當主管後,行事曆絕不能只記自己的待辦事項!一流主管都在用的行事曆管理心法


身為主管一定有這樣的感覺──好像永遠有開不完的會;好不容易打發完上司,轉身又要幫部屬擦屁股;手頭滿出來的計畫要進行,也不知道怎麼交辦下去……當上主管後的你,運用時間的模式並沒有跟著升級!

主管最重要的任務,不是什麼都自己來,而是「推動部屬的工作」以及「提升團隊效率」。 因此,在每天有限的時間裡,不但要做好自己的工作,更需要整合團隊,妥善交辦下屬各項事務。

因此,主管的行事曆內容,應該是根據這兩大目標而發展出來的工作重點。如此一來,這行事曆就會像個戰略指揮中心,引領你看見全貌,以便運籌帷幄,進行有效分工。

《為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆?》作者田島弓子曾在微軟業務部擔任高階主管,帶領團隊做出佳績。他除了運用Outlook排行程外,還大量使用行事曆手冊、筆記本,他發現藉由「手寫」,能在腦中盤整組織進度,思考下一步的指示。

以「一週跨頁法」俯瞰工作內容

主管的行事曆活用術之核心,就是「以跨頁方式記錄一週」的頁面格式。

身為一個主管,除了自己手頭執行的業務外,更必須掌握部下及團隊的工作狀況。為了管理多樣化的工作內容,必須以「一星期」為行事曆的最小單位。一邊隨時盯著右頁的週間待辦清單,一邊將每天必須完成的待辦清單規劃在左頁,用這種方式推動整體業務。橫跨兩頁的傳統行事曆手冊,很適合用來輔助上述的「多工進行的管理腦」。

  • 右頁
  1. 從正在進行的計畫中,切出這一週的業務內容。
  2. 列出部下的預定工作。
  • 左頁
    根據右頁內容規劃出的「每日待辦清單」。

對執行主管而言,尤其重要的是記載當週業務內容的右頁。

核果文化

主管必備的行事曆管理方式,並非「今天內要做完這些工作」,而是「這星期內要做完這些工作」,以一星期為單位核對工作進度。一週的總工作量,只要能在一星期內完成即可。

部屬的工作行程更應該寫進行事曆

主管的待辦事項,內容不只有「自己要做的工作」而已。更多的是:

  1. 指示部下該做什麼的待辦事項(指派工作給部下)。
  2. 掌握部下待辦事項的處理狀況(管理部下進度)。
  3. 管理團隊整體進度的待辦事項(俯瞰與管理)。

這些關於管理層面的待辦事項,才更應該被列入主管的待辦清單中。若還是按照執行者時代的做法,只看「自己該做的工作」建立待辦清單,將無法達到「促使部下動手,帶領團隊做出成果」的目標。

《執行主管的教科書》也提到,將部下的預定工作寫入行事曆中,藉以掌握進度,同樣是透過業務有效增加與部屬之間「溝通量」的技巧之一。

上司帶領異性部下工作的機會愈來愈多,身為主管可能也會擔心溝通時的某句話造成性騷擾等誤解……相信不少上司都曾煩惱在職場上該提起多少私人話題。不過,只要有這份待辦事項,就不必擔心這種事了。

因為,只要增加以工作話題為中心的溝通量就好了。試想,即使上司在聚餐時親切友善,若平常在工作上從不關心或協助部下,究竟有多少部下願意敞開心房?相較之下,不如在日常工作中增加「與工作有關」的溝通量,努力建立彼此之間的信賴關係。

不懂「交辦事項表」,你就自己做到死

「把工作交給部下」是上司的職責。

率領部下的上司,最重要的職務就是「培育部下」。究竟該如何培育呢?除了管理工作外,自己手頭上也有正在執行的工作,身上背負著大量「該做的事」。在這種狀況下,想要完成培育人才的任務,就得思考如何將更多的工作交給部屬執行。身為主管,必須隨時提醒自己「是否又搶了部下該做的工作」。運用傳統類比型行事曆,逐步學會「放手的技術」吧。

  • 首先,請擬定出本週應該完成的待辦工作。
  • 接著,請審視這份待辦事項。

「在這份待辦事項中,有沒有應該交給部下去做的工作呢?」
「自己動手做比較快」、「自己做會比部下來得好」、「自己做比較放心」……
這些詛咒的束縛必須立刻拋開才行。

核果文化

上司的工作不是防止部下失敗,而是在預設部下可能失敗的前提下,一邊協助部下、一邊促進他們成長。部下的工作表現沒有自己好;如果做同樣的事,部下花的時間比自己多,偶爾還會失敗……這些都是理所當然的事。

抱持上述觀點,將原本寫好的那份待辦事項重寫為「給部下的交辦事項」,抄在行事曆手冊上吧。

讓部下動手做出成果的三步驟是:
1. 做出指示。
2. 確認進度。
3. 在還有充裕時間修正時檢查。

「交辦事項」有幾個重點。第一是,必須配合部下程度做個別調整與管理。 如果部下還是新手,為了預防可能的失誤,必須給予充分的工作時間。相對地,如果部下經驗相當豐富,只要給出完美的指示和完成日期即可。

另一個重點是,為了確保自己能留給部下足夠的時間,在行事曆上擬定「自己的待辦清單」時,同樣必須預留空間。 我自己在累積愈多主管的經驗後,行事曆上自己的待辦清單就愈來愈少了。因為,管理工作的重心是「交辦事項」,寫在行事曆裡的待辦清單逐漸以「協助與支援部下的工作」、「管理部門全體工作進度」等為中心。

比起自己待辦清單,更要以部下的為重;比起自己的行事曆,更重要的是部下的行事曆。

透過全面掌握團隊工作,行事曆也發揮了宛如團隊指揮塔般的作用。這或許是執行主管運用傳統型行事曆時,企圖達到的最終目標。

(本文摘自《為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆?》,核果文化出版)

延伸閱讀 /

  1. 不盯緊部屬就不放心?沒戒掉 5 個壞習慣,不可能成為好主管
  2. 如何訓練部屬思考、成為大將?主管要養成的 2 個帶人習慣

為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆?:做主管,行事曆要像指揮塔,讓團隊領導事半功倍

出版社: 核果文化
主管最重要的任務,已經不是凡事親力親為,而是「推動屬下的工作」以及「提高團隊成果」。所以,在每天有限的時間中,不僅要做好自己的工作,更要整合團隊,妥善交辦屬下各項事務。因此,主管的行事曆手冊所記錄的要項,應該是根據這兩大目標,所發展出來的工作重點。如此一來,這行事曆就會像個戰略計劃的指揮中心,引領主管看見全貌,在腦中產生組織的運作想像,帶領部下分頭進行,做出成果。 

延伸閱讀