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40% 待辦從沒被完成!不懂 8 件事,小心做事更沒效率

2020-04-05 10:42:08
Managertoday
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每天工作清單列一堆,但都沒做完?根據調查顯示,待辦事項中有高達 4 成的任務從未被完成,甚至被無限期延後。到底工作清單要怎麼列才有效?8 個重點掌握:

我們來看看下列由生產力 App 開發商 iDoneThis 所提供的調查數據:

  • 有 41% 的待辦事項,從未被完成。
  • 有 50% 已完成的待辦事項,是在一天內被完成。
  • 有 18% 已完成的待辦事項,是在一小時內被完成。
  • 有 10% 已完成的待辦事項,是在一分鐘內被完成。

這些數據告訴我們什麼?

1. 許多待辦清單「都沒有作用」

具體來說,清單背後的任務管理系統是沒有效用的。畢竟,有 40% 以上的任務都沒有被完成。 言下之意是指,這些事項被延遲到隔天、被無限延期,或者完全被終止。這些都不是有效的任務管理系統該有的現象。

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2. 許多待辦事項,很快就被完成(有些甚至在幾分鐘之內完成)

這表示,許多人的清單沒有具體列出完成各個任務所需的時間。這同時也表示,

人們傾向於選擇看起來容易完成的任務。這種作法的問題在於,沒有考慮到任務的「優先順序」。

雖然可能會有很多待辦事項從清單上被畫掉,但沒有任何證據表明,這些被畫掉的事項都是正確的事項 ── 重要的事情。這會讓人有「錯誤的成就感」。

3. 許多待辦清單太長,任務太多

這種情況會造成我們的壓力,因為我們知道自己永遠無法完成清單上的每個事項。我們會被迫把這些事項往後延遲,或捨棄它們。

根據資料顯示,我們多數人甚至無法幾近完成待辦清單上的每個事項。根據 iDoneThis 的數據顯示,我們通常有 41% 的待辦事項沒有完成。這個問題比大部分的人想像得還要更普遍。根據領英(LinkedIn)公司的一項調查顯示,近 90% 的專業人士承認,他們經常沒有完成自己的任務清單。

最後,上述資料顯示,許多人在沒有明確掌握自己的行程表與空檔的情況下,就開始進行任務管理。我們再次思考一下,有 41% 的任務尚未被完成。如果我們以任務完成的程度來衡量我們的生產力,那麼「41%」這個數字簡直高得令人不安。

上述介紹了「生產力悖論」。我們建立待辦清單,目的是幫助我們分配任務、管理我們的時間,以及完成事情。

但是,由於我們使用了構思不夠周全的任務管理系統,反而無意間建立了會破壞我們努力的清單。如此一來,我們會喪失生產力。最後,我們完成更少事情,而不是更多。

自我評估:為什麼無法完成工作清單?

在我向你展示如何打造有效的工作清單之前,需要先評估一下你當前清單的有效性。只知道自己從來沒有完成工作清單是不夠的,你應該去了解原因。

為了了解原因,接下來的問卷調查會協助你,評估自己建立待辦清單的能力。它會讓你了解你的優勢,同時也會讓你了解在任務管理上可能需要注意的某些方面。 這個評估過程很快速也很容易:

回答以下 8 個問題,回答每一個問題時給自己一個分數,分數範圍為 1 分到 5 分。1 分表示你需要幫助,5 分則表示你很熟練。(你會注意到,下面 8 個問題中的每個問題,都與我們前面所討論的內容相呼應,也就是你沒有完成你的每日待辦清單的 8 個原因。)

在回答問題之後,統計你的分數,並了解你建立有效的待辦清單的真實能力如何:

  1. 你是否了解,待辦清單在任務管理系統中的「主要角色」是什麼?

  2. 你是否為每個待辦事項設定「截止日期」(具體日期而不是「月底之前」)?

  3. 你是否把待辦清單中的事項「數量限制」在 10 項?(如果是,給自己 3 分。)你是否把這個數字限制在 7 項?(如果是,給自己 5 分。)

  4. 你是否以最小的變異性來建立你的待辦清單?我們把重點放在完成每項任務所需的「時間」與每項任務的「優先順序」上。例如,你有把 3 分鐘完成的任務,跟 3 小時完成的任務列在一起嗎?你有把第一級優先順位的任務,跟第三級優先順位的任務列在一起嗎?

  5. 你的待辦清單是否限制你的選擇,亦即限制你應該把時間花在哪裡?

  6. 你的每個待辦事項是否包含「情境」,以便你了解它是高價值任務還是低價值任務,也了解需投入的時間?

  7. 你是否「簡單且具體」的定義你的任務,以便能夠快速判斷任務何時已經完成?

  8. 你的每項任務是否與「具體目標」有關聯?

現在你可以加總你每一個問題得到的分數。請記得,根據你處理每一個問題的能力,為每一個問題打一個分數,分數範圍為 1 分到 5 分。一旦你統計完你的分數,你就會知道你的程度。

如果你的分數介於 32 分到 40 分之間

代表你是忍者。你很內行,你是名副其實的任務管理大師。 你經常完成你的每日清單,並且提前完成你最重要的工作。

如果你的分數介於 19 分到 31 分之間

代表你的表現還算不錯,但你可以試著改善你的任務管理策略的某些部分。 你可能會被工作與家庭的責任壓得喘不過氣。當工作清單一天比一天多,你也可能會持續處於有壓力的狀態。學習如何打造有效的待辦清單,可以為你的生產力與時間管理工作帶來顯著的成果。

如果你的分數是 18 分、或低於 18 分

你需要重新思考建立待辦清單的方法。 你會覺得壓力很大,也覺得每天都不在你的掌控之中。你鮮少(即便有的話也不多)完成你的待辦清單,因此你會感到沮喪、內疚,甚至覺得自己無能。別太自責。好消息是你來對地方了。當你閱讀完這本書時,你會知道如何建立能夠幫助你完成重要工作的工作清單。

(本文整理、摘錄自《一流工作者都在用的待辦清單》,樂金文化出版)