成功 Success > 成功習慣
feature picture
Peshkova via shutterstock

雜亂的辦公桌害你不專心、不想上班!6 個小技巧,幫你重拾工作動能

2019-03-21 作者 文響社編集部
分享
收藏
已完成
已取消

你是不是每到禮拜天晚上就特別煩躁,想吶喊:「啊!明天真不想上班!」又或是一到禮拜一,就罹患急性「星期一症候群」呢?

這裡提供幾個把工作變享受的好點子,讓你從早到晚,從生理到心理,打造快樂的工作體質,每天期待上班!

一、早晨實行小儀式,啟動你的工作模式

1. 喝一杯特別的飲品

早上還沒接觸到太多刺激,對香味很敏感。進公司前,外帶一杯咖啡或現榨果汁。每喝一口都會聞到濃郁的咖啡香或當季新鮮水果的香氣,令人充滿幹勁。

2. 洗手和漱口

就像去神社參拜,要先洗手漱口。面對工作時,為了使出全力,借用水的力量。漱完口後,因為搭車而乾燥的喉嚨獲得滋潤,心情也會很舒爽。這個儀式很簡單適合每天做。

3. 擦護手霜

向今天要工作一整天的「手」說聲「請多指教」,好好按摩雙手。用護手霜仔細塗抹手指的關節、指間、指甲周圍、手腕等處。邊擦邊對每根手指說「今天也一起加油吧!」

4. 整理髮型

透過整理髮型,為自己加油打氣。準備上班用的髮帶、髮夾、髮箍等。開始工作前,先到廁所重新綁頭髮、用髮夾固定,或是把瀏海往上梳,藉以轉換心情。

5. 三分鐘打掃

開始工作前,用手機設定三分鐘的鬧鐘。丟掉昨天匆忙下班還沒丟的文件,或是把面紙稍微沾濕,擦一擦辦公桌或鍵盤、話筒,向辦公桌表達謝意的同時,內心也會變得平靜。

二、提升工作效率,打造「終極辦公桌」

打造能夠專注於工作的環境,好好處理必須優先完成的事。除了常用物品,其他東西通通收起來。

1. 抽屜收納的訣竅

  • 同類的東西收在一起
    假如你常寫信,把寫信會用到的東西(郵票、膠水、信紙信封、愛用的筆)整理成套收在一起。裝進透明夾鏈袋一目了然,要用的時候馬上就能取用。

  • 依使用頻率分類
    想想看「我最常用的文具是什麼?」。常用的物品放在抽屜靠外側。說不定以前你都把很常用的東西放在很遠的地方。這麼做可省下起身尋找的時間。

  • 抽屜各有任務

  1. 辦公桌的第一層抽屜常被打開,把常用的物品收在這裡。使用平價商店就能買到的收納盒或隔板,盡可能讓抽屜內不要有空隙。

  2. 中層的抽屜放不易分類的物品,例如信封信紙或名片、電池。解饞止飢的小點心也可以放在這裡。

  3. 最下層的抽屜保管不常用的文件。「2019 年 1 到 6 月」像這樣依時序分類,或是將各個專案裝入資料夾 。

2. 使用雙月桌曆安排行程

能夠看到今後的預定,安排行程也比較容易。和對方通電話時可快速確認日期,方便預估時間。

3. 平放的文件改成立放,節省空間

如果你是把文件平放在桌上,請改成立放。以 A4 文件為例,假如疊了五十張,就面積而言相當占空間。立起來放的話,寬度只剩四毫米左右,兩者面積竟然相差七十四倍。

4. 用長尾夾整理電線

把沒在用的電線穿入夾在辦公桌邊緣的長尾夾,簡單完成收納。將長尾夾貼上紙膠帶或標籤貼紙,寫下電線的用途,這樣更方便。

5. 在辦公桌邊緣貼裁縫用捲尺

「想量一下長度」的時候,還得找尺很麻煩。先在辦公桌邊緣貼捲尺,立刻就能量很方便。

6. 用板夾統一管理

和最近工作有關的便條、行程表、名片等全部夾在板夾上,就成了備忘錄。

三、令人精神百倍!為辦公桌注入「生命力」

1. 「鮮花」的「生命力」

如果在生活雜貨店看到小花瓶,不妨買一個。就算是插公司路邊的雜草也可以。擺了花草植物,你會有愛惜辦公桌的念頭。

2. 迷你魚缸的「悠閒感」

水母或金魚在水中飄浮悠游的模樣,看了好舒心。即使有不開心的事,看著看著就會覺得「其實也沒什麼」。不過,放長假時,別忘了餵飼料的事,牠們畢竟是活生生的生物。

3. 小盆栽的「放鬆感」

濃縮了自然景色的小盆栽,擺在死氣沉沉的辦公室,讓內心感到平靜。覺得心煩時,試著邊深呼吸邊看。

4. 新鮮水果的「維生素」

將蘋果、柳橙、葡萄柚等常溫販售的水果,直接放在辦公桌上。色彩繽紛,香氣怡神舒壓,肚子餓了還能拿來吃。

5. 木製品的「療癒感」

手機架或筆筒等,增加木製品就能放鬆心情。有如小綠洲般的存在,減少了電腦、手機的冰冷機械感。

6. 迷你加濕器的「滋潤」

近來市面上推出不少手掌大小、不佔空間的 USB 加濕器。選擇喜歡的顏色形狀,擺在辦公桌上。

7. 主題色的「歡樂氣息」

辦公桌周圍統一使用名稱和大自然有關的顏色,如檸檬黃、翡翠綠等。只要買一捲紙膠帶,就能輕鬆改變現有的夾子或筆記本的顏色。

(本文整理、摘錄自《啊~真不想去上班!自欺欺人的愉快工作技巧》,圓神出版)

繼續閱讀 自我管理
相關文章

啊~真不想去上班!自欺欺人的愉快工作技巧

feature picture
擁樂commeet

一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
分享
收藏
已完成
已取消

缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

擁樂commeet
擁樂commeet

COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

會員專區

使用會員功能前,請先登入

  • 台灣首款對話式 AI 職場教練,一次提升領導力
  • 會員專享每日運勢、名人金句抽籤
  • 收藏文章、追蹤作者,享受個人化學習頁面
  • 定向學習!20 大關鍵字,開放自選、訂閱
  • 解鎖下載專區!10+ 會員專刊一次載
追蹤我們