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傑出領導者都有什麼特質?清理茶水間的執行長,教會我的事

2019-03-05 Google 母公司 Alphabet 董事長 約翰.漢尼斯
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不久前,我卸下校長職務,和當初請我當校長的董事會成員,也是我擔任校長時的主席艾薩克.史坦(Isaac Stein),一起追憶過去的點滴。史坦正在找尋我的繼任者。他說:「約翰,你知道嗎?當初你會脫穎而出,是因為我們在你身上看到的特質,相信你有成長的潛力。」

對我而言,這簡直是天大的讚美。回想十五年前剛上任的那股「青澀」時,我極力控制自己,不要顯得過於窘迫。在史坦眼中,成長的潛力就是最重要的特質。他說,他們雇用我的時候,無法預料我能有多大的作為。現在,他和校長遴選委員會正設法量化,找出評估這項能力的標準,以做為尋找下一任校長的重點。

謙卑,是個人成長的基石

別人如何衡量你在工作上學習的能力?我想,首要評估標準就是謙卑。 如果你有自知之明,知道自己還有很多東西要學,在某些方面無法勝過別人,也深信集思廣益的力量,不會堅持一己之見,你自然就會謙卑,也會努力學習讓自己進步。

也就是說,如果我們以謙卑做為領導的核心,領導人的角色就會出現變化。

我所說的「謙卑」,並不是某些人與生俱來的人格特質。不過,思索自己出身的幸運,有助於培養謙卑之心。謙卑的焦點不是自我犧牲,而是巧妙、有一定目的,而且領導人必須透過實踐發展出來,就像勇氣和決斷。

領導者要兼具「謙卑與野心」

如果你以謙卑來領導,你不必宣揚自己的成就,這種事讓別人來做就可以了;你必須了解自己可能做得不對,並願意公開坦承認知可能有誤;你得願意尋求協助,因為知道自己需要幫助;你要抓住機會,從錯誤學習,勇敢迎向挑戰,好讓自己成長。

這種謙卑並不是缺乏野心。林肯(Abraham Lincoln)虛懷若谷,但不乏野心。我同樣也是有野心的人,喜歡在比賽和高爾夫球上勝出,但我的野心不在獲取個人利益。我的野心是有所作為,發揮影響力,讓我服務的機構和社群變得更好。

如果要兼具謙卑與野心,也許最好的做法,就是「為他人的利益而努力」。

執行長教會我的事

我是在美普思(MIPS Technologies)學到這一點的。身處新創公司,時間被極度壓縮,即使是極小的錯誤也可能致命。

領導人不該和部屬分離,而是必須成為團隊中的一員。你的工作不是指使別人做事,而是致力幫助他們做得更好。所以,當初我們準備要把第一個晶片送廠時,卻發現執行最後驗證的人手不足,我義無反顧立即跳下去幫忙編寫驗證程式。

美普思第一任執行長威蒙德.克蘭(Vaemond Crane),也會這麼做。他宣布要在禮拜六早上開員工會議,藉此讓公司裡的每個人知道,周末至少得工作半天。這些會議也如同宣示,資深經理人(包括他自己)也得做好份內的事。不過,周末開會時,他總會帶來一大盒甜甜圈,跟員工搏感情。

我也常看到這位執行長在茶水間擦拭台面,不覺得自己高人一等。 在一家炙手可熱的科技新創公司工作,壓力之大無可比擬,他如此謙卑的姿態深深感動了我,讓我多年難以忘懷,也提醒自己身為領導人應有的態度。

雖然我就像大多數的人,在很多方面都有不足之處,需要學習謙卑,我也得搶先承認,自己並非天生謙卑。不過,我已經深深體會到表現謙卑的重要性,特別是做了錯誤決定之後。

每一位領導人都會犯錯,此時最好接受自己的錯誤,勇於認錯,再決定如何繼續前進。

(本文整理、摘錄自《這一生,你想留下什麼?》,天下文化出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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