Managertoday 經理人

加班做的簡報,老闆、客戶不喜歡?職場簡報最重要的 3 件事

2019-11-20 17:53:47
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2019-04/img-1555574967-36736@900.jpg
職場上製作的簡報與一般簡報最大的差異在於,職場簡報因為要適應職場環境中的需求,通常會有一個或數個非常清晰的目的或需求(為了解決什麼問題或釐清哪些疑慮),會有非常清楚的受眾目標(公司與會者或客戶群),以及需要提出明確的下一步動作(確認誰去執行什麼或往哪個方向前進)。

職場上製作的簡報類型,有「商務簡報」、「商業簡報」、「工作簡報」或「職場簡報」等名稱,它與一般簡報最大的差異在於,職場簡報因為要適應職場環境中的需求,通常會有一個或數個非常清晰的目的或需求(為了解決什麼問題或釐清哪些疑慮),會有非常清楚的受眾目標(公司與會者或客戶群),以及需要提出明確的下一步動作(確認誰去執行什麼或往哪個方向前進)。

從上述過程中,我們先來談製作職場簡報時,最容易遇到的問題。

從我個人經驗中,很常遇到職場人詢問類似問題,例如我只會把所有字打上頁面,再來就不知道該怎麼做?為什麼這個簡報版型明明很美,卻很難在職場上使用?學一些知名人士的簡報頁面,放上 200pt 的二個大字或只放一張照片,卻無法得到老闆或上司的賞識?為什麼上司製作的簡報頁面塞滿了字體、使用奇怪的 3D 圖表或標楷體都還能過關?自己花了好幾天的加班時間製作的簡報,最後卻無法達到老闆或客戶的要求?

如果你也有類似疑問,我將從職場簡報的問題中,陳述影響職場簡報的元素與其問題點,相信能解決許多人長久以來內心的疑問。

將製作職場簡報的流程攤開,從收到指令、溝通需求到製作完成,問題點通常會發生在「期限」、「關係人」、「內容」三個元素身上,三者又彼此相互關聯影響,因此如果能在製作簡報時,注意三種元素以及所延伸的問題細節,便不會出現太重大的失誤。

針對職場簡報最容易出現的三個問題元素與影響環節,以及彼此交集的問題說明如下:

  1. 「期限」 是一切與時間有關的因素,包含簡報完成期限、取得內容資料的時間、圖表內容時間基準、後續行動所擬定的執行時間軸等。

  2. 「關係人」 包含會與此份簡報有相關連結的人,如簡報製作者、簡報受眾(會議參與者)與提出此份簡報的需求者(老闆或上司)。

  3. 「內容」 則歸類為簡報內所呈現的圖文、敘述邏輯與版面設計。

商周出版

一、「期限」:搞不清楚簡報的「截止時間」

職場上的簡報通常都有時間的急迫性,而最需要注意的狀況,就是這份簡報需要在什麼時間內完成(以及預留修改的時間)。

職場人所負責的專案都不會只有一項,所有專案的進行都是交錯時間同時前進,最後則依照截止時間來評估專案的輕重緩急。

影響簡報截止時間的另一項關鍵,則是老闆或上司的個性與做事習慣。

當遇到製作簡報的指令後,詢問老闆或上司何時需要使用這份簡報時,可能會聽到「愈快愈好」、「你做好後就拿給我看」、「你先整理,我需要時再跟你說」這類模稜兩可的話,背後原因可能在於對方事務繁忙或要準備下一個會議,同時又需兼顧許多專案進行,因此確切的時間點無法確認,而身為簡報製作者的你,可能不認為此份簡報需求緊急,然後對談就結束了。

但可能在某一天的上午,突然被問到那份簡報完成了嗎?中間可能只間隔幾天或是自己剛好在忙其他專案,這份簡報又成為突如其來的任務,打亂了自己原先的排程進度;更糟糕的是,對於老闆或上司而言,已交代的任務卻還沒動作,認知的壞印象又添加了一筆。

二、「關係人」:搞不清楚簡報「受眾是誰」與「為何而做」

每次接到製作簡報的需求時,其背後一定會有一個或數個想要溝通的想法或想達成的目標,因此

在製作簡報前,最該確認清楚的問題就是:「題目」是什麼?以及「為何而做」與「為誰而做」?

職場簡報最令人害怕的問題之一,就是簡報需求者與簡報製作者兩邊,其中有一邊並不清楚這份簡報是為何而做以及為誰而做? 老闆或上司沒有傳達明確指令,而簡報製作者也沒有主動確認此份簡報的目的,就很容易產出無法達到設定目標的「無用簡報」。

例如:老闆需要製作一份推銷公司產品給客戶的簡報提案,希望能拿到一百萬的下單量。題目就是要「製作一份讓客戶看完後願意下單的簡報」,受眾對象是「客戶」,目的是「為了要讓客戶看完簡報後,願意下一百萬的單量」。

如果搞不清楚為何而做或不清楚目的,這份簡報就會變成「公司歷史與產品介紹」,不僅對客戶沒有吸引力,也可能變成只在討論價格,而沒有讓客戶接收到公司產品的優點。

例如:上司需要一份報告某專案企畫內容的簡報,希望能得到老闆同意。題目就是 「製作一份讓老闆看完後會同意執行的專案企畫」,受眾是「老闆與各部門高階主管」,目的是「老闆與眾主管都能認可的提案內容,不會產生疑慮並同意往下執行」。

如果搞不清楚受眾是誰與受眾的思考高度,這份簡報就會變成「企畫內容與細節執行報告」,而老闆真正在乎的是,此專案企畫能夠對於公司產生的實際效益、預計成本支出與重要的成果日期,而各部門主管只會在乎自己部門該如何配合、需要出動多少人力與獲得哪些績效等。

三、「內容」:頁面邏輯不順或關聯性不清晰

就職場簡報而言,清晰的邏輯脈絡是必要的基礎,如果連基本的內容頁面關聯性都有問題,或是簡報者自己也表達不清楚邏輯脈絡,受眾者更是會聽得一頭霧水。 如果面對的是邏輯能力強的老闆或上司,可能連簡報都無法順利發表完成。

在會議發表時,如果簡報者無法清楚掌控簡報的邏輯脈絡,就很有可能遇到從第一頁開始報告時,儘管事先已演練排列好的頁面順序,但突然被老闆或上司打斷說不是要聽這個,而是要聽某些資料時,簡報者當下停頓後,就不知道該繼續說明原本的頁面,還是直接跳到後面,整個鋪陳的順序都會大亂而僵住。

甚至有時候會遇到製作簡報的盲點,例如太專注在思考製作簡報頁面的過程中,往往腦中會一直湧出其他想法:這樣表現比較好吧?用這樣的圖表應該更容易懂?導致花了很多時間完成後,卻忘記串連整份簡報的邏輯架構與頁面關聯性。

四、「期限」+「關係人」:製作簡報時外部資料不齊,與跨部門溝通問題

接到大型簡報製作任務時,初期在盤點所需資料時,會遇到許多需要跨部門的資料整合,因此常常需要向各部門索取資料,而最容易發生問題之處,就是如果某部門給資料的時間延誤,就會影響到製作時間與內容串連。

因此在製作簡報前,腦中就要先開始清點所需要的資料,包含盤點手邊資料、整理消化時間與製作期限的回推,

在進行跨部門溝通時,要讓所有部門朝同一個日期(簡報製作者規畫的日期)作為進度指標,並保留多餘的空檔時間。

如果遇到某部門認為這份資料無法在期限內完成,就必需當場討論日期與時間的調整,在最短時間內確認資料內容是否完整,再回頭思考調整簡報內容。

尤其是在與繪製圖面稿件的設計師或需抓取資料庫資料的工程師溝通時,更要確認對方的工作時程表,在最有限的時間內讓對方了解狀況與截止日期。

五、「關係人」+「內容」:溝通不良導致文不對題

通常職場簡報發生的問題,都會出現在前期的溝通,導致後面產出的簡報成果不符合預期。因此

在前期的溝通階段,包含會參與聆聽簡報的所有關係人都需要事先溝通。在職場上不只是決策者有能力決定專案,其他參與聆聽的各部門主管意見,更是可能左右簡報方向與是否過關的重點,如果沒有事先溝通好,都會影響到簡報的走向。

就簡報製作者而言,應該也很常遇到這種情況:

明明與上司當初溝通說要 A,但製作完後才說要 B 或 C,或是 A 延伸出的 A1 與 A2 等需求,結果最後繞了一圈還是選擇 A。遇到這種情況,簡報製作者常會產生情緒,並把事情重心放在「我已經這麼努力了,上司怎麼這麼多變,怎麼不早講清楚?」但重點根本不是在資料頁數的多寡或熬夜多辛苦的悶氣,單純只是沒有瞭解上司的需求而已。

如將上述情況加入雙方的認知思考後,就更能理解問題所在:

  • 上司似乎說了 A 方向。
    (上司 OS:先從最快可以執行的方式或現有資源能夠達成的答案。)
  • 結果做出 A 後,發現上司內心是想要 B 或 C。
    (上司 OS:A 看起來可能不是最佳的解決選項。)
  • 甚至馬上跳到 A 所延伸出的 A1 與 A2。
    (上司 OS:是不是有更好的解決辦法?)
  • 結果最後繞了一圈還是選擇 A。
    (上司 OS:在眾多選項中,還是選擇最有利的與有效益的方式。)

其實在這過程中,可以利用事先溝通與向上管理的技巧,讓製作簡報更順利。

六、「內容」+「期限」:簡報後續行動與預期時間

職場簡報有一個很容易被忽略的問題,那就是職場簡報除了表達之外,還需要具有承先啟後的功能。 在簡報報告結束後,需要引導受眾在思考上與後續行動上的方向為何?需要受眾決策什麼事情?預期完成的重要日期時程?

內部會議發表或與上司溝通的過程中,也會遇到明明資料圖表都準備完整,但上司看完簡報後問到「然後呢?」、「後續的行動是什麼?」、「預計什麼時間可以看到成果?」,因此如果沒有事先準備好合理的行動方向或策略思考,可能就無法順利回答,也間接影響到專案進度。

職場簡報一定都有當初所設定的目的需要被達成,除了定期報告進度說明或固定報告格式更新之外,只要是新企畫、進行中的專案等,在每次報告進度更新時,都要傳達後續計畫方向、預計執行人力與整體時程規畫。

(本文整理、摘錄自《一擊必中!給職場人的簡報策略書》,商周出版)