Managertoday 經理人

錯誤的工作習慣,害你每天忙得要死!立即改善的 2 個方法

2019-12-13 00:45:00
Managertoday
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你是否經常覺得,明明很忙,卻好像什麼事都沒完成;又或者,想不起上一次靜下心來好好讀一本書、做一件事是什麼時候?出現這些情況,你可能是陷入一心多用的迷思,想要時間運用「極大化」,以為自己可以同時間完成很多件事。

你是否經常覺得,明明很忙,卻好像什麼事都沒完成;又或者,想不起上一次靜下心來好好讀一本書、做一件事是什麼時候?出現這些情況, 你可能是陷入一心多用的迷思,想要時間運用「極大化」,以為自己可以同時間完成很多件事。

史丹佛大學(Stanford University)神經科學家艾雅.歐飛爾(Eyal Ophir)研究顯示,人類不可能做到真正的一心多用,只是在不同的工作中快速轉換。切換的時間約 0.1 秒,因為大腦感覺不到時間差,進而產生同時專注兩件事的錯覺。

可是,當注意力來回切換時,像是邊走路邊滑手機,可能就會撞上路人、開會邊回訊息,一時恍神錯過屬下的報告重點,一心多用的結果就是什麼都做不好。

《專一力原則》認為,唯有訓練專於一事的能力,有意識地管理自己的思想和行為,才能提高工作表現:

1. 設定暫存區,記錄零碎想法

正在處理眼前的工作,卻不時想到下星期的業務月會報告還沒做、明天跟朋友聚餐的餐廳還沒訂位等。這些跟「當下」不相關的思緒,很難說放就放。這時你可以設立一個暫存區,比如在桌上準備一本筆記本,記下工作時突然冒出的想法,可以幫助自己去除分心的念頭、重新聚焦。切忌把事情放在心上,會影響你處理原本工作的效率。

2. 以「工作串」分類大小事

所謂的工作串,是將類似的工作找出來,「串」在一起處理,例如統一 email 回覆時段,避免太多雜事擾亂工作思緒。不過,現代人很難長時間不看手機、不回即時訊息,可以先試著建立健康的工作循環。

首先快速瀏覽今日的待辦事項,花一分鐘,完成必須重複好幾次、但可以快速做完的工作,像是回訊息、簽公文。接下來在 10 分鐘內,解決打電話、回覆 email 等事項;最後以一小時為基準,投入需長時間專注,耗費心力與腦力的工作。這種 1 × 10 × 1 工作串法,不僅可以專注在眼前的任務,也保留回應即時訊息的空間。

(本文取材自《專一力原則》,寶鼎出版)