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PM的難題:客戶、老闆一直加需求,卻不給人力!專案經理怎麼應對才不會delay?

2019-11-14 11:06:38
Managertoday
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三木雄信在擔任軟體銀行社長室室長時,多次受命執行軟體銀行社長孫正義發起的「強人所難」專案,因此整理出一套 「用最快最短的速度,達成目標的超實用專案管理術」 ── 不論新人還是老手都能馬上應用。

三木雄信在擔任軟體銀行社長室室長時,多次受命執行軟體銀行社長孫正義發起的「強人所難」專案,因此整理出一套 「用最快最短的速度,達成目標的超實用專案管理術」 ── 不論新人還是老手都能馬上應用。他在《達成軟銀孫社長的期限要求!0 加班的高效專案管理術》為專案管理常遇到的問題,提供實際可用的解決之道:

Q1:不論怎麼小心,上級還是會以「突發命令」推翻進度。這種時候該怎麼應對呢?

A: 有時候也必須和專案擁有者對戰。我也經常和孫社長吵架。

「這是專案現場的合理判斷,我們已經決定好這麼做。」若您有如此斷言的自信,一定要清楚表達。如果專案擁有者的「突發命令」沒有確切的根據,也可以將其駁回。即便最後必須按照對方所說的做,展現 「我以專案經理的身分,要遵循正確做決定的流程」 的姿態也很重要。

當然,我也和孫社長對戰過好幾次。軟體銀行史上,最常對孫社長怒言相向的,恐怕只有我了。「三木,我想到一個好點子了,你現在馬上去做!」「不不,請您等一下!現場已經按照之前您同意的形式來進行了,如果您一定要在交期前改動,那就請追加預算和人力吧!」這種場面經常發生。

雖然我說是跟孫社長對戰,不過簡單來說,就是和孫社長重新協調「品質」、「成本」、「交期」,交涉「不改變這三項要素的平衡,就沒辦法實現您說的點子喔」。

即使是突發命令,如果專案經理說「是,我知道了!」什麼都如實接收,會造成專案現場大混亂。

專案經理需分辨專案擁有者的指示是否真的妥當,或只是單純靈光一閃的想法,若無論如何都沒辦法執行,就要展現和對方抗戰的姿態。這就是專案經理的重要職責。

無法擔任「阻止角色」的專案經理,也會失去成員的信賴。

「因為專案擁有者這麼說了,不好意思,麻煩你快點做吧!」如果每次都像這樣把事情硬塞給現場成員,「不想跟他一起工作了」成員一定會接連逃走。

Q2:人手明顯不足,專案擁有者卻說「每個部門好像都人手不足。能不能就照這樣做啊?」這樣仍然該請求加派人手嗎?

A:嚴禁輕易承諾。專案經理請抱持「把球打回去的精神」。

如果專案擁有者是公司內部擁有強大權限的人物,首先必須試著對戰看看。「這麼少的人數要處理這麼大的工程,現實上來說根本不可能。能不能利用您的力量,再和各個部門協調一次呢?」

這種說法是「請求加派人手」的基本應對法。不過,有的專案擁有者並沒有這種權限。假設專案擁有者是服務企畫部的部長,那他的權限就無法控制資訊系統部的人員。這種情況,專案經理首先要向資訊系統部的部長請求加派人手。

「按照現在的人數,得花 6 個月才能完成,但我們無論如何都必須在 4 個月內提交。從工作量方面考量,現在 10 人做的作業必須要增加成 13 人才來得及,能不能再加派 3 人給我們呢?」請像這樣具體提出專案交期或工作量來交涉。
 
如果還是不行,只有延遲交期或調整品質了。這得取決於專案擁有者的意思,請重新和身為專案擁有者的服務企畫部部長協調。

「我和資訊系統部的部長交涉過了,但對方不同意加派人手。如果只能靠現有的人員來做,就只能看是要延長為 6 個月提交,還是要 4 個月後先提交測試版,兩個月後再升級了。您要哪種為優先呢?」像這樣,將選項交給服務企畫部部長判斷。換句話說,就是將球再打回去給專案擁有者。

既然權限又回到專案擁有者自己手中,那麼他應該會想「那我自己直接去跟資訊系統部的部長交涉看看好了」,由部長雙方交涉才是。最後他可能會決定「人員還是不能增加,所以要延期」,或是「一定要遵守期限,總之先交測試版吧」。
無論哪個決定,都不在專案經理的責任範圍內。

您可能會認為「上頭丟過來的事情,不管是什麼都得照著做」,其實沒有這回事。反過來說,絕對不可以草率答應。

專案經理必須擁有能將「無法自力解決的問題」拋回上級的意識,以及靈活運用有權者們的意識。適當地把權限拋回去,讓對方做決定,專案經理便能專注處理專案現場。

請上級依自己的意思做決定,後續他也不就會抱怨「那個專案經理做的都跟我想的不一樣。」

Q3:「分派工作給其他人是專案經理的工作」,但對光是日常業務就很忙碌的人,總覺得很難分派預定外的工作給他。如何讓對方愉快地接下任務?

A: 這四點請銘記在心。

1. 常就先「出借人情」

「困難時他幫了我,所以他委託的工作我不能拒絕啊。」

我想各位都有這麼想過,並接下稍微困難的工作委託吧!專案經理也一樣,平常就借人情給相關人員,其實非常重要。這麼做之後,有工作要委託時,對方也會想「之前你幫了我,這次換我來幫你吧」。

我在軟體銀行擔任專案經理時,能夠得到年齡及經驗長於自己的上層幹部協助,也是平常就留心「出借人情」。

由於孫社長經常以自己的優先順序行動,行程也會隨時改變。當會議熱絡起來,他也不管別人之後是不是有預定,就若無其事地說「會議要繼續開,大家把今天的預定事項全部取消!」

最傷腦筋的是等待取得孫社長簽核的幹部們。「如果今天內拿不到孫社長的核可,就沒辦法跟交易對象簽約了啊!」看到他們在社長室前苦等好幾個小時,直到孫社長開完會的樣子,我便會出手相助:「我來看孫社長有空的時機,幫忙請他簽核」。我還曾經追過準備外出的孫社長,一起鑽進車子裡,請他簽名後,在停紅燈的瞬間下車,用跑的回公司。

我的辛勞似乎也傳達給了幹部們,所以他們才會覺得「只要拜託三木,什麼麻煩的事他都會幫忙解決,以後他有事相求,一定要幫助他。」

若您成為負責新事業的專案經理時,先積極承接公司內部人員討厭而不做的工作,

從「借人情」給周圍的人開始。想借助他人的力量,得先借自己的力量給他人。

2. 打出「優勝馬」的口碑

不論是誰,都「想騎優勝馬」。專案經理也好、上司也好,只要讓眾人覺得「跟著這個人走就能贏」,大家都會聚集到他附近。因此,專案經理若要得到旁人的協助,日常業務也要一點一滴提升業績,讓旁人認為「跟著他,我們應該不會吃大虧吧」,這點很重要。

3. 讓對方明白不能回頭修正

工作時最容易累積壓力的事,就是必須回頭修正錯誤。而且如果責任不在自己,而是上司或專案經理管理不力,導致得多費兩次、三次工,更是令人生氣。這麼一來,會有成員想「老是讓我做白工,我再也不想接那個專案經理的委託了」。

要防止這種事態發生,一定要努力避免因專案擁有者的突發命令或行程管理的疏忽,導致必須回頭修正,且要讓成員相信 「這個經理分派的工作,應該不會產生多餘的手續。」

4. 說明工作對公司的意義

明白自己的工作對公司有什麼樣的貢獻,對方也會因為覺得有意義而傾注全力。
不要說「這很急,趕快做一做」,而是告訴對方「這項任務如果能在交期前完成,公司賭上命運的新服務就能按照預定日期推出了」,說明對公司而言,這項工作有什麼意義。

(本文整理、摘錄自《達成軟銀孫社長的期限要求!0加班的高效專案管理術》,台灣角川出版)