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簡報,你都如何開場?專業人士絕不會說的「一句話」

2020-07-07 00:38:15
Managertoday
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通常,別人之所以知道你很緊張,不外乎你自己不得不說出口。千萬別這麼做。

「如果想擁有某種特質,那就表現得你好像已經具備了。」
——威廉.詹姆斯(William James),心理學家

主管架勢(executive presence)的相反詞是什麼?「主管缺席」(Executive absence,譯註:presence直譯是「出席」、「存在」)。

千萬別一開口就說:很緊張、沒準備好

舉個例子,如果你是在做簡報,所謂「缺席」是指你一開口就搬出託辭:「我不是很擅長做簡報,而且幾分鐘前才拿到 PowerPoint 投影片,拿到之後馬上發現我的身體左半側完全麻木。」言下之意是:「聽眾們,不要期待太多。我們根本不會把焦點放在你們身上,還是來擔心我吧。」

想像如果有其他專業人士這麼做:

機長對乘客說:「哎呀,這是我第一次開這麼大的飛機。今天這個班機可能會有點令人膽戰心驚喔。我好害怕。」醫生對病人說:「摀上嘴巴,不要再咳這麼用力。我的急性腸胃炎才剛好。我覺得很噁心,比你得的那個蠢東西噁心多了。」

美國總統對全國人民說:「我以前沒有發表過國情咨文演說,再加上我的行程過於緊湊,完全沒休息,連一秒鐘都沒有。這是我做過最最最爛的工作,所以拜託不要問『美國現在的情況如何?』我真的不知道。」醫生、機長、總統有什麼共同點?表演。

雷根總統(Ronald Reagan)說過:「我有好多次在這個辦公室納悶,如果不是演員怎麼做得來這份工作。」不過我們講的不是職業表演。我們講的是「表現得好像真的」(act as if)——這是威廉.詹姆斯(他常被稱為「美國心理學之父」)首創的概念,後來逐漸普及為「演久就成真」(fake it till you make it)。

幾年前,有個男性時裝雜誌找了幾個男性遊民,給他們徹底改頭換面一番。那幾個遊民打扮起來還真的很像高階經理人。這就是「表現得好像真的」,也跟你我每天早上掙扎著起床的過程相去不遠。我們必須穿上衣服準備好。

展現信心,但要避免 3 個錯

錯誤1:自以為知道別人內心感受

假設下一次參加公司的領導營隊時,你的執行長站起來,然後用命令的語氣大聲說出季報財務數字。 你會覺得他很厲害。但是你對他的內心感受一無所知。他有可能自信滿滿,也有可能非常緊張,或者根本就是瘋癲。

錯誤2:以為別人知道你內心感受

假設你在一場會議上,非常緊張。但是就算你的心臟怦怦跳個不停,別人還是聽不到;就算你的肚子不斷翻攪,七上八下,別人也看不到。 通常,別人之所以知道你很緊張,不外乎你自己不得不說出口。千萬別這麼做。

錯誤3:自以為應該像別人表現的那麼有自信

「不要拿別人的外在表現跟你自己的內在相比。」

這是我最喜歡的一句話(有改寫過),出自一本小說。描述美國總統的醫生突然消失了,然後總統出現精神錯亂。這在我看來是可預料的,因為照顧他身體的人不見了。每次我指導商界領袖的時候,他們常常會驚訝於這個基本事實:你就算沒有信心也能裝出很有信心的樣子。而且只要假裝的次數夠多,最後信心就會真的出現了。現在就做。

(本文整理、摘錄自《8秒黃金簡報術》,天下文化)