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錯信 2 個工作觀,差點讓職涯走上絕路!努力付出前,一定要知道的事

2022-12-22 莉茲.懷斯曼
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入選世界五十大管理思想家(Thinkers50)之一的莉茲.懷斯曼(Liz Wiseman)從 520 名經理人和 25 位影響力成員的訪談,歸納出從 A 晉升 A + 的工作心態和習慣,並稱之為「影響力成員」。能在職場上脫穎而出的人,和一般人有何不同?懷斯曼認為,前者不會被「假餌」吊住、影響發揮,以下內容出自《影響力習慣》

一般貢獻者比較像職位擁有者,他們扮演執行職務的角色,通常表現良好,但保持在自己的車道上,傾向於以較狹隘的觀點看自己的角色,排除與其他人有關的事物,所以他們只對影響自己世界的部分採取行動。Adobe 的一位經理人談到某個一般貢獻者:「他是多產的執行者,不過是一個狹隘的思考者。」

經理人經常形容他們的一般貢獻者很勤勉,他們會做分派給他們的工作,就像學生按照課程綱要學習,做完指定的功課。他們帶著職責感工作:他們有一份工作,這份工作有個目標,而他們的職責就是實現這個目標。這個邏輯似乎沒有問題,甚至很崇高。但問題就在其中,就是我們的第一個假餌:職責所在。

延伸閱讀:把「分內之事」顧好就是負責?主管欣賞的人才,做法與你不同

太執著「職務規範」

當處在這種模式時,我們的意圖是盡自己的職責;我們按照規則玩遊戲,並勤勉地工作。但我們可能是按照老舊的階層式規則來玩,員工根據崗位執行命令,或被指派到組織表中的某個職位。在這種模式下的貢獻者可能帶著使命與榮譽感,工作做得不錯,但他們的失敗之處是假設他們的職位──他們所擁有的工作──是自己的價值所在。

當我們過度執著於職務規範時,我們會把複雜的問題視為干擾。計畫外的專案和超出範圍的工作是生產力的威脅,所以應該避開。但對資深領導人來說,這些「彎路」實際上就是職務。在不斷變遷的賽局中保持競爭力需要靈活和適應。當一般貢獻者認為他們的職責就是做份內工作時,他們的領導人認為他們忽視問題,對機會反應遲鈍。

懷著一般貢獻者心態工作的專業工作者很可能錯失真正的議程,並偏離軌道──或者更糟糕,只顧自己的工作而完全脫離雷達範圍。一位美國太空總署經理人談到某位工程師:「他做他的工作並完成職責,但他需要做更多事才能完成任務。我真的只能交代他做例行的專案。」目標公司一位副總裁談到他最聰明的分析師之一:「他做的都是他熟悉的事。他提取資料並製作報告,但不會創意思考或處理對公司重要的問題。那就像他對著錯誤的標靶射擊。」

當處理複雜的問題時,職責所在的心理不是唯一的誤區。還有另一個假餌:對近年一條職場新規的誤解。

過度相信「追求熱情」

追隨你的熱情是另一個容易跌入的陷阱。我們都常聽到一則箴言:「做你愛做的事,你這輩子將永遠不必工作。」或賈伯斯(Steve Jobs)著名的史丹佛大學畢業典禮演講詞:「做偉大的事唯一的方法,就是愛你所做的事。」不只如此,許多職場新人也被灌輸這類建議。追隨個人的熱情是很吸引人的畢業典禮演講內容,當然也是選擇職涯、選擇公司或創立自己事業的好策略。

然而一旦你進入一個組織,如果不加節制,追隨你的熱情造成的破壞可能多於好處。如果你的同事有不同於你的熱情或不在乎你的熱情呢?儘管你用心做事,仍可能無法引起共鳴。想想領導人的觀點。雖然大多數領導人喜歡幫助員工追求熱情,但看到有人只挑選有趣的工作和投入自己熱中的專案、而非組織的優先要務,他們可能感到灰心、甚至痛苦。

追求個人的興趣事實上可能讓貢獻者付出巨大代價。想想安德魯(Andrew)的例子:他畢業於一所頂尖大學,為了追求他對企業領導和學習的興趣,而在一家領導培育公司找到第一份工作。大學主修哲學的他喜歡深思,並大量閱讀他能找到的有關這家公司課程的內容。他可以侃侃而談學習的成果和每一門課程的設計,但當要做銷售拜訪時,那真的不是他的強項。

延伸閱讀:謝絕乖乖牌人才!員工「個性野」又怎樣?只怕老闆心臟不夠強

他的經理人和他討論,重新說明他的職責所在,並警告他:讓教室坐滿人,否則要解僱他。雖然學習是他的熱情,他必須對銷售也有熱情,或至少熱中到足夠保住工作。他希望讓職涯的第一步有個好的開始,所以他拿出一疊貼紙,在十幾張上寫了「D. G. F.」,貼在他的小工作間各處。安德魯沒有告訴同事那是什麼意思,但自己知道「D. G. F.」代表「別被開除!」(Don’t Get Fired!)。

他開始每天打一百通銷售電話,並變成團隊最優秀的銷售員。他學會喜愛他需要做的事,而非只做他愛做的事──所以很幸運地,他沒有被開除。事實上,他耀眼的銷售績效為他贏得升遷,擔任一個更符合他興趣的職務,帶領他邁向在企業領導發展領域更豐碩的職涯。但安德魯真正幸運的是,在他職涯早期有一位經理人幫助他看到,他追隨的熱情正帶領他走向絕路。

(本文出自《影響力習慣:5種心態×15個習慣,從邊緣人變成最有價值的關鍵人物》,時報出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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