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很可能只是嚇唬你!如果主管、同事說出這 3 句話,不要全聽信

2018-12-19 08:58:25
Managertoday
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你是不是常常在職場中聽到這樣的對話,例如「以前我們都是這樣做」「馬上把這份報告趕出來」「這次情況特殊,我們不得不……」,一聽到這些「理由」,工作者彷彿就沒有轉圜的餘地,只能接受指示。

你是不是常常在職場中聽到這樣的對話,例如「以前我們都是這樣做」「馬上把這份報告趕出來」「這次情況特殊,我們不得不……」,一聽到這些「理由」,工作者彷彿就沒有轉圜的餘地,只能接受指示。

這些包含有「無計可施」「特殊」「急迫性」的話語,在《聽起來都對,但成本高昂的一句話》作者傑克.夸爾斯(Jack Quarles)的分析下指出,這些話說來輕巧、但會耗費執行者大量心力與時間,最後才發現其實就算不這麼做、不馬上做,結果也沒那麼嚴重。甚至因為當時沒有分析清楚,以致於造成公司在不知不覺中損失慘重。

夸爾斯提供給所有人以下 3 個「高成本」的話語範例與應對建議:

1.「以前我們都是這樣做」

解決方案:經驗法則與習慣可以是提升效率的好事,但若不細察,例行公事中也可能藏著無形的成本。例如我們長期向成本高出同業 20% 的廠商採購、習慣會議中無效、浪費時間的議程。最好的解決方法是養成問「為什麼我們這樣做?」的習慣,藉由提問,找出我們這樣做的「目的」,再進一步思索,有沒有別條路可以達到同樣效果。

2.「馬上趕出來給我」

解決方案:倉促行事勢必會砸鍋,這些看似著急的事情,往往會推遲最重要的事。夸爾斯建議,當有人用類似的話「威脅」你的時候,別一口答應,與對方花 10 分鐘進行成本效益分析,先問問「這麼趕的原因是什麼?」「快速行動可以真正解決問題嗎?」

3.「這次情況不一樣」

解決方案:這種強調情況「特殊」的言論,通常會出現在不想採取某些方法,或是辯解問題不能解決或改進的原因。簡而言之,將自己「個案化」的背後,通常是不願改變的表現。夸爾斯建議,你可以直接問「我們哪裡不一樣?比同業好嗎?為什麼?」或是「我們認為的不一樣,是建立在客觀事實,還是主觀認為」,用提問迫使團隊審視現況,才有機會促使改變。

(本文取材自《聽起來都對,但成本高昂的一句話》,大是文化出版。 整理 / 陳書榕)