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老闆,要會把「醜話」說在前頭!專家:就算愛面子,該談的還是要談

2024-12-06 商業法務律師 陳全正、張媛筑
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創業,總不希望只是曇花一現,更希望事業能持續成長、永續經營。在追求穩健獲利的同時,團隊關係的穩固絕對是經營的關鍵。然而,我們看過太多創業團隊,因為沒有規畫好彼此的權利與義務,導致在創業路上翻車,輕則拆夥、解散公司,嚴重的甚至相互責難、對簿公堂,實在可惜。

創辦人合約的重要性

創業家在與其他共同創辦人啟動事業前,應先坐下來仔細討論創業架構,從最簡單的資金運用規畫、事業發展計畫及短中長期目標(包括 End Game,發展最終目標),到團隊組成、提供資源(出資)類型、職責分配、決議方式、對應的占股比例與所伴隨的經營權,以及退場機制等,皆須完整審視。

大家試著提出心中的創業藍圖,並充分溝通,將此化為具體協議,甚至依此設計公司章程,如此一來,就像鋪好了軌道,讓創業列車能在上頭穩健前行。

延伸閱讀:想賺更多,該繼續領薪水還是大膽創業?3 個觀念,助你累積更多財富

在進入創辦人合約的實際內容說明之前,先分享創業家討論創業架構時的常見觀察。創業家礙於面子,可能覺得合作前就細談經營方式、退場機制,總給人錙銖必較,甚至有點唱衰的感覺,但我們仍建議在討論創業架構時,務必謹記以下兩點原則:

1. 宜早不宜晚

在很多個案中,創業團隊初期沒有規畫權責分配,營運議題見招拆招,但因草創初期尚無具體成果,即使成員有歧見,可能還會忍一忍、安慰自己問題不大而帶過。但你可能聽過一種說法:「你是要一個虧損公司的 100%股份,還是要獲利公司的1%股份?」意思是說虧損、沒賺錢的公司,擁有再多的股份也沒有意義。

但隨著創業成果漸漸露出,更多爭執就會開始出現,屆時如果沒有運作規則加以控制,人們往往會流於情緒性的對立攻擊。筆者見過太多能共苦,卻無法共同分享成果的例子。

2. 宜多不宜少

千萬不要覺得討論這些事怪難為情的,為了避免埋下後續隱憂的種子,建議創業團隊(尤其是成員夥伴間彼此條件差不多時)仔細討論未來事業的共同營運方式,放開心胸提出想法。

畢竟,如果一開始都沒有辦法溝通,要怎麼期待這個團隊後續能夠運作的好?

當然,若細部的條件與作法暫時無法取得共識,至少要先建立關於事情的決議機制。

確認共同創辦人後,創辦人合約的主體也確認了,接下來則是創辦人、股東間約定的權利與義務內容,也就是將遊戲規則一一列出。

一開始要確認的架構為創辦人之間的權利比例,這裡多數也呈現在公司股權分配上,隨後還有會顯示在章程中的盈餘分派等股東權利,以及不會顯示在章程中的團隊股東間的約定。

權責分配的根本:股權比例

所有的創辦人各出多少資源、換得多少股權比例,這些都是權責分配的根本。 站在創業家角度,我們建議創業家取得絕對控制權,避免採全數創辦人平均股權的分配方式,否則對於追求速度以進入市場的新創公司而言,潛藏著犧牲效率、無人作為最終決策等的風險。

股權比例可從後續一起共事的角度思考,以下為應特別注意的幾個要點:

領導者

團隊中需要一位領導者,經營公司當然也是。多頭馬車對於新創公司而言,將分散寶貴的時間資源,甚至讓員工無所適從,因此在有多數共同創辦人的創業團隊中,領導者的持股比例仍建議有所區別。

延伸閱讀:管理者一生僅一次的學習殿堂:政大創業主班以整合理論與實務的課程,帶來跨域交流激盪轉型

成本投入

除了各自投入的現金或資源外,還有其他需要考量的創業成本。**

創業家自身全職投入新事業本就應該(至少能說服外界創業是玩真的,並看好自己的事業),至於其他共同創辦人,也是盡量全職投入較為理想。

原因在於,創業初期資源匱乏,需要團隊費心打磨產品,但是所投入的精力很難量化,如果團隊成員耗費的時間相同(全職),至少時間及人力資源的基準是一致的,後續在成果分配上也會少了一個爭執點。

當然,這裡有個變數在於,成員是否要領取薪資或報酬,而這同樣需要團隊進行個案討論(仍建議領取)。

但要提醒:如要領取相當薪資,則該成員所占公司股權比例或權利要對應調整,以作為制衡。 同時,須注意的是,共同創辦人既以全職為代價,換取初始最優惠認股條件,則可一併安排在所設定的期間未達前、該共同創辦人就離開公司時,其他創辦人有權把其股份購回,甚至設計相應的罰責及效果。

對公司的貢獻度

產品的發想及設計人為何?誰有此產業或市場的相關經驗?誰又對公司及產品走向的影響力較大?誰會是將來為公司募資及引薦資源的要角?這些從過去到未來對公司及產品的貢獻度,都該進行檢視。

(本文摘自《創業打怪生存攻略》,今周刊出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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