回覆聊天訊息，一回神半天就沒了！一個思維，讓你擺脫「立刻回覆」的壓力|經理人

妨礙我們專注的，不只有電子郵件。「聊天訊息」反而比電子郵件更棘手。

無論是私生活或工作中，溝通的主流已逐漸從電子郵件，轉移至社群軟體。私生活中，逐漸理所當然地使用 LINE 等聊天 App，而在公司則是使用 Slack（雲端即時通訊軟體）和 Chatwork（雲端會議室）等工具。它們非常方便，我也常用。

然而，這些聊天訊息成為剝奪現代人專注力的一大原因。

原因之一是，聊天訊息遠比電子郵件更接近即時溝通。

不管你忙不忙，通知隨時響個不停。當然可以調成靜音，但是聊天訊息令人覺得必須馬上回覆，而且實際上，對方也如此要求。若是電子郵件，置之不理一天左右也不會太過在意，但是換作聊天訊息，別說是一天了，光是丟著不回覆一到兩小時，有時候對方就會納悶「這個人為何不回覆？」

尤其對於年輕世代而言，透過聊天訊息的溝通是理所當然的，「立刻回覆」是聊天訊息的基本。

按照主題，建立各個聊天室的「群組」這個功能也很方便，但是手上負責多個專案時，群組就會如雨後春筍般不斷增加，時常連自己也搞不清楚哪個群組正在進行哪種對話。

而忙於處理聊天訊息的過程中，赫然回神，已經傍晚了……不少人有過這種經驗。這種事好像不僅發生於日本，正在全世界發生。

不用說，聊天訊息也會占掉我們的「判斷」容量。我們被迫進行瑣碎的大量判斷，浪費判斷力的容量，喪失了專注力。

不疲勞的簡單方法

針對聊天訊息，在電子郵件時介紹過的「排出優先順序」這個方法很有效。

也就是說， 只判斷「要回覆哪個聊天訊息」，除此之外的聊天訊息先保留，藉此減少判斷的數量。

另一個影響判斷的重點是「即時回覆」。

透過聊天訊息的溝通，往往不會一次就結束。

「A 和 B 哪個比較好？」
「我覺得 B 比較好。」
「可是，B 會不會要擔心這種事？」
「確實令人擔心，但是我覺得 A 也一樣令人擔心。」
「可是，A 還有其他令人擔心的事。」
「什麼事？」

聊天訊息會像這樣沒完沒了地持續下去，而且每次回覆，你都要做「判斷」。

既然如此，直接找對方當面談或講電話解決比較快，而且「判斷的總量」應該也會減少。

但我認為， 最終問題是能否看開，做出「可以不立即回覆」這個結論。

或許你會覺得「不立即回覆會令對方反感」。可是，若是不立即回覆，這段人際關係就會消失，那就不必一輩子隱忍持續這種有負擔的人際關係。

工作也是如此。再說，假若是必須立即回覆的案子，對方應該會立刻打電話或約時間親自拜訪。

我本身不是迅速回覆電子郵件和聊天訊息的人。久而久之，對方就會理解「那個人不會那麼快回覆」，降低對我立即回覆的期待，給我寬裕時程做出回應的信件和訊息反而變多。

當然，若你能夠立即回覆也行。可是心裡放下「必須即時回覆」這種壓力，更為重要。