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人脈經營好累人?溝通專家的 11 條「無壓力社交法」,輕鬆建立職場關係

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編按:不論你是生性害羞、謙虛、不愛出鋒頭、沒安全感、還是單純不喜歡,「建立人脈」都是當今職場生活中不可避免的事。曾為 Google 媒體關係總監、矽谷溝通專家的凱倫.維克爾,以身為內向者的親身經驗現身說法,提供 11 條人脈經營的無壓力原則,讓習慣安靜、低調的職場人,也能有效受用。

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敞開心胸,不試永遠不會知道

據說勞勃.狄尼洛(Robert De Niro)和破嘴合唱團(Smash Mouth)說過這句話:「假如你不試,你永遠都不會知道。」這就是重點。

偶然的相遇或交流,無論多麼短暫,都是有趣、具啟發性,值得連結的時刻。說得更實際些,我們大家都有那種需要想出下一步的時候,所以對人保持心胸開闊有其必要。有時得到的回報,就是搞懂自己真的不想要替那間公司效力,或是不想搬家到另一個城市。但這一切都唯有在你敞開心胸去認識別人、開口詢問,爾後才會知道。

微不足道的小事,也足以構成認識的理由

要怎麼開始建立新的連結關係?我非常推薦像是喝咖啡這種簡短之約。就算你不知道這場會面可能的價值,甚至不知道當天要談的主題是什麼,這些全都無所謂。有時見面的理由,只不過是某人對雙方說了一句:「我覺得你們兩人會一拍即合。」

在我最近的咖啡約會,有位創業人士想要找各式各樣的人一起針對他的想法腦力激盪;還有公關專業人士想從科技產業跳到客服業,也有反過來的;在被報章媒體發出解雇通知前,一位前新聞記者及早一步準備。

所有這種會面都帶來樂趣橫生的交談,兩邊的人都激發出不同點子,展開美好的連結關係。 你只是不知道這樣隨意又可能沒有主題的見面會導向何方。

不設前提,樂於助人

基於善有善報,惡有惡報的理論,而且事實上我們一生都需要仰賴其他人,你的預設值應該是「即使我不知道該怎麼做,但我還是想要助人」。

我們的工作和社交世界變得小到無法把門關上(或是冒著被人當成不肯幫忙的混蛋的風險)。當有人主動聯繫,就算是對你說:「我需要一份新工作,但我不知道我想要什麼……」,你都可以提議跟對方聊聊。

不是每一個想法或介紹都值得投入大量時間,但如果你沒辦法幫到什麼忙或是沒什麼意願,也請禮貌以對。簡單來說:別求什麼回報,而是透過舉手之勞,把愛傳出去。

從一個點建立關係,打一場耐力賽

當然,建立有意義的連結關係本身就是場漫長競賽,因為這是一段「累積」的過程。一場耐力賽勢必需要耐心。

我很少會只因為一個人初步的請求就明確知道合適人選 ── 比方說要找某個招募經理。很多時候,腦中的確會浮現出一些名字,也就是可能會有該方面資訊的人。這就是人脈的呈現方式:你提一個點,他們再接著提出,接著在會面之後與更多人聯繫。

在我看來,我擔任各方橋樑的工作,就是盡我所能提出各種來龍去脈和想法,盡可能找出知道更多或可能會帶來答案的相關人選。

別局限在「背景」這件事上

這是我看到人們加諸在自身的最大障礙:看不見,或是不覺得某人或某事物對他們現下的需求有助益,這樣的想法是侷促且狹隘的。

這些人認為「只有」招募經理或是老闆才能幫他們,而不是身邊那些可能具備特殊觀點、背景、更博學的人。這也是我做介紹時很小心的原因,假如有人在詢問想法和聯絡人時,只因為不理解箇中邏輯而婉拒我的建議,我不可能再提供協助。

充分瞭解,做好推薦的準備

你想要別人推薦你去擔任一份適合你的工作,同理,你也會希望自己的推薦是有價值的。其實這是一種讓別人知道你是優秀牽線者的方式。當有人問你想法時,重要的是要先了解對方的背景,像是所待的產業、對方的策略和對象等,因為這些需要線索。

假如你認識的人需要辦一場搖滾演唱會風格的表演,認識一位重要的跨國活動製作人很好,但是當一個十人新創公司需要有人指點設計他們商展上的攤位,認識這種人就沒這麼重要了。同理,你的鄰居想要找的是企業銷售文案,那麼把一位自由接案的記者朋友介紹給對方也不會有快樂結局。吸收所有細節資訊,運用你的判斷去做出正確決定。

後續追蹤、說到做到,幫不上忙也誠懇直說

這部分千萬不能忽略,而且是擁有人脈的基本關鍵:後續追蹤。 假如你提供消息,就必須追蹤後續,介紹或轉發對方請求。不要耍那些找你幫忙的人!假如有人請你聊聊,而你需要另外安排時間時,不要把自己的行程塞滿,承擔忙不過來的風險;把電話面談或面對面會晤的時間排在幾周後是沒問題的。

假如你真的幫不上忙,例如沒有時間、沒有好點子,或找不到適合的聯絡人,那就誠懇直說。 別讓別人空等,只因為你覺得自己晚一點會回頭處理(但你大概不會)。相信我,輪到你的時候,你也會想要被直率地對待。

當中間人引介時,要用正確的方式

當你想到有兩人應該見面認識,寫信給你的個人聯絡人,問問對方介不介意引介。首先,傳訊息給你的聯絡人,解釋你的問題或需求,請問對方是否願意與你的聯絡人談談。解釋你和那個人的認識經過、你幫忙的原因,以及詳細解釋你認為對方能幫忙的理由。

他們點頭答應了,你才可以互相介紹。 得到同意後,寫信給雙方,簡短地再講一遍共同點或問題,然後在信尾署名。

專家建議:把連結者移到密件副本欄位。但假如你是牽線者,提醒其他人在之後的通信把你從收件者刪除。有時候聯絡人沒繼續跟進,我就會善意催促他們,看看他們是否忘了回覆。即便有時候結果還是不了了之,但被催的人通常很感激有人提醒他們。

沒得到你請求幫忙的那一方的同意,絕對不要在第一封信裡死板板地向雙方介紹自己。當我的聯絡人先問我是否可以往下進行時,對這種請求我大多立刻同意;當介紹組合從天外飛來一筆,沒有來龍去脈,我往往會被弄到快發火。

充分溝通,表達感謝

很多人一直告訴我,當遇到有一個未獲解答或待解決的問題時,他們不願去聯絡、追蹤或求助他人。有鑑於電子郵件的普遍性(叫我老古板好了,但這仍舊是和一大群你不熟的人的最佳聯絡方式),你傳訊息去問、澄清、追蹤或是快速得知某件事,這是最容易、最有效的辦法。

例如當你主動尋找特定工作、公司或是等待推薦,在這過程中,務必要感謝你的聯絡人,並且在開始時通知他們。 有位年輕女性在找工作的時候認識我,當她後續追蹤每一位我給她的介紹,每一次都寄道謝函給我,我很高興能收到她的信。每一封內容都很簡短,更新她的求職狀態,以及她是否喜歡那些會面。 她是個擅長經營人脈的人,我會很高興再次幫她。

建立真實世界的一對一連結關係

上述這一切事項,可能令你感覺好像要做很多工作。難道你不能在臉書發文、發條推文,或是在 LinkedIn 或 Quora 查查就搞定了?每一個平台當然都有找尋並且交換資訊及關係的地方,但是,別把自己侷限在這些隨機、自我挑選的回覆。只有你的個人人脈能給你同樣的品質和深度,沒有什麼比得上。

但老實說,比起一對多的連接關係,一對一的連接關係,就長遠來看反而更為有益。整體來說,這是個你可以汲取想法、推薦和支持的團體。經過適度照料,這個團體一輩子都屬於你,能夠伴你經歷各種生命中的阻礙和挑戰。

列下聯絡清單,維繫穩定的雙向互動

檢查你的清單兩遍。大約每周暫停例行公事一次,去想一想你需要回覆的答案,或是誰向你求助、誰又來詢問你的想法。 用星星符號或其他優先標記符號來組織你的電子郵件,回頭去追蹤這些你先前拖延的請求和回覆。

同理,想一想最近你想聽到誰的消息,但還沒問候對方? 因為我們生活在一個充滿許多未知的世界,你從別人身上能學到的更多了。無論是職缺、醫療建議、旅遊地點、職涯轉換,或是取得任何形式的立足點,都能幫你預知問題出現。你愈是經常向別人求助或幫助別人,就會出現愈多資訊。 我們全都會過得更好。因此,拋開你的成見,放手去試試吧!

(本文整理、摘錄自《越內向,越成功》,商周出版)

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