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為何歐普拉說的話,那麼多人喜歡聽?有魅力的簡報,其實只要掌握 3 件事

2020-09-23 09:59:55
Managertoday
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不管是口語還是文字,大多數訊息都是根據講者的角度所設計。這是本末倒置。 請把自己當成聽眾,然後想想你會被什麼所吸引。

不管是口語還是文字,大多數訊息都是根據講者的角度所設計。這是本末倒置。

請把自己當成聽眾,然後想想你會被什麼所吸引?

有時候我會問聽眾在想什麼。他們會說:我在想有哪些事情還沒做完,只要是我現在沒辦法做的事情都會想,因為我雖然人坐在這裡,但是並沒有專心聽你講。

麩質。為什麼大家都這麼著迷無麩質食物?麩質有毒嗎?我剛剛吃了一塊杯子蛋糕,裡面有麩質嗎?我會不會死?總歸一個字,想的都是:我。

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有魅力的簡報必須站在聽眾立場,回答 3 個問題

重點是,聽眾腦袋想的八成不是你所說的話。 但是你如果要抓住他們的注意力,你就得想到他們,你就得把自己當成聽眾。不管是在工作場合跟一百個人講話,還是在家對一個人說話,你所面對的聽眾都會有三個疑問,無一例外。

這三個疑問雖然很少直接問出口,卻是你非跨越不可的障礙。只有一個接著一個跨越,才能抓住、留住聽眾的注意力:

  1. 我為什麼該聽(讀)這個?
  2. 你到底在說什麼?
  3. 知道這個訊息了,然後呢?我應該做什麼?

若要快速聚焦,就請回答以上三個問題。

想抓住聽眾注意力,那麼你就需要送一份很棒的禮物

用「目的聲明」(purpose statement)來快速聚焦。 目的聲明就像禮物,亦即馬上用聽眾重視的東西吸引他們上鉤。這是給會議、電話、電子郵件起頭的好方法。

幾年前,脫口秀主持人歐普拉(Oprah Winfrey)在節目上發給每個觀眾一個神祕盒子。她說其中一個盒子裡面有新車鑰匙。

叫人驚喜的是,每個盒子都有鑰匙。歐普拉那天總共送出 276 輛龐帝克(Pontiac)汽車,總價值 700 萬美元。 想抓住聽眾的注意嗎?那麼你就需要送一份很棒的禮物。 什麼禮物?

「不知道,」你說,「我又沒有 276 輛龐帝克。不過慢著,我有 276 張 PowerPoint 投影片,還會發一些講義。」那就糟了。

如果你有看到那一天的歐普拉,她跟觀眾一樣興奮。如果你也是帶著很棒的禮物走進去,你同樣會很興奮。但是要如何知道你帶的是好禮物?任何禮物都一樣,是好是壞取決於收禮者。

以歐普拉的例子來說,收禮者是觀眾;那些觀眾都是特別挑選過的,都是非常需要車子的人。你的聽眾需要什麼?釐清他們的需要之後,就直接告訴他們。

強有力的目的聲明必須包括「你打算說什麼」,還有更重要的是,要說明「為什麼」(why)。

從聽眾的角度而言, 「為什麼」才是好處所在 ,可以回答他們心中的第一個問題:我為什麼該聽?

舉個不好的例子:假設你代表公司參加就業博覽會。你說:「我的目的是說明我們為何是最好的公司。」是啦,這總比說「我們為何是最爛公司」來得好,儘管後者可能還更有趣一點:「我們有些產品毫無效果,有些味道不好聞,我們覺得可能會致癌。」

宣傳公司或許是「你」身為主講人的目的,但是聽眾很可能已經聽二十個人說同樣的事了。要找出目的聲明的話,請花幾分鐘不要做自己。把自己當成聽眾,想想他們在意什麼?

以就業博覽會來說,他們很可能想知道在你的公司工作會是什麼情況,他們會不會喜歡。那就從這裡開始:「我們的目的是協助你了解這家公司是否適合你。」

有可能適合,也有可能不適合。沒關係,只要你能協助他們做決定,就等於是送給他們禮物。 你的聽眾本來就沒有理由聽你講話,所以請給他們一個理由。要是沒有實質好處呢?那就告訴他們不聽的話會付出什麼代價。

你的論述應該像這樣:「各位,只要好好聽進去就會得到好處,不然也可以避免壞事發生。」 假設你講的主題並不有趣,譬如新法規,聽眾並不是很在乎,那麼你的工作就是讓他們在乎。

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先跟他們說「為什麼」該聽,然後再說你要講「什麼」

知道新法規或許沒有什麼實質好處,但是不知道的話勢必要付出代價,那代價是什麼?你可以用監獄的圖片做開場,然後說:「我們今天的目的是避免你進去那裡。」

不要把「目的聲明」和「議程」搞混我的客戶很不滿意。我在他公司進行了兩天的領導研習會,結束後他只有一句評語:「你應該問他們一個簡單問題,反覆再三地問。」

「什麼問題?」我問。我真的不知道。那是很久以前的事,當時我自認並不笨,不過自認不笨極可能就是你很笨的一大徵兆。

客戶回答:「你教的領導技巧跟銷售啤酒有什麼關聯?」在我聽來,他這個問題就像「所以這跟蛋價有什麼關係?」,毫無邏輯可言。雖然「這跟蛋價有什麼關係」(譯註: 原文為「So what’s this got to do with the price ofeggs?」。這是英文一種固定說法,如果聊天過程中,對方突然冒出一句毫無關聯的話,就可以回他這一句。)的說法我已聽過N次了,我還真的從沒想過蛋價,不過顯然有人念念不忘就是了。

我的客戶關心的並不是蛋,研習會上那些人也不關心。他們都是業務經理,負責銷售啤酒,整天心心念念的都是啤酒。我犯的錯誤是:我把啤酒忘了。你的聽眾在想什麼?如果他們的腦袋被一萬件事盤據,那他們就有一萬個理由不聽你說。

除非你給他們一個理由。所以,請給他們一個理由,用目的聲明給他們一個理由。目的聲明並不是議程(agenda)。我遇過的所有高階主管都會準備議程(這很好),但是目的聲明更重要。所謂議程是:「今天我們會談談優秀領導人的七種做法、三大領導錯誤,還有優秀領導人早餐都吃些什麼,如果是蛋,蛋價又是多少。」

議程是說明「內容」(what):「我要講的是這些。」但並沒有提供一個「理由」(why)。聽眾可能會想:「我們為什麼該聽?我們有其他必須關心的事。」先跟他們說「為什麼」該聽,然後再說你要講「什麼」。這才是目的聲明─沒錯,我老是把目的(purpose)掛在嘴上,這是故意的(on purpose)。

目的聲明必須針對聽眾所關心的事。舉個例子:「我們的目的是協助你們銷售更多啤酒。用什麼方法呢?用激勵員工的方法,用領導的方法。」然後再提出議程,同時不忘一再提及啤酒。

(本文整理、摘錄自《8秒黃金簡報術》,天下文化出版)