要的是部下的行事曆。
透過全面掌握團隊工作，行事曆也發揮了宛如團隊指揮塔般的作用。這或許是執行主管運用傳統型行事曆時，企圖達到的最終目標。
（本文摘自《為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆？》，核果文化出版）
