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找「自己人」共事,讓公司差點破產!在職場和親友合作,小心 4 大風險

2019-03-27 創辦人中心(Founder Central)創始人 諾姆.華瑟曼
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我們親近的人在生活裡占據重要位置,包括父母、兄弟姊妹、子女、叔叔、嬸嬸、堂表兄弟姊妹、童年玩伴、大學好友、軍中同袍,或是其他朋友。因此,我們也會傾向與他們一起工作,或是用其他方法爭取他們幫助我們達成目標。

德州一家醫療實驗室服務公司 ProLab 的故事,顯示和家族成員合作時的希望和現實。45 歲的公司執行長在打高爾夫球時,因為心臟病發過世,因此由瑪洛接任該職位。瑪洛告訴我:「我無法一手處理所有的事,但是公司也沒有聘雇高階人員的預算。」

瑪洛的丈夫之前是一家知名顧問公司的高績效合夥人,他決定離職,於是瑪洛邀請他加入公司幫忙。這個時機很湊巧,瑪洛說:「我知道他非常聰明,可以貢獻很多知識,他在先前的公司具備處理各種情況的經驗……我相信我們能完美配合。」

丈夫參與瑪洛的公司事務,應該能讓夫妻的工作和家庭同調。瑪洛表示:「我們有兩個小孩,我先生之前一直因為工作而出差,我想新夥伴關係會很棒,因為他不用再到處奔波,我們也能一起配合,決定哪幾天由誰接送小孩和處理公事。」他們決定成為「創業夫妻檔」,一起在新創公司工作。

最初幾個月,瑪洛的丈夫加強 ProLab 的財務紀律,並且接任財務長一職。然而,當工作的壓力變大時,「工作跟隨著我們回到家中,在家歡樂愉快的談話變得有壓力,都圍繞著工作打轉……,我先生最愛說的一句話是『我每天 24 小時為我太太工作。』」

瑪洛很快便意識到,她以前從未見過丈夫工作的那一面,丈夫在工作時的個性和在家時感覺很不一樣。瑪洛擔心公事上的爭論,會對家庭生活帶來不利影響,因此避免試著和丈夫針對分歧意見進行協調。她反省道: 「我不再反對他,因為我不想造成婚姻問題,擔心職場上的爭吵會延續到家裡。」 接下來幾周,溝通緊張情勢升高,公司業績下滑。

瑪洛說:「我們不再是完美搭檔,不再像以前一樣舉行進度會議。到了那個地步時,我不再關注財政狀況,都由他負責管理,早知道我就應該審視財政狀況,但是因為想要保持冷靜,挽救彼此僅剩的關係,不想太過強勢。」

在 2007 年,會計師告訴她,ProLab 近乎破產;公司損失了 130 萬美元。瑪洛說:「我從未想過我們會落得這種下場,但是問題在於:『公司失敗是因為我不開除我的先生嗎?』那麼,決定是『好,我現在就開除他。』」

共事帶來的蔓延情緒,以及瑪洛開除丈夫的決策不只傳遍公司,也滲透到他們的個人生活。瑪洛開除丈夫後不久,也提出離婚。幾年內,公司轉虧為盈,但是瑪洛的婚姻卻結束了。確實,家族企業研究學者吉布.戴爾(Gibb Dyer)與同事發現,在 71 家公司中,所有者暨經理人請配偶幫忙,結果並未提升企業績效,也較聽不進配偶的意見。 通常,這些配偶在一、兩年後就會離開公司。

和親朋好友合作的四大風險

瑪洛的經歷突顯出讓親朋好友參與我們的努力時,會出現的四個重大風險:親人的表現會出乎意料;我們不會審慎評估他們的實力;我們往往避免和親近的人談論棘手議題;家庭或事業其中之一出了問題,常常會蔓延到另一方面。

1. 看見令人意外的一面

一般人往往會根據家人或朋友的平常行為,以為自己知道他們在職場上會有的表現,但是人在生活不同層面的行為會很不同。 例如,根據史丹佛大學(Stanford University)研究學者彼得.貝爾米(Peter Belmi)和傑弗瑞.菲佛(Jeffrey Pfeffer)的研究,大家認為自己在組織中(同事身分),比在私人情境(朋友或舊識身分)較少有互惠行為;換句話說,大家比較願意在私人生活裡幫忙他人,在工作生活中則較不願意。

2. 無法仔細審視對方

考慮和不認識的人合作前,你可能會睜大雙眼觀察對方,包含注意有沒有哪裡不符期待,或對方是否有能力完成任務。如果感覺有問題,就會放棄繼續合作的打算。

然而,對待熟識的人時,我們的反應很不一樣,會假設對方該有的能力都有了,甚至沒有考慮中斷合作的可能性 。但從現實層面來看,相較於能從廣泛範圍網羅而來的人才,你的親朋好友正好是職位最佳人選的機率有多大?

3. 避談艱難的對話

我們會一廂情願地幻想,配偶間一同工作就是理想的境界,可以完美結合家庭與事業,擁有共同的目標、夢想及理想。確實,有些人認為和親近的人較容易展開艱難的對話。但是對多數人而言,這些對話會造成巨大的壓力,讓人避而不談。

我們不想傳達負面資訊、害怕提出敏感話題會帶來負面後果,並且不想讓家人失望。我們會拖延對話到不得不談的最後一刻,或是直到問題已經危害到彼此關係為止。

議題愈棘手,我們討論時愈容易使用負面用語、提出批判、帶著輕蔑語氣,或是很有防備心,因此導致雙方對關係更不滿。

4. 影響的蔓延

如果一個層面的關係變得緊張,未能妥善處理,有可能會延燒到另一層關係,就像是瑪洛遇到的狀況。心理學家琳達.德佐(Linda Dezső)和喬治.羅文斯坦(George Loewenstein)研究近 1000 個借錢給朋友的案例,這些人把商業關係與私交混雜在一起。研究人員發現,借貸關係很可能是非正式的約定,而借款人常以為自己已經還了不少錢,但是實際卻沒有那麼多,而且「借款人常常有盲點,難以辨識到拖欠款項時會造成貸款人的負面感受和觀感。」如此一來,借錢這件事(尤其是未能準時還錢)會讓好友撕破臉。

這類影響範圍可能很大。卡內基美隆大學(Carnegie Mellon University)人際網路研究學者大衛.克拉克哈特(David Krackhardt)表示,在某方面的人際關係變動(如開始在工作上意見相左)會衝擊到另一方面(爭吵延燒到家裡)。

我們害怕危害其中一項關係,也會讓人拖延艱難的對話,導致發生真的危害。在社會和事業兩大方面都已經有了潛在的緊張關係後,更可能產生問題,並引發嚴重後果。

讓熟識的人進入企業,聽起來是最不費力的事,尤其是沒有足夠的時間或金錢來進一步尋找人才時。但我蒐集到的資料顯示,和親朋好友合作事業是創業者會遇到的一大風險。

(本文整理、摘錄自《你永遠有更好的選擇》,商周出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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