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想提升專業能力?除了 PDCA 改善循環,還需搭配 2 大「自省框架」

2019-11-20 06:53:12
Managertoday
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商業運作上,策略、戰術等在現場執行的業務,並非執行後就結束,而是必須搭配 「反思」。這些反思的過程必須記錄下來,持續調整、才可以創造更好的下一次行動。

商業運作上,策略、戰術等在現場執行的業務,並非執行後就結束,而是必須搭配 「反思」 。在實際執行後,將做得好及需要改善的地方視覺化,作為下一步行動的參考。

透過反思,將「假設」與「結果」之間的落差視覺化

在將做得好及需要改善的地方加以視覺化的同時,反思還能幫我們釐清「假設與結果之間的落差」。 假設是事前預想的內容,例如「只要這樣做,應該就能解決問題吧」、「目標應該能達成吧」等。儘管預想時已使用許多資料與策略,但實際執行後,仍會發現許多地方不如預想般順利。

思索改善方案的第一步,就是釐清假設和結果(現實)之間的落差何在。

接下來將為各位介紹三種反思時可派上用場的思考框架。

一、KPT:每周、每月反思工作流程,提出改善的行動

采實文化

「KPT」是一款利用 「Keep」(保持)「Problem」(問題)「Try」(嘗試) 等三個因素反思業務現狀的框架,可以幫助整理優點與缺點,思考今後的行動。 KPT 的目標是將每個人在業務進行所感受到的課題或發現轉變為團隊的課題或發現。 進行 KPT 時,請著重於過程或工作方法,而非只看既定事實或數字上的結果。

KPT 最理想的狀況是每周或每月定期實施,而非只單獨實施一次。請隨時更新 Try 的內容,以提升業務內容、工作方法和團隊定位的品質。

使用步驟

  1. 確認前次的 Try: 確認前一次 KPT 中設定的 Try 內容(若是首次實施,請直接從 1 開始)。

  2. 列出保持的事項: 根據前次設定的 Try 與目前的業務狀況,寫出持續保持的事項(Keep)。保持的內容包括做得好、成功的地方。

  3. 列出需要改善的問題: 寫出問題(Problem)。列出問題的目的並不是指責,因此探討問題的原因即可,不要攻擊個人或究責。

  4. 列出新的挑戰: 根據 Keep 和 Problem,思考接下來要挑戰的新事項(Try)。列出 Try 時,必須寫下可成為行動的句子,例如應該寫「將確認的次數增加為兩次」,而非「注意不要犯錯」。如此一來,在下次的 KPT 便能進行反思。

二、YWT:每周、每月整理工作經驗,從中學習、加以應用

采實文化

「YWT」是透過:

  • Y:做到的事(やったこと,羅馬拼音 yattakoto)
  • W:理解的事 (わかったこと,羅馬拼音 wakattakoto)
  • T:接下來要做的事 (次にやること,羅馬拼音 tugiyarukoto)

這三個項目反思,並接著進行下一步的框架。YWT 的使用方法與 KPT 幾乎一模一樣,唯一的差異是進行反思時,KPT 會將重點放在業務內容、目標或需要改善的地方,而 YWT 則是放在個人或團隊從經驗中學到的事物。

有一種並非透過知識,而是透過經驗來學習的學習型態,稱之為「經驗學習法」,其中有個步驟是反省自身經驗,將從中學到的事物概念化;YWT 的 W(理解的事)就相當於這個步驟。重要的是,請將自身的經驗化為概念,轉換為可重現的知識或技巧。

使用步驟

  1. 列出做到的事: 寫下在企畫營運或每天的業務中做到的事(Y)。
    可以用活動、專案結束的時間點或月底等時間軸來區隔,將該期間內執行的事項視覺化。

  2. 列出理解的事: 寫出從做到的事項中理解的事(W)。這是找出自己學到了什麼、察覺了什麼的步驟。如果是多人一同進行 YWT,這便是將個人學習和察覺到的事物與團隊共享的步驟。請同時思考成功.失敗兩種體驗,將學到的事情鉅細靡遺地列出。

  3. 列出接下來要做的事: 根據 1 和 2 的內容,思考接下來要做的事(T),也就是「下次的活動要怎麼辦?」、「下個月的業務要怎麼執行?」等。關鍵在於反思之後並不代表結束,重要的是持續地實施。

(本文整理、摘錄自《解決問題的商業框架圖鑑》,采實文化出版)