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年資到了,就該當主管?首次挑戰管理職,才發現「用人」不簡單

2019-05-17 作者 威廉
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在職涯第三份工作的時候,那時我已累積有五、六年的資歷,由於一直待在同個產業,所以經驗還算足夠。當時很想挑戰管理職,將履歷投到幾家雜誌社想應徵主編,收到回應的全是小公司。

由於小公司人員編制少,要談到高一點的職位其實不難。但光有抬頭沒用,工作內容仍然跟基層沒太大差別,而我想磨練的是實質管理經驗,想趁早擁有理想中的職業格局。

那是工作挑我、而不是我挑工作的局面,想也知道是我的等級不夠。有幾個大型集團是我的心頭好,好不容易進到面試關卡,最後頂多也只談到基層的編輯職位而已,前面能否冠上「資深」,對方說要看試用期的表現再做決定。

主管職的初試啼聲,卻不懂得「如何用人」

先求有再求好,必須先接受初階職位,到一個公認的好環境證明自己。

果然大公司的做事規格就是不同,上班第一天,即被告知每個月有助理費可以申請,意思就是我可以擁有一名兼職助理,名正言順地請他幫忙。以往工作都是由同事支援,就算有助理跟工讀生,多半也是整個部門共同使用,機動性協助任何所有需要幫助的人,並沒有特定受命於誰。

助理 A 的名字被列在工作交接表,備註著手機號碼、信箱跟通訊軟體帳號,前一位編輯對他很是稱讚,急著引薦我們認識,能有一個比我更熟悉公司狀況的左右手是好事。

A 做事細心,能察覺到我的需求, 但一個人蠻幹慣了,突然間不曉得該分哪些事給助理做,不好意思麻煩人就得麻煩自己。 隔月截稿,總編輯發現我進度緩慢,隨口問:「有找 A 來幫忙嗎? 你可以跟交接給你的編輯要他的聯絡方式。」

事後想來真是可惜,多數時間我只請他跑腿、買咖啡,做些基本的溝通聯絡,總覺得與其請他多打一通電話,很多事不如乾脆自己做算了。讓助理淪為打雜、形同虛設,證明我的管理能力不足。 倍受挫折的我開啟人力銀行履歷、準備尋找新工作時,其中有一欄是直接管理人數,還記得當時「一人」勾選的有點心虛。

侵權風波後,體會真正的主管是「好的壞的一肩扛」

真正當上主管是在網路媒體,恰好是臉書的全盛時期,活躍的社群入口帶動網站流量,客戶將大把大把的鈔票往網路媒體灑。試用期過後,我如願成為企畫部門主管,接著轉調編輯部並暫代社群主管,控管全媒體的內容產出。從資深編輯一路升上主編,名片也跟著換,當時的中文職稱印著主編,英文卻是 Chef-ineditor,總編輯。

正式升職的前一天,我跟老闆說:「中文寫主編就好,總編輯對我來說太沉重了。」

好的壞的,只要是網站跟社群平台上的公開內容,都得算在我頭上。剛結束年假,一篇惡搞黃色小鴨的文章誤用他人作品,對方堅持提告要求賠償,事發不到一周,撰文的編輯立刻提辭呈,雖然理解腹背受敵的感覺確實很不好受,但終究我還是核准了他的離職申請。

事後我一肩全扛,檯面上要處理網友洗版跟不理性的言語攻擊,同時還得自製簡報,向全公司宣導網路著作權的觀念;檯面下忙著找律師諮詢、進出法院,代表公司跟作者協商賠償。

縱使心力交瘁,但危機處理能力與責任擔當,都是身為主管該具備的條件,我理當要慎重處理並視為一次難得的磨練機會。

經歷侵權事件後,我確實成長不少,

權力迷人,能在職場定人生死;指揮大局確實威風,緊跟在權力之後的是「責任」。

年資只是參考依據,就算公司給了人手卻沒辦法創造更好的工作績效,也是枉然。

資歷久不一定代表格局夠,比起一般同事,主管更像是職場裡的成年人。成年人不僅要對自己負責,還得對整個體制負責,擁有高度的自主性,但相對地,也得承擔自由意志所產生的後果,站在第一線挨著砲火。

若只是喜歡掌控決定權卻不想承擔成敗責任,碰到問題時沒有解決問題的能力、而是下意識地逃避,行為造就格局,時時需要看顧的孩子還是比較適合被大人領導。

(本文整理、摘錄自《最後下班的人,先離職》,悅知文化出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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