「事情那麼多，為何他做的完？」越早練熟 6 個工作習慣，越早被重用

現代職場的步調愈來愈快，工作往往一件接著一件來，這時我們不免想要靠著拚勁、加班來搞定一切，但我在〈用餘裕突破僵局〉曾說過，這麼做滿危險的，因為一不小心就會陷入惡性循環的殭屍狀態。那麼，如果工作實在堆積如山，但又說加班不是長久之計，究竟要我們怎麼做才好？難不成只能換一份更輕鬆的工作嗎？

其實還有一個可能的解法，就是「有效率地做事」。

「事情那麼多，怎麼做得完？」

所謂「有效率地做事」，指的是你該學習一些能提升工作效率的知識。以下我要來談談 6 個最核心的技能，你可以思考看看自己目前在這幾個方面做得如何，也可以依循這些方向，進一步增進自己的能力；這些基本技能，尤其建議能在初入職場的兩三年就培養好。

1. 時間管理

講到「時間管理」，很多人直覺會想到的是，透過某些技巧，讓自己能在同樣的時間內做 2 倍的工作。但這其實只是時間管理的一小塊，畢竟時間能縮短的幅度終究有其極限。面對同樣的工作量，再怎麼加快也不會跟別人差太多。我認為，更重要的時間管理能力，反而是「怎麼選擇」。

「選擇」的意思，就是如何正確理解老闆的所思所想，知道在老闆心中哪些事情重要、哪些事情其次，然後做出正確的優先排序。

當然，你手上的事情會不斷增加，所以接下來，你需要發揮減法思維，把那些重要的事情做到最好。至於重要性次之的事情，就稍微往後推遲，甚至利用簡易的方式做到「剛剛好」就好。

所以對我而言，「時間管理」背後包含了 3 項重點：
1. 理解老闆的想法。
2. 排出事情的優先順序。
3. 發揮減法思維。

因為時間終究有限，再厲害的人也不可能把每件事都做得面面俱到，因此知道如何選擇，並把真正重要的事情做好，這是所有人在職場上都需要培養的敏感度。

2. 專案管理

因為各行各業變動很快，所以很多行業都開始有「臨時性任務」：老闆突然有個點子，便從各部門拉幾個人出來執行，正是所謂的「專案」。

由於這類點子來得突然，恐怕連老闆自己都未必思考得很周詳，加上參與的成員橫跨公司好幾個部門，過去可能也不曾一起工作，因此，要讓這個臨時編制的團隊能迅速提出市場喜歡的方案，還真是相當不容易。

也因此，若你能具備專案管理的概念，知道怎麼從無到有的做出概念，有辦法跟從沒合作過的人一起工作，還能具體規劃專案，在變動的時候分析與對應，甚至具備良好的溝通及協調調度能力。如此一來，你就能妥善應對這類「突發事件」。 這能成為你底層的重要能力，讓你做起事來更有頭緒，職涯之路也會順遂許多！

3. 熟練 Excel

當我們進入職場後，會長時間使用 Office 系列工具，其中又以 Excel 最重要。因為在我們還很菜的階段，離上台做正式簡報還很遠，所以 PowerPoint 可能不是最優先會用上的工具。至於 Word，雖然也有比較複雜的用法，比方說製作目錄之類的功能，但剛入職的頭幾年，老闆大概不會要我們寫非常複雜的文件。

但 Excel 就不同了。不論是公式函數或樞紐分析，這些功能只要不會，就很難用其他方法湊合過去；而這些功能的會與不會，也會天差地遠的反映在工作效率上。

以我自己而言，在我第一份工作的頭兩個月，老闆立刻叫我做的事情，就是打開合約的圖面，找出每根柱子的資料，然後用 Excel 整理一份表格交給他。雖然我是土木工程師，但剛到公司，老闆也確實不可能直接叫我設計東西，自然會從整理資料開始做起。

你若擅長 Excel，能把資料整理得又快又好，甚至善於運用公式函數整理資料，工作起來就會更輕鬆。比方說，老闆提出問題，問你加總是多少、平均是多少、誰的業績最高，你可以立刻套入公式，跑出新的答案，老闆自然會產生「這個員工很機靈」的好印象。

4. 檔案存放

「檔案存放」就是你如何整理實體文件和硬碟、雲端裡的虛擬資料，以及你怎麼做版本控制。在工作上，很多檔案和文件都有機會重複使用。某個任務就算今天做完了，也難保 3 個月後不會需要再進行一次。如果你能快速找到之前的資料，就能更快做出新版本。

要快速找到先前的資料，建立資料夾、命名檔案的規則，就變得很重要。偏偏有些人習慣把所有檔案都丟在桌面，這樣一來，之後要尋找檔案，就成了痛苦的大工程。這些找檔案所虛耗的時間，往往就會造成工作效率低下。

另一個很多年輕朋友容易疏忽的，是「版本控制」的概念。比方說你寫了一份文件給老闆，老闆想改幾個地方，大部分年輕朋友可能會改完後直接存檔、覆蓋掉原有的版本。但有時老闆後續想一想，可能又會跟你說：「我想還是用原來的版本吧！」

如果你沒有留下原版本，就增加需要重新處理的麻煩。所以，我會盡量留下過程中的每個版本，以備必要時使用。像我無論到企業內上課，或是開設公開課程，我都會留下每次上課的投影片，因為在這麼長的時間裡，難免會微調內容。如果有學員來找我討論 2013 年 4 月 22 日的上課內容，就算是這麼多年前的老檔案，我還是能迅速找到那個版本，就能清楚知道當時用的版本談了哪些課程，不會跟學員雞同鴨講。

5. 文件製作

文件是別人認識我們的第一關。當我們剛到一家新公司報到，老闆不清楚我們的能力，如果你做的文件每次都亂七八糟，不是格子大小不統一、顏色混亂，就是閱讀動線不清楚、各種字型亂用，老闆若讀到這樣的文件，很容易覺得你缺乏組織能力、邏輯不好，對你的印象大扣分。

所以，製作文件時，除了想想內容要寫什麼，最好也想想如何呈現能讓別人輕易看懂，這有時甚至會比內容本身還更重要。

表單也是同樣的道理。我們在職場上難免會需要製作一些表單，而這就跟前述的 Excel 有關。除了要能快速做好、確保數字與資料正確外，也要進一步思考，表單要如何呈現，才不會漏掉任何一塊資訊，也能讓讀者清楚理解、不會產生誤解。這其實也是很值得花時間鑽研的技能。

6. 表達能力

知道如何說話、如何表達自己的觀點。因為你可能很聰明，腦海裡有很多好點子，可是別人若不知道或聽不懂，那就等於什麼都沒有。

表達能力的好壞，可能影響你手上是否有充足的資源來推進工作；甚至當你面臨變動及需求的調整，表達能力也決定了你能否說服別人來支援。因此，你學了多少東西、你會多少東西很重要，但輸出的能力也一樣重要。這包含寫文章、寫 email，甚至是提案的文字能力，也包含閒聊或有邏輯的把事情講清楚的說話能力。

另外，上台演講和簡報也屬於表達能力，若能表現得好，也會替自己帶來更多職涯上的好機會與能見度。

以上，我把與工作效率密切相關的 6 項技能快速介紹一遍，希望你能盡早以此為目標，有方向的來學習，如此對於擺脫加班、過勞會大有幫助。

大人的 Small Talk

1. 「時間管理」包含了 3 項重點：理解老闆的想法、排出事情的優先順序、發揮減法思維。
2. 當事情不斷增加時，需要發揮減法思維，把重要的事做到最好，而次要的事就稍微推遲，甚至利用簡易的方式做到「剛剛好」就好。
3. 盡早具備「專案管理」的概念，增進溝通及協調調度的能力，就能妥善規劃、執行老闆交辦的「臨時性任務」。
4. 在職場上常會使用 Office 軟體工具，其中又以 Excel 最重要，若善於使用公式函數、樞紐分析等功能，就能大大提升工作效率，為自己的形象加分。
5. 「檔案存放」的重點就是怎麼整理實體和虛擬的資料，以及怎麼做版本控制。
6. 在工作上，很多資料都有機會重複使用，如果你能快速找到之前的資料，往往就能提升工作效率。
7. 版本控制：處理檔案時，盡量留下過程中的每個版本，以備必要時使用。
8. 文件是別人認識我們的第一關，因此製作文件時，除了想想內容要寫什麼，也要想想如何呈現能讓別人輕易看懂。
9. 表達能力就是如何表達自己的觀點，它可能影響你是否有充足的資源來推進工作，甚至當你面臨變動時，也決定了你能否說服別人來支援。

（本文出自《大人學破局思考：從關鍵小事看出職場大局【Apple Podcast 年度熱門節目】》，三采文化）