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提案一次就通過!有說服力的人,都用這 4 步驟準備簡報

2019-11-20 21:30:52
Managertoday
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在職場上,能明確有力地向他人表達想法,是一項關鍵的技能。但我們往往因為其他更緊迫的事情,而忽略要磨練簡報、提建議的技巧。學會準備商業簡報的 4 個關鍵步驟,別讓準備不足破壞你的好點子!

在職場上,能明確有力地向他人表達想法,是一項關鍵的技能。但我們往往因為其他更緊迫的事情,而忽略要磨練好好簡報、提建議的技巧。

凱洛學院的行銷教授提姆.卡金認為,當你絞盡腦汁想解釋清楚你的點子時,可能已經讓其他人對你的能力暗自打折。少了這份信任,將讓你的未來發展及成功機會大幅降低。他在卡夫食品任職品牌經理多年,目前擔任其顧問。

卡金說:「你也許是會議室裡最聰明的人,但如果你不能以一場精采的簡報表達自己的想法,你一定會倍感挫折,因為會議室裡的資深人員更看重那些簡報表現佳的員工,即使他們沒有好的點子。」他還說:「商業簡報不是 TED 演講,也不是在婚禮上致詞,商業簡報是非常獨特的場合。」

卡金教授是即將出版的書籍《如何清洗一隻雞:精通商業簡報》 的作者,他提出四項準備簡報,以及自信表達的建議。(以防你對書名好奇,這本書的書名是關於卡金八歲時,在農牧展上的第一次簡報。)

1. 確保你投入充足的時間準備

準備工作應該從簡報時間敲定後就開始,而且所謂的準備,可能跟你想的不一樣。

卡金說:「很多人擔心的是上台簡報時怎麼呼吸換氣,以及如何在現場走動。但你在準備時,應該做的是花點時間想想聽眾是誰,找出明確的建議,與清晰而有邏輯的故事。」他強調特別重要的是資料蒐集、簡報的佈局,並預留足夠時間來消化聽眾的回應。

卡金提到他任職卡夫食品期間,準備一場大型簡報的過程。當時,他知道公司需要改變烤肉醬產品的策略。在與團隊反覆討論數週後,他們提出的建議是,減少促銷優惠的支出,把經費用於改良產品品質。這些措施將導致初期虧損,但會帶來更大的收益,雖然這個策略有些冒險,但還是獲得公司支持。

卡金認為當時向公司高層簡報時的亮點,並不是簡報時聲音中所展現的權威,而是「整個簡報清楚又有邏輯,我們團隊的任何一個人都可以上去講,我們甚至可以叫實習生上去講,因為我們的建議就是這麼簡明有力。」

2. 想好你要講什麼

卡金總是很驚訝看到許多做簡報的人,根本不知道要傳達給聽眾什麼訊息。「很多人根本還不清楚要講什麼,就開始寫講稿,這是很糟糕的方法,因為到最後你只會念出一堆數據,而非一個敘事流暢又有意義的故事。」

卡金建議做簡報的人先抓住主題 - 也就是對該議題的建議,再決定支持論點所需要的重點。找出主題後,簡報的結構就變得很簡單,只要決定前、中、後段各要放入什麼資訊就好。

他認為「我們身處一個充斥大量資訊的世界。我們花很多時間關注資料分析、大數據、及各種美好的想像,但一般人其實無法消化大量的數字。」

卡金建議從公司現況及簡短的公司發展歷程開始你的簡報。「如果聽眾不太了解你的公司,那麼提供一點背景知識,也許對他們會很有用。」

接下來就可以開始講重點,並以數據佐證每個論點。只要你列出了關鍵論點,最重要的就是問問自己,這些論點如何和其他論點相呼應,以及如何導向你要提供的建議。「理想的簡報是一個具有連貫性及緊密銜接的故事。」

3. 確認你使用的數據能佐證你的論述

你的每個論點都需要數據支撐,每個數據也需要有主題。

雖然數據是建構合理論述的關鍵,但你必須審慎選擇,越多數據不代表越好。一大堆數據可能模糊簡報的流暢度,以及讓你的聽眾不耐煩,左耳進右耳出,轉而開始滑手機收發郵件。

卡金認為「我們身處一個充斥大量資訊的世界。我們花很多時間關注資料分析、大數據、及各種美好的想像,但一般人其實無法消化大量的數字。」

與其用光手上所有的資訊,卡金建議將它們精簡化,留下最能有力支持論點的數據,並讓你轉移到簡報的下個部分。另外要記得,不是每個數據都可信,從可靠來源所得到的資訊更有可信度。卡金建議:「只使用你了解及信任的數據,因為你不會希望聽眾質疑你的資訊來源。」

4.讓你的表達精簡並能引起共鳴

我們都希望自己在說話時,聽起來很聰明或是「博學多聞」,讓我們的意見顯得很可靠,我們的建議很合理。不過,希望別人支持你的看法,應該做的其實恰恰相反!

卡金認為「大家在簡報時會做的事,就是試著使用許多艱深的字,讓自己看起來很聰明,但事實正好相反。」

研究顯示,使用艱深的字眼可能導致整篇文稿變得沒必要的複雜。簡潔版的文稿才更容易讓人了解與消化,也能讓作者看起來比使用艱澀字眼的人更有智慧。

卡金說:「越簡單的表達,越精簡的字彙,越有說服力,這就是所有簡報的精髓。如果簡報簡潔有力又有邏輯,聽眾便更能理解,進而接受論點、最終同意你的想法。」

(本文原刊載於Kellogg Insight,經凱洛管理學院授權翻譯與轉載,原文請點此